Gerenciamento do cronograma: ferramenta essencial para cumprir prazos

Gerenciamento do cronograma: ferramenta essencial para cumprir prazos

• 16/7/2019
• Robson Camargo

 

Gerenciamento de cronograma é uma das áreas mais importantes dentro do ciclo de vida de um projeto. Com uma boa gestão de prazos, os gerentes de projeto garantem parte do sucesso de um projeto fazendo entregas muito mais pontuais.

O gerenciamento do cronograma do projeto é uma das áreas de conhecimento do Guia PMBOK®, que garante boas práticas com padrões de reconhecimento mundial.

Gerenciamento do cronograma do projeto: PMBOK®  diz…

Assim como o gerenciamento de integração de projetos, o gerenciamento de cronograma de projeto é uma das 10 áreas de conhecimento do PMBOK®, além do escopo, custos, qualidade, riscos, recursos, aquisições, comunicação e stakeholders (partes interessadas).

Com a atualização frequente do Guia PMBOK®, que costuma ocorrer entre 4 e 5 anos, para manter as informações do documento relevantes e consistentes para os gerentes de projeto, o gerenciamento do tempo passou a se chamar Gerenciamento de Cronograma de Projeto desde o final de 2017.

Essa mudança dá mais peso para a importância fundamental da gestão de prazos em um projeto, já que o cronograma é o documento que vai comunicar que trabalho precisa ser executado, quais recursos serão utilizados, em que momento as atividades precisam ser executadas e quando serão entregues.

Neste cronograma é preciso pontuar todos os detalhes necessários para execução do projeto em termos de recursos e tempo, o contexto do trabalho, a dimensão do projeto e o público a quem o projeto se destina.

Quais as etapas do gerenciamento do cronograma de projetos?

Segundo as orientações do Guia PMBOK®, um gerenciamento de cronograma de projetos é realizado em 6 etapas:

-          Elaboração do plano de gerenciamento do cronograma;

-          Definição das atividades do projeto;

-          Sequenciamento das atividades;

-          Estimativa da duração das atividades;

-          Desenvolvimento do cronograma;

-          Controle do cronograma

Planejar o gerenciamento do cronograma

Na elaboração do plano de gerenciamento do cronograma, pelo PMBOK®, é preciso documentar as ações necessárias para todos os próximos passos para o ciclo de vida de um projeto.

Para isso, o gerente de projetos precisa pensar de forma muito proativa em todos as fases da jornada do projeto, como:

-          Quais os indivíduos estarão envolvidos no projeto;

-          Quais os processos e procedimentos organizacionais que vão permitir cumprir os prazos;

-          Que ferramentas de gerenciamento de cronograma de projeto vai utilizar;

-          Qual a abordagem para planejar o cronograma;

-          Identificar matrizes de medição, ou seja, medir o progresso do projeto;

-          Gerenciar quaisquer desvios de rota.

O plano de gerenciamento do cronograma deve estabelecer uma linha de base que vai permitir monitorar e controlar o projeto.

Além disso, tem a importância fundamental de determinar e proporcionar melhor entendimento dos objetivos que precisarão ser atingidos e trabalhar com terreno mais firme, se antecipando a quaisquer problemas que possam surgir no transcorrer do projeto.

Definição das atividades do projeto

Para que o projeto seja realizado com sucesso, é preciso definir e documentar todas as atividades que são necessárias para as devidas entregas.
Neste momento pode ser feita a EAP (Elaboração Analítica do Projeto) ou a Work Breakdown Strutucture (WBS), que permite o detalhamento das entregas que o projeto irá demandar.

Essa ferramenta funciona como um diagrama com classes hierárquicas, formado pelos pacotes de trabalho que fazem parte de um projeto. Em planos com ações sequenciadas (em cascata), ficam bastante detalhados os processos e o gerenciamento do escopo.

Nesta fase, é preciso checar a lista de atividades e identificar os atributos das atividades. Além disso, os momentos significativos do projeto, conhecidos como marcos, também já aparecem neste momento.

Então, cada uma dessas atividades serão estimadas, programadas para entregas pontuais, monitoradas para minimizar atrasos e gerenciadas, caso precisem ser feitas alterações, como possíveis solicitações de mudanças.

