Fases de um projeto: saiba tudo sobre as etapas imprescindíveis

Fases de um projeto: saiba tudo sobre as etapas imprescindíveis

• 25/6/2018
• Robson Camargo

 

Se pela definição do PMBOK® (Project Management Bod of Knowledge),  “projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo”, é mais do coerente pensar que para conferir forma a qualquer ideia existem passos a serem dados em direção a esse objetivo. Esses passos são as fases de um projeto, dentro do tal “esforço temporário”.

Ainda pelo PMBOK®, que é o guia das melhores práticas do gerenciamento de projetos , um projeto tem natureza temporária, o que indica que “tem início e término bem definidos e que o término é atingido quando seus objetivos são alcançados ou quando o projeto é encerrado”.

Para entender melhor essa ideia, imagine que tudo tem um começo, meio e fim para ser planejado e executado com sucesso. Mas entre o que está no começo e fim, vamos falar também das fases que estão no meio e dar alguns nomes. Seguir uma ordem correta é essencial para promover organização e resultados desejáveis.

No projeto como um todo ou em etapas do projeto, as fases de um projeto são as mesmas e são imprescindíveis, conhecidas como ciclo de vida de um projeto pelo PMBOK®.

Falei de etapas do projeto aqui porque alguns trabalhos podem ser entregues por etapas ou inteiramente, só no final. Mas seja de uma forma ou de outra, as fases de um projeto serão as mesmas, só vai depender de o gerente definir se o projeto será executado pelo método tradicional ou cascata, que entrega tudo no final, ou até pelos métodos ágeis, que programam entregáveis em tempos determinados.

Nas etapas para elaboração de um projeto, vocês vão saber que existem 5 fases que são importantíssimas, funcionam como uma verdadeira engrenagem, garantindo fluxo e alcance de metas.

Quais são as fases de um projeto?

Quando se dá início a qualquer nova ideia, é sempre bom pensar em quais são as fases de elaboração de um projeto para que as iniciativas não fiquem atropeladas.

Por exemplo: nas fases de um projeto arquitetônico, primeiro é preciso ter a ideia e avaliar as necessidades de uma nova edificação, é preciso que os interessados se reúnam para saber quais as expectativas e desejos, a partir disso surge uma ideia geral de recurso financeiro e só depois desenha-se a planta, com modelos de construção, tipos de telhados, janelas, sugestões de acabamentos, etc.

A partir deste momento, quem encomendou o projeto vai aprovar ou não o desenho, e então depois de discutido tudo o que é necessário, começa-se a construção. O início desta obra será  sempre pelos alicerces e só depois começam novas etapas, como levantar as paredes, telhados, colocar janelas, pisos, sistema hidráulico e elétrico, acabamentos, pintura, etc.

É claro que nas fases de um projeto de engenharia civil, que seria o próximo passo após a aprovação do desenho da planta dessas fases de projeto arquitetônico, seria preciso de muito mais detalhamento.

Essa é só uma ideia geral para dar noção do quanto são importantes as fases de um projeto para atingir os objetivos definidos.

 

 

Fases projeto: começo, meio e fim

As fases de gerenciamento de projetos são cinco: iniciação, planejamento, execução, controle e monitoramente e encerramento.

Iniciação

No ciclo de vida de um projeto tudo começa com fase de Iniciação, seja durante a primeira fase do projeto de uma usina ou um projeto para elaboração de um novo software de serviço.

Entre as fases do projeto, essa é a hora de identificar as necessidades, a definição dos objetivos, estudos de viabilidade, buscas de alternativas, identificação de riscos, premissas  e restrições, bem como autorização e definição das gerências do projeto.

Nos momentosdessas iniciais etapas de projeto é que o gerente do projeto faz diversas reuniões com a diretoria para convencê-la da viabilidade e importância do projeto para aquela organização e só então recebe a devida aprovação, embora possa-se dizer que o projeto já estava em sua fase embrionária. E aí começa de fato o ciclo de vida projeto.

Durante a primeira fase do projeto, é preciso estruturar o projeto com o Termo de Abertura, que é o documento que vai dar o start do projeto, e o Business Case.

Planejamento

Nas fases de projeto, o momento do planejamento é de suma importância, e pode determinar todo o sucesso daquele projeto.  Realizada uma revisão do orçamento do projeto, é criada a EAP (Estrutura Analítica do Projeto) ou WBS (Work Breakdown Structure), detalha-se o escopo do projeto e as atividades que serão necessárias.

Nesta hora também acontece o refinamento dos objetivos, com sequenciamento de atividades, negociações de apoio a patrocínio.

