RFP: 8 dicas para elaborar um documento minucioso e eficaz

RFP: 8 dicas para elaborar um documento minucioso e eficaz

• 27/11/2019
• Robson Camargo

 

Implementar um novo projeto pode ser uma tarefa desafiadora que envolve diversas fases, uma delas é a de Compras ou Aquisições. Mas você sabia que a elaboração de uma RFP é uma prática bastante eficiente para  evitar interrupções na sua cadeia de suprimentos por problemas como mercadorias abaixo do padrão de qualidade da empresa, preços altos e entregas atrasadas?

Saiba que elaborar uma RFP é tão importante quanto fazer o Termo de Abertura do Projeto , que vai dar o start à empreitada. A RFP vai refinar o processo das aquisições em uma licitação competitiva e deixar mais claro os propósitos do projeto.

Mas você sabe o que significa RFP?

 O que é RFP?

Se você quer entender melhor  RFP, o que é, a sigla significa Request for Proposal e na tradução livre para o português quer dizer “Solicitação Técnico/Comercial para Aquisição de produto ou serviço” ou simplesmente “Pedido de Proposta”.

Neste processo, além do significado de RFP, também é preciso saber que existem outras variações irmãs que formam o triângulo RFI, RFP ou RFQ. Então quando pesquisa-se sobre o assuntoé bastante comum encontrar questões como: o que é RFP, RFQ e RFI?

As outras siglas podem ter significados mais direcionados:

- RFI (Request for Information) ou Proposta para Informação é quando a empresa solicitante deseja saber quais são os produtos fornecidos por aquela determinada empresa fornecedora.

- RFQ (Request For Quotation), ou seja, Pedido de Cotação, é quando a solicitante já sabe as especificações do produto que quer adquirir.

O processo de RFP é conhecido também como ITT (Invitation To Tender) ou Convite para apresentação de propostas.

Mas  construir esse documento é  muito mais que apenas saber sobre RFP significado ou pensar que essa é uma simples realização de consulta de preços, para saber a melhor proposta de custo.  Na verdade, esse é um documento formal elaborado pelas empresas para deixar muito mais claro aos fornecedores as necessidades da sua organização.

E para isso a empresa solicitante busca informações seguras e precisas sobre seus fornecedores que incluem itens como histórico da empresa, capacidade técnica e até mesmo alguns dados financeiros, com buscas de referências em outros clientes. Tudo isso para garantir que os fornecedores estejam à altura de seus padrões de qualidade, capacidade técnica e seriedade no mercado.

Por isso, o processo da elaboração de uma RFP pode ser longo e mais demorado para garantir que a empresa solicitante conheça todos os benefícios e riscos daquela aquisição ao escolher um determinado fornecedor. Esse cuidado vai se mostrar muito benéfico para grandes compras únicas ou até mesmo contratos de fornecimento contínuo.

Se a empresa elaborar uma RFP com descrição muito minuciosa e detalhada, poderá ampliar a distribuição a fornecedores e receber respostas a cotações com preços e qualidade muito mais abrangentes, além de produtos ou serviços mais adequados à sua exigência, que vai garantir mais segurança na hora de fechar um contrato.

Outras vantagens da RFP:

- Fornecer padrão comum para efeito de comparação de lances.

- Formalizar a relação entre empresa e fornecedor.

- Impulsionar a imagem da empresa solicitante no mercado, ao demonstrar um processo aberto e transparente nas compras.

Como fazer uma RFP competente?

É claro que a elaboração  do documento vai mudar de empresa para empresa, porque cada organização tem a sua necessidade, mas se você pensar em trazer resultados eficazes, os PMOs (escritórios de Projetos) que vão elaborar a RFP template ou modelo de RFP,  pode seguir essas  destas ideias:

1) Envolva as pessoas corretas na elaboração do documento, aquelas que poderão dizer exatamente o que vão precisar do produto ou novo serviço.  Se você vai implantar um novo ERP (Sistema de Gerenciamento Financeiro), RFP vai servir para esmiuçar as necessidades do usuário. Então, por que não colocar um colaborador que realmente  seja um usuário para oferecer ideias?