Eu costumo realizar o PBS (Product Breakdown Structure), porque entender o escopo que precisa ser cumprido em um projeto é de vital importância. Essa ferramenta funciona como um detalhamento do produto que será entregue no projeto.

A estrutura analítica do produto (PBS) garante que todos os produtos necessários para um produto planejado sejam considerados durante o planejamento. Além disso, a PBS deve ser revisada inúmeras vezes para garantir que nenhum componente seja esquecido.

Todas essas ações de definição precisam constar no plano de gerenciamento do cronograma do projeto.

Mas nem sempre é possível já definir todas essas atividades com grande nível de detalhamento, por isso, é permitido incluir os detalhes no plano de gerenciamento do cronograma no momento em que forem iniciadas determinadas fases.

Sequenciamento das atividades do projeto

Muitas atividades de um projeto estão interligadas, às vezes não dá para começar uma sem o término da outra. Nesta fase, serão identificadas e documentadas essas interligações para estabelecer uma sequência lógica de trabalho.

Nesta fase, também aparecem os marcos significativos do projeto para promover um melhor sequenciamento.

Normalmente essa sequência se dá assim:

-          Quando o sucessor começa a atividade com a conclusão da fase anterior;

-          O sucessor só pode começar com o início de certa atividade;

-          O sucessor só pode finalizar após a conclusão de certa atividade;

-          O sucessor só pode terminar após o início de certa atividade.

Estimativa da duração das atividades

Nesta fase, a partir dos recursos disponíveis, será avaliado os períodos de trabalho que serão necessários para concluir o projeto.

Nesta fase do plano de gerenciamento do cronograma, um exemplo é quando está sendo realizada uma construção. Para saber quando esse projeto deve ser finalizado, é necessário que um mestre-de-obras faça a estimativa de quanto tempo vai durar a fundação dos alicerces, o levantamento das paredes, as instalações elétricas e hidráulicas, a colocação de pisos e acabamentos, etc.

Neste momento muitos profissionais poderão estar ligados ao projeto, e cada um terá a sua estimativa de tempo do seu próprio trabalho, que comporão a estimativa final.

Desenvolvimento do cronograma

O desenvolvimento do cronograma é fundamental para criar uma base para diversas ações que serão executadas no projeto.

Para desenvolver o cronograma do projeto é preciso:

-          Analisar as atividades;

-          Atribuir recursos e duração de cada um delas;

-          É necessário pensar nas restrições que podem ocorrer no projeto;

-          Como fazer a estimativa do esforço

-          Qual método utilizar para programação de atividades.

Controlar o cronograma

Quando o cronograma está pronto, entra-se na fase de execução. Neste momento, é de vital importância assumir ações de controle do cronograma porque eventuais mudanças poderão ocorrer.

Além de informações sobre o desempenho do trabalho e previsões de entrega, nesta hora podem ocorrer mudanças que precisam ser gerenciadas, porque nem sempre o que foi planejado é o que de fato acontece.

Então é importante que o gerente de projeto fique atento ao plano de gerenciamento do cronograma (PMBOK), às linhas de bases do cronograma e do escopo e às medições de desempenho.

Para isso devem ser revisitados os diversos documentos que compõem o projeto, como o próprio cronograma, calendários de projeto e de recursos.

E então, entendeu como o plano de gerenciamento de cronograma pode ser uma parte importante do sucesso do seu projeto?

 

Sobre o autor

Robson Camargo, PMP, MBA, GWCPM, ASF é professor nos cursos de MBA das Principais Escolas de Negócio do País: FGV, Fundação Dom Cabral e FIA/USP com Certificação PMP – Project Management Professional emitida pelo PMI, MBA em Administração de Projetos pela FEA/USP e Master Certificate pela George Washington. Robson Camargo é autor do livro PM VISUAL e criador do Método PM VISUAL. Sua equipe realiza treinamentos e consultorias em empresas do Brasil e exterior. Robson Camargo está à frente da RC Robson Camargo – Projetos e Negócios, há mais de 11 anos.

As marcas PMP, PMI, PMBOK e a logomarca “REP” RegisteredEducationProvaider são marcas registradas do Project Management Institute, Inc.