Gerenciamento de integração de projetos: melhor comunicação e bons resultados

Gerenciamento de integração de projetos: melhor comunicação e bons resultados

• 9/7/2019
• Robson Camargo

 

O gerenciamento de integração de projetos é uma das 10 áreas de conhecimento do Guia PMBOK®, que apresenta todas as boas práticas do gerenciamento de projetos, ditadas pelos padrões mundiais do PMI (Project Management Institute).

Seguir as boas práticas do Guia PMBOK® permite que as empresas trabalhem a partir de metodologias que vão possibilitar um efetivo gerenciamento de todos os seus projetos.

O principal objetivo do gerenciamento de integração de projetos é coletar todos os processos necessários para garantir que as várias atividades sejam coordenadas de forma adequada durante o ciclo de vida de um projeto.

No gerenciamento de projetos, fundamentos e prática integrada precisam caminhar juntas.

Qual a proposta da gestão integrada no gerenciamento de projetos?

O gerenciamento de integração de projetos pelo PMBOK® é a área de conhecimento que vai detectar, definir, conciliar, unificar e coordenar todas as atividades pertinentes a um projeto.

Considerando esse direcionamento, a integração no gerenciamento de projetos vai permitir que todos os processos de um projeto sejam executados sem percalços do início ao fim.

Assim, o gerenciamento da integração do projeto vai abranger todo o ciclo de vida do projeto, o que vai permitir melhor comunicação em todas as etapas e mais chances de bons resultados na entrega final.

Os processos, que estão todos interligados, nesta integração do gerenciamento de projetos não pode ser feito por apenas  uma equipe, mas vão ser monitorados sistematicamente durante todo o ciclo do trabalho.

A integração é muito importante para agendamento de tarefas, avaliação de recursos, aquisições e gerenciamento de resultados para as mais diferentes atividades do projeto.

Isso significa que durante esse gerenciamento de integração em projetos serão realizadas diversas avaliações e trocas de experiências entre as partes interessadas nos processos e atividades que serão necessárias para atingir as metas do projeto com sucesso.

Pelo gerenciamento de integração do projeto,  todas as áreas que somam uma empreitada vão estar sustentadas por bases firmes: escopo, custo, cronograma, recursos humanos, riscos, comunicação, qualidade, aquisições e stakeholders.

Isso explica porque essa área é considerada praticamente vital para o sucesso de um projeto.

Quais etapas exigem total atenção no gerenciamento de integração de projetos?

No gerenciamento de projetos, integração é a palavra-chave para ter visão global de todos as etapas de um projeto:

Início

Desenvolvimento do contrato do projeto e do Termo de Abertura, que vai possibilitar a autorização oficial para o início do projeto.

Esse é o momento em que o gerente de projetos vai receber todas as informações que vão garantir um bom pontapé inicial para a execução do trabalho.

O Termo de Abertura do projeto nada mais é que o documento que formaliza o início do projeto, que atesta a aprovação e abre o processo de desenvolvimento do projeto.

O Termo de Abertura vai abrir o processo de desenvolvimento do projeto que surge a partir de alguma necessidade da empresa ou de uma oportunidade do mercado, para a criação de novos produtos ou serviços.

Vamos entender quais os momentos que envolvem a iniciação de um projeto:

-          Necessidades, tanto da empresa ou oportunidades mercadológicas;

-          Objetivos do projeto;

-          Desenvolvimento do escopo do produto ou do projeto;

-          Informações sobre os custos do projeto;

-          Informações dos riscos que estão associados ao projeto;

-          Critérios para aceitação do projeto pela empresa ou mercado;

-          Quem vai gerenciar o projeto;

-          Quem são as pessoas que vão compor a equipe do projeto.

 

Planejamento

No gerenciamento de integração do projeto pelo PMBOK®, também está previsto o desenvolvimento do plano de gerenciamento de projeto.

Esse planejamento é de vital importância para o sucesso do projeto porque é o estágio em que o gerente de projeto vai definir, não só objetivos, mas também marcos, orçamento inicial para o projeto, premissas e cronograma com datas-chaves a cada etapa.