2) Pense se incluiu com precisão na RFP a descrição do ambiente onde será utilizado e a necessidade daquele novo produto e serviço. Isso inclui detalhar minuciosamente sistemas e interfaces, volumes de transação, o que está procurando e a que preço.

3) Defina muito bem escopo, entregas, responsabilidades,  prazos, premissas e restrições na RFP. É preciso, inclusive, pensar em um prazo crítico para deixar seus riscos muito bem definidos:

• Escopo: o trabalho que deverá ser feito no projeto.
• Escopo do produto: produto, serviço ou resultado que será apresentado pelo projeto.
• Cronograma: período para elaboração da solução técnica.
• Responsabilidades: descreve quais responsabilidades de cada parte.
• Premissas e restrições: pressupostos para que o projeto seja realizado e tudo que o restringe.
• Governança: modelo de gestão do projeto.
• Modelo de orçamento: formato exato do orçamento.
• Pagamento: formas de pagamento.
• Termos e condições: confidencialidade, publicidade, etc.

4) E por falar em confidencialidade, pense em uma cláusula com esse requisito. Isso vai garantir que as informações sobre suas operações não sejam compartilhadas, isso tanto da parte da própria solicitante quanto do fornecedor, que saberá que seus preços e serviços estarão sob sigilo.

5) Determine que os custos de preparação da resposta da RFP estarão a cargo do próprio fornecedor e que eles não serão repassados aos produtos ou serviços no fechamento do contrato.

6) Determine se as referências que vai exigir do fornecedor vão além dos dados da empresa. Por exemplo, se vai querer cartas de referências de outras empresas que já se valeram dos serviços ou produtos do fornecedor.

7) Revise minuciosamente o documento com profissionais da área, para que tudo esteja claro e bem definido.

8) Determine como será e quem vai enviar a resposta à proposta do fornecedor. Para minimizar os problemas, primeiro considere a designação de apenas uma pessoa como o principal contato. Em segundo lugar, para garantir informações consistentes, independentemente do fornecedor, evite dar respostas isoladas. Uma reunião geral de apresentação das propostas, com todos os fornecedores presentes, é o ideal.

Como responder uma RFP?

Se a empresa solicitante precisa de cuidados ao elaborar a RFP, o fornecedor precisa de igual cuidado ao responder. Tenha alguns critérios para melhorar suas chances de ser selecionado:

- Leia e entenda todos os detalhes do escopo.

- Construa diferentes possibilidades para aumentar suas chances de ser escolhido para o contrato.

- Avalie capacidade de mobilização da sua equipe.

- Tire todas as dúvidas com o cliente.

- Faça diligências, antes de começar a atender ao projeto.

- Negocie um prazo de adaptação, para evitar as multas.

- Fique prevenido com as modificações do escopo, utilize de um item conhecido como “Escopo Negativo”, que significa o que não faz parte do projeto.

Então, entendeu sobre o assunto? O artigo foi útil para você? Se ainda tem dúvidas, me procure no LinkedIn ou aqui no site: robsoncamargo.com.br

Agora se você está em um impasse para ter mais qualificação profissional e está entre duas opções, veja as minhas dicas neste vídeo:

 

Sobre o autor:

Robson Camargo, PMP, MBA, GWCPM, ASF é professor nos cursos de MBA das Principais Escolas de Negócio do País: FGV, Fundação Dom Cabral e FIA/USP com Certificação PMP – Project Management Professional emitida pelo PMI, MBA em Administração de Projetos pela FEA/USP e Master Certificate pela George Washington. Robson Camargo é autor do livro PM VISUAL e criador do Método PM VISUAL. Sua equipe realiza treinamentos e consultorias em empresas do Brasil e exterior. Robson Camargo está à frente da RC Robson Camargo – Projetos e Negócios, há mais de 11 anos.

As marcas PMP, PMI, PMBOK e a logomarca “REP” RegisteredEducationProvaider são marcas registradas do Project Management Institute, Inc.