Dicionário da EAP apresentam detalhes que orientam os projetos

Dicionário da EAP apresentam detalhes que orientam os projetos

• 20/02/2020
• Robson Camargo

 

Você sabe qual a utilidade do dicionário da EAP? Em princípio, pode-se dizer que é um documento que fornece detalhes úteis, melhora o processo de comunicação e freia as alterações descontroladas do escopo.

Só para recordar, a EAP (Estrutura Analítica do Projeto), ou WBS (Work Breakdown Structure), é a decomposição hierárquica das entregas do projeto em componentes menores, em pacotes de trabalho, e mais facilmente gerenciáveis.

E o dicionário de EAP traz a descrição desses pacotes de trabalho, com o objetivo de orientar a equipe do projeto. Pode conter informações técnicas, recursos e critérios de aceitação.

De que forma o dicionário da EAP orienta os projetos?

A EAP fornece uma visão estruturada das entregas do projeto e é um ótimo instrumento para alinhar o entendimento do projeto e integrar todas as áreas.

A EAP/WBS é uma decomposição hierárquica do escopo total do trabalho a ser executado pela equipe do projeto a fim de alcançar os objetivos do projeto e criar as entregas requeridas.

Essa estrutura organiza e define o escopo total do projeto e representa o trabalho especificado na atual declaração do escopo do projeto aprovada.

Na EAP existem níveis, o dicionário de EAP fica no chamado terceiro nível  e são partes bastante pequenas dessa decomposição hierárquica.

O trabalho planejado é contido dentro dos componentes de nível mais baixo da EAP, que são chamados de pacotes de trabalho.

O dicionário da EAP/WBS disponibiliza informação detalhada sobre o trabalho que será realizado nos níveis mais baixos da EAP/WBS. Nela inclui-se uma narrativa descritiva do trabalho a realizar e referências aos requisitos contratuais.

Em cada pacote de trabalho da EAP é preciso ter um dicionário da EAP.

O dicionário da EAP, no gerenciamento de projetos, por meio da definição das tarefas que são necessárias realizar em cada uma das atividades, ajuda a obter estimativas precisas para a duração das atividades. Cada equipe de projeto deve criar e manter atualizado o dicionário da EAP durante todo o ciclo de vida do projeto.

O dicionário expande cada uma das atividades existentes no pacote de trabalho (nível inferior da EAP), adicionando-lhe uma descrição narrativa, que deve, de forma clara, apresentar uma descrição detalhada do âmbito/escopo do trabalho em cada elemento da EAP.

O principal objetivo do Dicionário de EAP é que a equipe não faça um trabalho desnecessário ou que esteja fora do escopo.

Além disso, ter um Dicionário da WBS é essencial para que os stakeholders tenham a explicação dos pacotes de trabalho com a maior clareza possível, porque precisam se comunicar com informações completas e suficientes sobre cada entrega.

Elementos o modelo de dicionário da EAP?

Um dicionário da EAP, além de ter a descrição do trabalho a executar, também ajuda a impedir que um escopo adicional ou até mesmo ocorra a alteração sem controle do escopo do projeto. 

O documento deve incluir:

• A descrição e detalhe das tarefas incluídas na atividade;

• Suposições de eventos que precisam ocorrer para que o projeto seja bem-sucedido;

• Restrições que podem limitar ou restringir o pacote de trabalho;

• A lista de materiais a utilizar;

• O nome dos responsáveis e de outros recursos humanos envolvidos na atividade;

• Os principais riscos;

• A estimativa de custos;

• Quantidade de tempo para a realização do pacote de trabalho;

• As dependências em relação às demais atividades do projeto;

• Códigos contabilísticos em que os custos dessa atividade deverão ser atribuídos.

