Gestão de portfólio: entenda como fazer em projetos

Gestão de portfólio: entenda como fazer em projetos

• 31/10/2019
• Robson Camargo

 

A boa gestão do portfólio de uma empresa vai possibilitar uma maior economia de recursos relacionados a tempo das equipes e investimento financeiro, além de analisar a maior potencial de retorno na execução de um projeto.

Neste texto, você vai ler:

• O que é gestão de portfólio?

• Benefícios de usar ferramentas de gestão de portfólio;

• Etapas da gestão de portfólio;

O que é gestão de portfólio?

Pelo PMI (Project Management Institute), gestão de portfólio é uma forma de preencher a lacuna existente entre estratégia e implementação no gerenciamento de projetos.

Mas em gestão de projetos, qual é a definição de portfólio? Pode-se dizer que é a lista de projetos e programas que a empresa está implementando para atingir os objetivos estratégicos definidos.

Seja a gestão de portfólio de investimentos  ou a gestão de portfólio de projetos de TI, ou de empresas de qualquer setor, o processo vai funcionar como um mecanismo para alocação de recursos de modo ideal para atingir os objetivos de um organização.

A gestão de portfólio em projetos vai ser realizada, prioritariamente, em duas etapas: 

• Escolha na hora certa e do projeto certo, que vai maximizar os investimentos de tempo e de dinheiro realizados pela empresa;

• A segunda etapa é o acompanhamento de cada projeto em execução.

Além disso, é importante, especialmente para empresas que tocam diversos projetos em paralelo, que a gestão de projetos e portfólios ocorra de forma equilibrada no sentido de ter projetos de maior importância e menos riscos sendo realizados prioritariamente aos mais arriscados para a empresa.

Portanto, a gestão de projetos e portfólios envolve a identificação de projetos, a autorização desses projetos, a designação de profissionais para acompanhar esses projetos e a inclusão de  cada um deles em um portfólio geral.

Benefícios de usar as ferramentas de gestão de portfólio 

Uma boa gestão de portfólio (PMI) precisa considerar os retornos desejados, riscos, recursos e inter-relação entre investimentos. A empresa que usar as ferramentas para gestão de portfólio de projetos corretas pode obter:

• Maior alinhamento entre os objetivos e projetos da empresa, listando os projetos bons e ruins, entender o MVP, ROI e valor projetado;

• Facilidade nas tomadas de decisões em torno de projetos conflitantes;

• Obtenção de melhor governança e supervisão no gerenciamento de projetos;

• Visão do cenário geral da empresa, apresentando quais profissionais estão disponíveis.

Porém, para isso, é preciso tomar algumas cautelas como, por exemplo, ter uma visão bastante clara do que significa a gestão de portfólios dentro da empresa, ter objetivos que sejam realizáveis dentro do planejamento estratégico e definir muito bem o escopo do processo.

Etapas da gestão de portfólio

Apesar de a gestão de portfólio ser realizada basicamente na seleção e monitoramento dos projetos, essas etapas podem ser acrescidas de outros passos para dar mais suporte nas escolhas e definições no gerenciamento de projetos.

Portanto, para que haja uma gestão de portfólio adequada  é preciso investir em um ciclo de vida de processos que utilize dados para coletar, identificar, categorizar, analisar, priorizar, selecionar, equilibrar, autorizar e até mesmo revisar componentes que garantam que os projetos em execução estarão dentro dos indicadores e plano estratégico da empresa.

Identificação

Nessa etapa da gestão de portfólio é preciso adotar critérios que vão ajudar na identificação dos projetos que serão benéficos para a sua empresa. 

Para isso, pode ser realizada uma lista dos objetivos estratégicos que aquele projeto está atendendo, pode ser custo, pode ser qualidade, pode ser crescimento, etc.

Nessa etapa é importante reunir todas as informações sobre o projeto e sua organização. Depois dessa coleta de dados, seria interessante listá-los por categorias.

Para realizar esse processo, é possível adotar algumas ferramentas como planilhas de excel e em alguns casos até mesmo um software de gestão.

Análise

A análise desses projetos vai apresentar os seus pontos fortes e fracos dos projetos em andamento. 

Ao conhecer os projetos, já categorizados, a análise vai partir de questionamos sobre a duplicação possível de alguns projetos, o que pode levá-los a um agrupamento  para melhor eficácia ou até mesmo exclusão do projeto por duplicidade .

Seleção de projetos

Para selecionar os projetos, os gerentes de portfólio precisam promover o maior alinhamento possível dos selecionados para os objetivos da empresa, além de promover equilíbrio entre as oportunidades de curto prazo, metas de longo prazo e processo de inovação .

Isso inclui avaliar custo, prazo, retorno, recursos e riscos que cada projeto vai demandar.

Gerenciamento e monitoramento do portfólio

Depois da seleção e da validação do projeto para o portfólio, entra a etapa de gerenciamento, que vai visualizar as ações necessárias para a execução, como alocação de recursos financeiros, físicos e humanos. 

Além disso, o status de cada um dos projetos é verdadeiramente importante para a empresa de modo geral na gestão de portfólio de projetos estratégicos, para garantir verdadeiro alinhamento com os objetivos da organização.

Para isso, os gerentes de portfólio precisam trabalhar em parcerias com as diversas áreas da empresa, para identificar e resolver conflitos entre os projetos, saber quais projetos estão no prazo e dentro do orçamento, fazer alterações no portfólio sempre que necessário, promovendo o cancelamento, deixando projetos em espera ou incluindo novos projetos.

Conclusão

Muitas pesquisas comprovam que a gestão de portfólio não é opcional se uma empresa quer ter sucesso. 

Segundo essas estatísticas, 20% das empresas que têm o melhor desempenho utilizam um método muito bem definido para gestão de portfólio.

 

Sobre o autor

Robson Camargo, PMP, MBA, GWCPM, ASF é professor nos cursos de MBA das Principais Escolas de Negócio do País: FGV, Fundação Dom Cabral e FIA/USP com Certificação PMP – Project Management Professional emitida pelo PMI, MBA em Administração de Projetos pela FEA/USP e Master Certificate pela George Washington. Robson Camargo é autor do livro PM VISUAL e criador do Método PM VISUAL. Sua equipe realiza treinamentos e consultorias em empresas do Brasil e exterior. Robson Camargo está à frente da RC Robson Camargo – Projetos e Negócios, há mais de 11 anos.

As marcas PMP, PMI, PMBOK e a logomarca “REP” Registered Education Provaider são marcas registradas do Project Management Institute, Inc.