Neste momento também será criado o cronograma de  projeto e busca dos recursos necessários, tanto de custos quanto os humanos. É hora de detalhar todos os processos: escopo, tempo, custos, qualidade, recursos humanos, plano de gerenciamento de comunicação, riscos, aquisições e stakeholders (pessoas interessadas no projeto).

Finalmente, pode-se dar início à elaboração do plano de projeto. Após isso, é realizada a reunião de kick off, quando  tudo o que foi definido e planejado vai ser exposto para um time muito maior, que será interessado e envolvido neste trabalho.

Execução do projeto

É quando tudo que foi planejado poderá ser executado, quando os entregáveis são elaboradas e apresentadas aos clientes. Nesta fase, é possível até mesmo usar ferramentas de gestão de projetos para controle do escopo, cronograma, uso de materiais, qualidade, riscos, alterações do projeto etc.

Monitoramento e controle

Nas fases de projeto pelo PMBOK®, essa etapa é paralela com a execução do projeto, e muitos nem a listam como uma das fases de um projeto, atrelando-a ao momento da execução. Mas aqui vamos considerá-la como mais uma fase, conforme indicado o guia das melhores práticas do gerenciamento de projetos.

É neste momento que é a feita a verificação da execução para saber se tudo que foi planejado está sendo devidamente executado, se houve discrepâncias e se é preciso replanejar. Esse momento de incrementos ao escopo pode ser crítico e causar atrasos no cronograma, por isso, o monitoramento e controle assíduo é tão importante, para corrigir os desvios de percurso no devido tempo.

Para isso,  o Status Report constante é essencial, porque provavelmente neste momento os stakeholders vão querer saber como as coisas estão andando.

Também é nesta hora que começam as reuniões constantes entre as equipes, preferencialmente com frequência semanal e atualizações diárias. Nestes encontros, todas as informações, potenciais obstáculos e o andamento geral do projeto precisam ser comunicados.

Em qualquer tipo de projeto, neste momento também pode surgir a necessidade de gerenciamento de problemas, seja quando se chegar nestas fases de um projeto de pesquisa ou até mesmo nestas fases de projeto de software.

Aqui pode-se detectar falhas na definição do escopo, prazos apertadíssimos e às vezes até inviáveis, recursos que não foram bem administrados, problemas com a qualidade do produto final e até mesmo de gestão de pessoas.

Por isso, faço questão de reforçar o momento de aproveitar a fase do planejamento, que é a hora de usar de Inteligência Coletiva para detectar todos os possíveis equívocos.

Para isso, uma reunião de 8 horas com o método do Canvas do PM Visual, que é um modelo que criei, pode ser uma excelente alternativa. No meu modelo de Canvas, todas as áreas do projeto serão esmiuçados pela equipe que estará envolvida com o projeto.

Quem quer saber mais sobre o assunto, se informe sobre o curso RC Robson Camargo Projetos & Negócios que ensina como utilizar o PM Visual.

Encerramento

Esse é o momento de fazer as entregas finais do produto ou as devidas entregáveis, receber a aprovação do Sponsor do projeto e elaborar os relatórios que servirão como documentação do projeto.

Por isso, o gerente de projetos deve avaliar com a equipe e registrar todo o histórico do projeto, desde o que foi bem e pode inspirar a criação de um modelo de projeto, ao que não foi tão bem e pode ser evitado no próximo trabalho, corrigindo assim eventuais erros.

Também é preciso mapear se todos os objetivos foram atingidos, e caso não tenham sido, é preciso alinhar com os stakeholders o porquê. Esses resultados podem ser apresentados na reunião de encerramento quando os feedbacks positivos e negativos serão apontados.

Finalmente, há o plano de desmobilização da equipe e encerramento de contratos.

Entendeu como tudo funciona? Ainda está com dúvidas? Então me procure no LinkedIn, por e-mail ou aqui pelo site: robsoncamargo.com.br

Para entender mais uma momento envolvido nestas fases de um projeto, veja abaixo o vídeo “Qual método de planejamento devo usar?”:

 

Sobre o autor

Robson Camargo, PMP, MBA, GWCPM, ASF é professor nos cursos de MBA das Principais Escolas de Negócio do País: FGV, Fundação Dom Cabral e FIA/USP com Certificação PMP – Project Management Professional emitida pelo PMI, MBA em Administração de Projetos pela FEA/USP e Master Certificate pela George Washington. Robson Camargo é autor do livro PM VISUAL e criador do Método PM VISUAL. Sua equipe realiza treinamentos e consultorias em empresas do Brasil e exterior. Robson Camargo está à frente da RC Robson Camargo – Projetos e Negócios, há mais de 11 anos.

As marcas PMP, PMI, PMBOK e a logomarca “REP” RegisteredEducationProvaider são marcas registradas do Project Management Institute, Inc.