EAP e cronograma de projetos: dupla perfeita para ser eficiente

EAP e cronograma de projetos: dupla perfeita para ser eficiente

• 19/11/2019
• Robson Camargo

 

A EAP (Estrutura Analítica de Projeto) e Cronograma de Projeto são ferramentas complementares que vão ajudar a execução de um projeto de forma eficaz e organizada.

Essas ferramentas são muito eficientes tanto para a etapa do planejamento quanto para dar mais controle da situação, e não devem ser ignoradas, porque em praticamente todos os projetos muitas variáveis podem levar aos atrasos nos prazos, que podem até mesmo provocar estouros de orçamento e outros prejuízos.

Apesar de complementares, as suas funcionalidades são distintas, mas otimizam muito os resultados quando são utilizadas juntas, corretamente. Podemos dizer que com cronograma e EAP, projetos ganham muito mais chances de sucesso na execução.

O que é EAP? E cronograma?

A EAP ou Estrutura Analítica do Projeto, ou em inglês WBS (Work Breakdown Structure), que é na realidade a  Estrutura Analítica do Trabalho, é um recurso para dividir o projeto em pacotes de tarefas, grupo de atividades ou como definido no Guia PMBOK® Pacotes de Trabalho.

A EAP é uma estrutura hierárquica, orientada à Deliverables (entregáveis), para organizar o trabalho que deve ser feito para produzir os produtos do projeto, sendo que cada item inferior representa um detalhamento do item superior, como se fosse a estrutura de uma árvore, desmembrando as fases ou grupo de tarefas para facilitar a execução das tarefas. Atenção: na EAP não chega no nível de atividades, não entra verba, mas sim, apenas substantivos.

Difícil entender apenas com o conceito, não?! Veja um exemplo abaixo, de uma EAP para uma casa.

A EAP é feita antes do cronograma, justamente com o objetivo de facilitar a elaboração do cronograma. Quanto já se está bastante habituado com o tipo de projeto, por serem projetos similares, muitos profissionais preferem fazer o cronograma diretamente, sem elaborar a EAP ou ainda, utilizar uma EAP meio padrão dentro da empresa.

Já o cronograma de projetoapresenta uma linha do tempo, com todas as atividades a serem realizadas, seus prazos de início e fim, e após colocar as relações de dependência entre elas saber a duração total do projeto. Normalmente feito com um software, tipo Microsoft Project, dentre tantos outros.

É claro que dentro do cronograma de projetos também são incluídos recursos e escopo de cada atividade com bastante clareza.

Por isso, pode ser considerada uma das ferramentas de gestão dos projetos e relacionamentos com os clientes, porque no cronograma as ações podem ser facilmente conectadas e compreendidas por todos os envolvidos. Na EAP, consegue-se visualizar em um nível acima de atividades.

O que é EAP em gestão de projetos e quais seus benefícios?

Além de definir e organizar o trabalho, com uma EAP é possível alocar um orçamento para níveis superiores e também pensar nos recursos necessários.

Outro benefício, é que a Estrutura Analítica do Projeto pode identificar riscos, que podem ser avaliados e monitorados durante a execução do projeto.

Para o PMI® (Project Management Institute), que é o instituto mais renomado no mundo nas práticas do gerenciamento de projetos, essa é uma ferramenta essencial no planejamento.

Principalmente porque com a EAP, projeto ganha  facilidade de entendimento. Porque ao invés do gerente de projetos apresentar um extenso documento textual para o  sponsor, clientes, equipe, gerente funcional e vários outros, vai apresentar um recurso visual que permite visão rápida e geral de todo o projeto, principalmente com o foco do COMO e não do O QUE.

Mas na prática, poucas empresas utilizam e menos ainda usam da forma correta.

Como fazer uma EAP?

Para elaborar uma EAP é preciso que todas as informações relevantes do projeto sejam consideradas e por meio dela serão programadas as atividades do projeto posteriormente, representadas no cronograma do projeto.