  

Modelo de dicionário de EAP: planejamento e organização

A EAP bem organizada e detalhada pode auxiliar a equipe de gerenciamento e os usuários chave na alocação eficiente dos recursos, orçamento de projetos, gestão de contratos, agendamento, garantia de qualidade, controle de qualidade, gerenciamento de riscos, a entrega do produto e gestão orientada a serviços.

A EAP deve representar todo o trabalho identificado na declaração do escopo do projeto aprovado e serve como uma base inicial para o desenvolvimento do cronograma eficaz e estimativa de custos.

Os gerentes de projeto normalmente irão desenvolver uma EAP como um precursor de um cronograma de projeto detalhado. A EAP deve ser acompanhada de um Dicionário da EAP, que enumera e define elementos da EAP.

O dicionário da EAP serve para a equipe do projeto:

• planejar de forma proativa e logicamente o projeto até a conclusão;

• coletar as informações sobre o trabalho que precisa ser feito para um projeto;

• organizar as atividades em componentes gerenciáveis que irão atingir os objetivos do projeto.

A EAP e dicionário da EAP não são o cronograma, mas os blocos de construção para ele.

O dicionário da EAP deve ser consistente com a EAP, por isso, inclui as entradas para cada componente da EAP/WBS, que define de forma breve a declaração do trabalho ou escopo. 

As informações exibidas no dicionário vão ajudar o Gerente de Projeto a desenvolver mais tarde o cronograma inicial detalhado. O dicionário da EAP pode ser tabelado ou em formato listado.

É importante ponturar que a EAP e o dicionário da EAP não devem ser documentos estáticos. A construção da EAP está sujeita à elaboração progressiva, conforme novas informações se tornam conhecidas. A EAP deve ser revista para refletir essa informação.

A equipe do projeto, que tem alterações substanciais à sua EAP, deve fazer referência ao Plano de Gestão da Mudanças do projeto e seguir a orientação sobre gestão de mudanças no escopo do projeto.

A chave para uma boa EAP e dicionário da EAP é o envolvimento dos membros da equipe do projeto para identificar de forma abrangente e discutir as atividades do projeto. 

O Gerente de Projeto deve garantir que todo o trabalho em equipe que precisa ser realizado para o projeto esteja contido no dicionário da EAP e que seja entendido pelos membros da equipe.

Todo o trabalho deve ter duração, os recursos, as dependências, e o nível de esforço claramente definidos. O Gerente de Projeto deve obter feedback de todos os membros da equipe para garantir que a EAP e o dicionário sejam válidos e abrangentes antes de elaborar o cronograma detalhado.

Conclusão

O dicionário da EAP serve como parte de um sistema de autorização de trabalho descrevendo para os integrantes da equipe cada componente da estrutura analítica do projeto (EAP).

E você pode usá-lo para controlar quando um trabalho específico é realizado, para evitar aumento do escopo e aumentar a compreensão das partes interessadas sobre o esforço necessário para cada pacote de trabalho.

O dicionário da EAP, essencialmente, define limites do que é incluído no pacote de trabalho.

Viu como o dicionário da EAP auxilia nos projetos? Ficou alguma dúvida? Fale com a gente.

E para reforçar o assunto, vamos ver um vídeo sobre WBS e EAP? 

 

 

Sobre o autor

Robson Camargo, PMP, MBA, GWCPM, ASF é professor nos cursos de MBA das Principais Escolas de Negócio do País: FGV, Fundação Dom Cabral e FIA/USP com Certificação PMP – Project Management Professional emitida pelo PMI, MBA em Administração de Projetos pela FEA/USP e Master Certificate pela George Washington. Robson Camargo é autor do livro PM VISUAL e criador do Método PM VISUAL. Sua equipe realiza treinamentos e consultorias em empresas do Brasil e exterior. Robson Camargo está à frente da RC Robson Camargo – Projetos e Negócios, há mais de 11 anos.

As marcas PMP, PMI, PMBOK e a logomarca “REP” RegisteredEducationProvaider são marcas registradas do Project Management Institute, Inc.