Aqui o gerente de projeto também define se o trabalho será executado a partir dos Métodos Ágeis ou Cascata.

Nesta fase normalmente já está incluída a criação da EAP (Estrutura Analítica do Projeto) ou a WBS (Working Breakdown Structure), que é a subdivisão das principais tarefas, porque o projeto precisa ser subdividido em etapas menores, que são mais fáceis de gerenciar.

Veja algumas tarefas que compõem essa fase:

-          Definição do escopo;

-          Planejamento e gerenciamento do escopo;

-          Planejamento do gerenciamento de qualidade;

-          Planejamento do gerenciamento de comunicação;

-          Estimativa e planejamento dos recursos;

-          Planejamento e gerenciamento de custos;

-          Identificação, análise quantitativa e qualitativa e planejamento do gerenciamento de riscos;

-          Coleta de requisitos;

-          Definição das atividades;

-          Criação de WBS;

-          Planejamento de cronograma;

-          Estimativa da duração de cada atividade;

-          Planejamento do gerenciamento de stakeholders.

 

Execução

O direcionamento e gerenciamento das entregas do projeto são os aspectos que os gerentes precisam ficar de olho nesta etapa do trabalho.

Para essa fase, as habilidades de organização, comunicação, liderança são essenciais no

gerenciamento de integração de projetos.

Neste momento, o gerente de projetos deve conduzir reuniões do status do projeto, para obter respostas sobre as atividades e prazos de conclusão, fornecer atualizações para os stakeholderes sobre o andamento do projeto e direcionar a equipe a respeito das prioridades das atividades e prazos e fornecer ações preventivas.

Assim, o gerente de projetos vai precisar concluir essas tarefas:

-          Dirigir e gerenciar o trabalho do projeto;

-          Gerenciar o conhecimento do projeto;

-          Gerenciar os recursos de aquisição;

-          Desenvolver e gerenciar a equipe;

-          Gerenciar a qualidade e comunicação do projeto;

-          Implementar respostas aos riscos;

-          Gerenciar o engajamento das partes interessadas.

 

Monitoramento e controle

Nessa fase, os gerentes de projeto vão monitorar o progresso do projeto, documentar e revisar o que for necessário.

Normalmente, é neste momento que surgem os pedidos de mudança no projeto, que vão gerar as atualizações dos status do projeto e promover ações corretivas.

O gerente de projetos vai precisar também lidar com a possibilidade de alterações no cronograma, orçamento e até qualidade do projeto.

Neste momento, o gerenciamento de integração do projeto é essencial porque vai necessitar de um sistema de autorização que descreva quem toma decisões sobre essas mudanças.

Conheça as tarefas necessárias nesta fase:

-          Monitoramento e controle das atividades do projeto;

-          Controle integrado de mudanças;

-          Programação do controle;

-          Controle do escopo;

-          Validação do escopo;

-          Controle dos recursos e custos;

-          Monitoramento da comunicação;

-          Monitoramento dos riscos;

Encerramento

O último estágio da integração no gerenciamento de projetos é fechar a entrega do produto final e relatórios para as partes interessadas.

É preciso reunir todos os documentos, como inspeções, lançamentos de aquisições, aprovações por escrito e garantir que todas as obrigações contratuais foram atendidas.

E então? Entendeu a importância do gerenciamento de integração de projetos?

E agora veja um vídeo sobre como entender a sexta edição do Guia PMBOK:

 

Sobre o autor

Robson Camargo, PMP, MBA, GWCPM, ASF é professor nos cursos de MBA das Principais Escolas de Negócio do País: FGV, Fundação Dom Cabral e FIA/USP com Certificação PMP – Project Management Professional emitida pelo PMI, MBA em Administração de Projetos pela FEA/USP e Master Certificate pela George Washington. Robson Camargo é autor do livro PM VISUAL e criador do Método PM VISUAL. Sua equipe realiza treinamentos e consultorias em empresas do Brasil e exterior. Robson Camargo está à frente da RC Robson Camargo – Projetos e Negócios, há mais de 11 anos.

As marcas PMP, PMI, PMBOK e a logomarca “REP” RegisteredEducationProvaider são marcas registradas do Project Management Institute, Inc.