As entregas mais abrangentes serão posicionadas no topo da árvore e as mais específicas ficam na parte inferior.

Junto com o documento  também é preciso desenvolver um dicionário EAP, que traz informações detalhadas sobre cada pacote de trabalho.

Para a construção da EAP é preciso seguir uma regra de elaboração, conhecida como 8-80. Para entender melhor, é assim: os pacotes de trabalho constantes na EAP do projeto devem obedecer ao mínimo de 8 horas  e o máximo de 80.

Um dos princípios mais importantes na EAP é a regra dos 100%. Nela, o PMI® define, por meio do Guia PMBOK® (Project Management Body of Knowledge), que a EAP deve incluir 100% do trabalho definido pelo escopo do projeto e captura das entregas.

Além disso, o Guia PMBOK® também define que devem ser observadas as seguintes diretrizes para criar uma Estrutura Analítica do Projeto:

• O nível superior representa o produto final do projeto;
• As subentregas devem conter pacotes de trabalho que são atribuídos ao departamento ou unidade da organização;
• Todos os elementos da estrutura de divisão de trabalho não precisam ser definidos para o mesmo nível;
• O pacote de trabalho define o trabalho, para que possa a partir destes estimar a duração e os custos para as tarefas necessárias para produzir as subentregas;
• Pacotes de trabalho não devem exceder 10 dias de duração;
• Pacotes de trabalho devem ser independentes uns dos outros;
• Os pacotes de trabalho são únicos e não devem ser duplicados em toda a estrutura analítica do projeto;
• E principalmente, a EAP NÃO DEVE conter atividades. Portanto, deve ser representada por SUBSTANTIVOS e nunca deve conter Verbos (apesar de representar o trabalho do projeto).

 Modelo de EAP

Como montar EAP?

Veja um passo a passo para montar uma EAP:

- No primeiro nível da estrutura coloque o nome do projeto.

- No segundo, coloque as fases que definem o ciclo de vida do projeto ou entregáveis.

- No terceiro nível, identificar os resultados ou pedaços menores dos entregáveis do trabalho que deverão ser gerados.

-  Desmembrar cada elemento da EAP subdividindo os resultados em partes menores.

- Analisar e modificar a EAP até que todos os envolvidos concordem com o planejamento.

Alguns detalhes são importantes na elaboração da EAP:

- Cada elemento deve representar um resultado tangível e de possível verificação.

- Os resultados principais devem ser incluídos e estarem explícitos na EAP.

- Resultados principais devem estar claramente definidos e ser desmembrados até o nível de detalhes que possibilite o gerenciamento da entrega.

- O desmembramento não pode ser demasiado para que o custo de controle seja positivo em relação ao detalhamento.

- Cada elemento da EAP deve contribuir para o elemento “pai”.

- Ao descer um nível da EAP a soma dos resultados dos subordinados deve ser igual ao resultado “pai”.

- Um elemento não pode ter somente um “filho”.

- E um elemento “filho” pode ter apenas um “pai”.

- Não pode conter verbo, tarefas. Esses deverão constar do cronograma, e não da EAP.

Os principais resultados importantes ao gerenciamento devem ser inclusos na EAP.

Como fazer uma EAP no Project?

É possível criar uma EAP online, através de uma ferramenta chamada WBSCHARTPRO, da empresa Critical Tools. Acesse: www.criticaltools.com.

Através do usa do Microsoft Project, pode-se colocar uma coluna chamada EDT – Estrutura de Decomposição do Trabalho, onde será referenciado um código para a tarefa, que seria justamente seu código dentro de uma EAP (se EAP tivesse tarefas). O legal é que visualmente fica bem claro as tarefas que estão dentro de uma etapa ou pacote de trabalho. Veja:

Mas lembre, no cronograma existem atividades, tarefas, muitas vezes representadas por Verbos, que é o ideal. Mas na EAP não tem Verbo.

