Gerenciamento de recursos do projeto: 6 etapas para alinhar a equipe

Gerenciamento de recursos do projeto: 6 etapas para alinhar a equipe

• 30/7/2019
• Robson Camargo

 

O gerenciamento de recursos é imprescindível em um projeto porque permite o  uso dos recursos de forma eficiente, no que se refere à prazo e orçamento.

Leia-se recursos tanto os itens materiais que um projeto precisa para ser concluído como também os recursos humanos, ou seja, a equipe que vai compor o trabalho.

O que é gerenciamento de recursos em projetos?

O Guia PMBOK ® (Project Management Body of Knowledge - Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos) define que gerenciamento de recursos do projeto são as etapas que permitem identificar, adquirir e gerenciar os recursos necessários para concluir bem um projeto.

Atualmente o PMBOK® está na sexta edição, mas até a quinta edição, essa área de conhecimento do gerenciamento de projeto era chamada de gerenciamento de recursos humanos do projeto. 

O foco é utilizar conhecimento, experiência e habilidades de cada um da maneira mais proveitosa possível, ou seja, tudo que é preciso para a boa conclusão do projeto.

Os benefícios do gerenciamento de recursos humanos em projetos são muitos, a começar da segurança de tocar um projeto pisando em terreno firme. 

Fazer um bom gerenciamento recursos pode ajudar a produzir otimização e eficiência para evitar falhas, dependência de recursos para conclusão de tarefas, criar transparência e fornecer uma rede de segurança durante a execução do projeto.

Mas para um melhor aproveitamento desse processo, a dica é seguir 6 etapas durante a execução do projeto:

Planejamento dos recursos

A execução do projeto vai demandar recursos que já devem ser catalogados e bem definidos no plano de gerenciamento de recursos.

No que se refere ao plano de gerenciamento de recursos humanos do projeto, é preciso identificar e documentar todas as competências, responsabilidades, funções e até relações de hierarquia que serão formalizadas durante o projeto.

No gerenciamento de recursos será preciso listar de forma muito precisa a classificação, alocação, gerenciamento e liberação dos recursos não só de equipe como também dos recursos físicos.

Os recursos físicos também precisam ser estimados, adquiridos e controlados para permitir as considerações orçamentárias e até priorização de atividades para a alocação bem direcionada dos recursos.

Neste plano de gerenciamento de recursos tudo precisa estar previsto, para que se entenda o quê, quem e por quanto tempo estará disponível durante o projeto, isso vai ajudar a entender a verdadeira capacidade do projeto.

Essa medida evita que o gerente caia na armadilha de ter compromissos que são incríveis na teoria, mas na prática, diante da realidade dos recursos, não  poderão ser entregues.

Estimativa dos recursos

Nesta etapa, o gerente de projetos e equipe devem definir as características e quantidade dos recursos humanos e físicos do projeto.

Serve para definir tipos e quantidades de materiais, recursos humanos, equipamentos e suprimentos. Para isso é preciso:

-          Revisar a disponibilidade de recursos e a EAP (Estrutura Analítica do Projeto);

-          Identificar outros recursos potenciais disponíveis;

-          Rever políticas organizacionais;

-          Revisar histórico da reutilização de recursos;

-          Analisar alternativas;

-          Quantificar os recursos por atividade;

-          Dependendendo do projeto, é preciso até mesmo conhecimento em legislação local.

Nesta fase, também é interessante usar métricas precisas para descobrir os tipos de recursos que serão necessários para a conclusão do projeto. Assim, é possível mapear a real disponibilidade de recurso para uma determinada função.

Aquisição de recursos para o projeto

Essa é a etapa de captar recursos de forma interna ou externa para o projeto.  É preciso lembrar que esses recursos também se referem à equipe e parte física do projeto.

Quando os recursos são captados na própria empresa, é necessário um alinhamento de gerências para disponibilização do recurso, que podem ser a mobilização de equipes, materiais e até equipamentos.

Já de forma externa, envolve um processo forma de aquisição para efetivação de contratos, que pode incluir até mesmo a contratação de pessoas, caso a empresa não tinha o recurso humano necessário para a realização do projeto.

Para um processo de aquisição de recursos mais organizado, um calendário de recursos é uma ferramenta importante.

Desenvolvimento da equipe

O desenvolvimento de equipe no gerenciamento de recursos do projeto significa melhorar as competências dos membros da equipe. Todos os envolvidos precisam saber exatamente o que deverá ser feito durante o projeto.

Esse processo visa destacar as pessoas certas para as funções, além de promover mais conhecimento para a conclusão eficiente do projeto por meio de cursos, palestras, workshops e os demais treinamentos pertinentes à realização das funções.

Esse procedimento deve ocorrer durante todo o ciclo de vida do projeto, porque também ajuda na interação dos membros da equipe. Para isso, utilize reuniões de formação e de atualização do status do projeto.

Essas medidas podem resultar em um time mais motivado e coeso, que estará a par de cada atitude tomada no projeto.

Gerenciamento da equipe

Nesta etapa, o gerente de projetos precisa estar perto da equipe, acompanhando todas as atividades.

Esse comportamento vai mostrar não apenas a transparência no processo, mas também a tomada de medidas necessárias com mais assertividade e precisão. Com essa proximidade, os feedbacks, resolução de problemas e coordenação de mudanças vão soar mais suaves.

Para tanto, o gerente de projetos também precisa desenvolver competências como melhor comunicação, negociação, liderança e gerenciamento de conflitos.

Controle dos recursos do projeto

Monitorar e controlar os recursos são de importância fundamental na conclusão bem-sucedida de um projeto.

É uma das melhores maneiras de evitar os percalços pertinentes à prazos e orçamento. Essa etapa precisa ser realizada durante todo o ciclo do projeto, desde o agendamento até alocação dos recursos.

Esse monitoramento e controle também revela se o que foi planejado está sendo cumprido e a necessidade de uma ação corretiva durante a execução.

Mais clareza nos processos

Se você está avaliando se faz um MBA em Gestão de Projetos ou a Certificação PMP para adquirir mais habilidades para gerenciar projetos, saiba que com a certificação do PMI seu custo-benefício será bem abrangente. Além disso, todas essas áreas de conhecimento do PMBOK para o gerenciamento de projetos estarão claramente definidas para um trabalho muito eficaz.

E agora veja um vídeo com um questionamento importante:

 

 

Sobre o autor

Robson Camargo, PMP, MBA, GWCPM, ASF é professor nos cursos de MBA das Principais Escolas de Negócio do País: FGV, Fundação Dom Cabral e FIA/USP com Certificação PMP – Project Management Professional emitida pelo PMI, MBA em Administração de Projetos pela FEA/USP e Master Certificate pela George Washington. Robson Camargo é autor do livro PM VISUAL e criador do Método PM VISUAL. Sua equipe realiza treinamentos e consultorias em empresas do Brasil e exterior. Robson Camargo está à frente da RC Robson Camargo – Projetos e Negócios, há mais de 11 anos.

As marcas PMP, PMI, PMBOK e a logomarca “REP” RegisteredEducationProvaider são marcas registradas do Project Management Institute, Inc.