Caso você queira customizar esse Código EDT gerado pelo Ms Project, faça o seguinte:

- Clique em Ver e, em seguida, escolha uma vista de folha, como, por exemplo, Folha de Tarefas ou Folha de Recursos.

- Clique em Projeto. No grupo Propriedades, clique em WBS e, em seguida, em Definir Código.3Pode criar um código específico do projeto na caixa Prefixo Cód. Projeto. Pode utilizar números, letras maiúsculas e minúsculas e símbolos.Pode criar um código específico do projeto na caixa Prefixo Cód. Projeto. Pode utilizar números, letras maiúsculas e minúsculas e símbolos.

- Pode criar um código específico do projeto na caixa Prefixo Cód. Projeto. Pode utilizar números, letras maiúsculas e minúsculas e símbolos.

- Para definir o código para as tarefas de primeiro nível, na primeira linha na coluna Sequência, escolha um tipo de caráter na lista pendente. Pode escolher entre números, letras maiúsculas ou minúsculas, combinação de números, letras e outros símbolos.

- Na coluna Comprimento, defina o número de caracteres para cada nível da cadeia do código. Clique em Qualquer para permitir qualquer número de caracteres para esse nível de código

 -Na coluna Separador, escolha um caractere para separar o código de um nível do código do próximo nível.

O separador predefinido é um ponto final. Pode escolher outros ou pode optar por não incluir nenhum caractere de separação.

Nota:  O caractere de separação não pode ser utilizado como parte de um código.

- Defina uma cadeia de código para cada nível de tarefas avançadas na hierarquia.

- Para especificar códigos individuais para cada nível, clique na linha seguinte e preencha as colunas Sequência, Comprimento e Separador.

- Se não pretender que o Project atribua automaticamente um código WBS sempre que introduzir uma nova tarefa, desmarque a caixa de verificação Gerar código WBS para nova tarefa.

-Para permitir a utilização do mesmo código WBS em várias tarefas, desmarque a caixa de verificação Verificar exclusividade de novos códigos WBS.

Renumerar códigos WBS

Quando move ou elimina tarefas, o Project não renumera os códigos WBS automaticamente, caso esteja a utilizá-los em documentos ou outros sistemas que não estejam ligados ao ficheiro do Project.

 Isto significa que os códigos para as restantes tarefas estarão, provavelmente, incorretos. Eis como renumerar os códigos WBS para todas as tarefas ou para tarefas selecionadas:

- Clique em Ver e, em seguida, escolha uma vista de folha (como a Folha de Tarefas) que contém as tarefas que pretende renumerar.

- Selecione as tarefas que pretender renumerar. A primeira tarefa que escolher não será renumerada.

- Para renumerar códigos WBS para todas as tarefas, não selecione nenhuma tarefa.

- Clique em Projeto. No grupo Propriedades, clique em WBS e, em seguida, clique em Renumerar.

- Clique em Tarefas selecionadas para renumerar os códigos para as tarefas selecionadas.

- Clique em Projeto inteiro para renumerar os códigos para todas tarefas no projeto.

Utilizar números hierárquicos básicos

Se não necessitar da estrutura detalhada fornecida pelos códigos WBS, pode utilizar um destaque básico.

O Project cria um número de destaques automaticamente para cada tarefa, com base no local onde a tarefa aparece na estrutura da lista de tarefas. Por exemplo, a primeira lista da tarefa tem o número 1; se a tarefa tiver três subtarefas, estas são numeradas 1.1, 1.2 e 1.3.

Os números hierárquicos consistem apenas em números e não pode editá-los. São alterados automaticamente quando move uma tarefa para cima ou para baixo na lista de tarefas e quando avança ou diminui o avanço das tarefas.

Para mostrar os números hierárquicos, adicione o campo Número de Destaques a uma vista de tabela ou a uma vista de folha. Também pode adicionar números hierárquicos diretamente aos nomes das tarefas:

Vá para o Gráfico Gantt ou para a Folha de Tarefas.

- Clique em Formato e, em seguida, no grupo Mostrar/Ocultar, selecione Número de Destaques.

- Caso queira conhecer bem detalhadamente o MS Project, sugiro você fazer um curso. Na RC ROBSON CAMARGO – PROJETOS E NEGÓCIOS temos esse curso frequentemente. Consulte nossa agenda no site www.robsoncamargo.com.br.

Exemplos de EAP prontas

Modelos de EAP

Mas o que mais utilizo mesmo, é o PBS: Product Breakdown Structure, cujo conceito é muito similar, mas o foco é nos PRODUTOS DO PROJETO, no “O QUE” e não no “COMO” que é o caso da EAP.

Veja um exemplo de um PBS para uma casa:

E agora veja a WBS da casa:

Perceba que a EAP tem um enfoque gerencial, voltado no COMO a casa vai ser construída. Na EAP eu não consigo ver quantos cômodos terá a casa, mas no PBS sim.

O PBS é uma contribuição do modelo britânico, enquanto o WBS é uma contribuição do PMI®, contido no Guia PMBOK® .

Como as empresas fazem normalmente, de forma errada: faz o cronograma e gera a WBS utilizando uma ferramenta como o WBSChartPro a partir do cronograma, com dois objetivos:

1. Mostrar para o PMO – para inglês ver. 2. Para controlar visualmente o projeto. A segunda ok, mas a primeira é triste. Fazer algo simplesmente por fazer, é ruim.

Como sugiro utilizar: entrou no projeto, faça um  CANVAS de Projetos do PM VISUAL. A partir dele, faça um PBS. Depois faça todas as outras lâminas do PM VISUAL (se não conhece, veja outros artigos no meu blog ou veja alguns vídeos no meu canal do Youtube).

Ao final do PM VISUAL, se o projeto for ser tocado pelo método Cascata (Waterfall), Preditivo, detalhe o Escopo do Projeto. Na sequência, faça a EAP e depois o cronograma detalhado.

Se for algum projeto de natureza diferente para você recomendo fortemente fazer a EAP, a partir do Detalhamento do Escopo (documento Especificação do Escopo sugerido pelo Guia PMBOK®). Agora se for um projeto de natureza já conhecida, pode ir direto para o cronograma.

 Afinal a EAP, para projetos de mesma natureza, a partir do segundo ou terceiro projeto, verás que é a mesma ou muito similar. E aí a agregação talvez não seja mais tão grande, a não ser que seja para acompanhamento, principalmente visual, e para interagir com clientes, equipe e outros stakeholders.

O importante mesmo é: ambos são úteis, tanto o PBS quanto a WBS. Porém, saiba quando utilizar e utilize corretamente, conscientemente, com agregação de valor e não por dogma.

Ok?!

E aí? Entendeu um pouco mais de EAP? Sobre PBS? Tem alguma dúvida? Se ainda quer mais esclarecimentos, me procure no Linkedin ou no site: robsoncamargo.com.br, ou me mande um e-mail para robson@robsoncamargo.com.br.

E agora você também pode ver um vídeo com algumas dicas para não estourar prazo e orçamento nos projetos.

Grande abraço!

 

 

 

Sobre o autor

Robson Camargo, PMP, MBA, GWCPM, ASF é professor nos cursos de MBA das Principais Escolas de Negócio do País: FGV, Fundação Dom Cabral e FIA/USP com Certificação PMP – Project Management Professional emitida pelo PMI, MBA em Administração de Projetos pela FEA/USP e Master Certificate pela George Washington. Robson Camargo é autor do livro PM VISUAL e criador do Método PM VISUAL. Sua equipe realiza treinamentos e consultorias em empresas do Brasil e exterior. Robson Camargo está à frente da RC Robson Camargo – Projetos e Negócios, há mais de 11 anos.

As marcas PMP, PMI, PMBOK e a logomarca “REP” RegisteredEducationProvaider são marcas registradas do Project Management Institute, Inc.