Melhoria contínua: será que isso é possível nas empresas?

Melhoria contínua: será que isso é possível nas empresas?

• 20/11/2018
• Robson Camargo

 

Você já sentiu que quanto mais trabalha, parece que mais trabalho há por fazer? Pois bem, se você ainda não sabe, está na hora de entender o que é melhoria contínua e daí entenderá porque está trabalhando tanto.

Com o mundo em constante mudança, as empresas buscam resultados cada vez maiores e melhores.

Por isso, muito se tem falado sobre melhoria contínua, que é a prática adotada pelas empresas visando tornar seus resultados cada vez melhores, mais eficientes e eficazes, sejam eles em produtos, processos ou serviços. Leia mais!

O que é melhoria continua?

Pois bem, você já deve ter ouvido falar mais não sabe o que é melhoria contínua? A melhoria contínua é uma prática adotada por diversas empresas que visa o aperfeiçoamento de produtos, serviços e processos, tornando-os cada vez melhores.

Isso é essencial para que uma empresa consiga aumentar o seu desempenho, fortalecendo, assim, a sua presença perante o mercado.

Esse conceito vem se tornando cada vez mais popular. Surgiu há algumas décadas atrás e já se tornou uma regra dentro das organizações. Isso porque, com o aumento da competição dentro do mercado, bem como o surgimento da era digital, as empresas se viram obrigadas a se modificarem.

Hoje em dia, vivemos um ritmo alucinante de mudanças. Novas tecnologias e tendências surgem a todo instante e, para conseguir acompanhá-las, as empresas precisam ter um sistema de aprimoramento eficaz. Pois só assim, conseguirão atender todas as demandas de seus consumidores.

Há uma série de métodos, técnicas e ferramentas de melhoria continua que podem ser utilizadas por uma empresa. Tudo vai depender do modelo de atuação do empreendimento, bem como o foco do empreendedor. O ideal, é que essas práticas sejam implantadas entre todos os colaboradores.

Essa é uma filosofia de negócios, ou seja, deve estar inserida em todos os níveis da empresa, desde a alta administração até os operários do chão de fábrica. A mudança deve trazer benefícios gerais, envolvendo todas as áreas, não apenas uma específica. Todos os processos da empresa devem ser englobados, assim como a vida de todos os colaboradores responsáveis. 

Porém, se sua empresa quer desenvolver ou aprimorar os processos de melhoria contínua visando a excelência, então, comece mudando, ou aprimorando, a maneira de pensar e agir da liderança, caso contrário você fatalmente cairá no uso isolado de ferramentas e metodologias, no descrédito das equipes operacionais, nos programas de melhoria que passam como ondas ou até podendo chegar a confundir o uso isolado de uma ferramenta com excelência operacional.

Fatores fundamentais da melhoria contínua

Como toda filosofia, essa também possui fatores básicos que você precisa entender antes de aplicá-la.

Exige continuidade: como já dissemos, o processo de melhoria contínua é cíclico sem fim. Você melhora, analisa, estuda os pontos de melhoria e começa outro plano de ação!

É uma cultura: não se trata apenas de melhorar processos, e sim de mudar toda a questão cultural da empresa.

Se você deseja aplicar essa filosofia na sua empresa, ou até mesmo na sua vida pessoal, precisa ficar atento a alguns princípios que te ajudarão a alcançar os resultados desejados:

Foco

É muito importante que você estabeleça pontos focais na hora de aplicar técnicas de melhorias contínuas na sua empresa. Isso irá ajudar que as ações e atividades desenvolvidas tenham um desempenho mais efetivo, gerando resultados mais sólidos e eficazes.

Padronização

Outro fator que você deve se atentar é a padronização dos processos, produtos e serviços. Para que você consiga buscar o aperfeiçoamento é essencial que você tenha um padrão para se basear. Dessa maneira, fica mais fácil identificar elementos a serem melhorados.

Saiba fazer a medição

Não adianta nada você utilizar ferramentas melhoria contínua se não souber como fazer a medição. Busque capacitações no assunto para que você consiga saber de que maneira a mensuração deve ser feita, e como usar os resultados obtidos.

Tenha conhecimento sobre técnicas e ferramentas

Existe uma série de métodos que você pode utilizar para estimular a melhoria contínua (Seis Sigma, Lean Manufacturing, entre outras). O ideal é que você tenha conhecimento pelo menos de uma delas.

Hoje existem inúmeras técnicas que podem te ajudar a definir o que deve ser feito, dentre elas, Lean Manufacturing, Lean Seis Sigma, Ferramentas da Qualidade. Kaizen e PDCA. As duas primeiras são as técnicas mais completas e famosas do mundo!

Qualquer grande empresa que você consiga pensar já utiliza ambas as metodologias - Lean Manufacturing, Lean Seis Sigma - para melhoria contínua.

As ferramentas da qualidade também são incríveis para elaborar planos de ação, e bem mais simples de usar. Ajudam a identificar a causa do problema e propor soluções rápidas e eficientes.

PDCA

Por último e não menos importante, temos o PDCA. Podemos dizer que o PDCA é o próprio conceito de melhoria continua da qualidade, pois suas 4 etapas, planejar (plan), fazer (do), checar (check) e agir (act) compõem o ciclo de melhoria, que deve rodar continuamente dentro de uma empresa. 

- Planejar

Na fase do planejamento são estabelecidos os objetivos, as metas do ciclo e os indicadores de desempenho, podendo ser qualitativo ou quantitativo, capaz de captar informações relevantes sobre a evolução do projeto observado para verificar se o objetivo final está sendo mesmo alcançado.

- Fazer

Nessa fase, o plano de ação é colocado em prática segundo o que foi planejado, cuidando para que não haja nenhum tipo de desvio pelo meio do caminho. Antes de iniciar a fase de execução é preciso educar e treinar todos os envolvidos no processo para garantir que todos estejam comprometidos e tudo saia conforme o planejamento realizado na fase anterior. Somente uma equipe capacitada é capaz de agir de maneira alinhada e ter foco nos objetivos corretos.

- Checar

Nessa fase é preciso fazer um monitoramento sistemático de cada atividade elencada no plano de ação e comparar o previsto com o realizado, identificando gaps que podem ser sanados em um próximo ciclo, assim como oportunidades de melhoria que podem ser adotadas futuramente.

É de suma importância que haja o suporte de uma metodologia estatística. Assim, é possível evitar erros e poupar tempo e recursos. A análise realizada na fase “checar” mostrará se os resultados estão de acordo com o que foi previamente planejado ou se é necessário ajustar o caminho.

- Agir

Caso algo não tenha saído como planejado, é hora de agir corretivamente sobre os pontos que impossibilitaram o alcance de todas as metas estipuladas. Com a análise de dados completa, é preciso passar para a realização dos ajustes necessários, corrigindo falhas, implantando melhorias imediatas e fazendo com que o Ciclo PDCA seja reiniciado, visando aprimorar ainda mais o trabalho da equipe.

O intuito é ajudar a entender não só como um problema surge, mas também como deve ser solucionado, focando na causa e não nas consequências. Uma vez identificada a oportunidade de melhoria, é hora de colocar em ação atitudes para promover a mudança necessária e, então, atingir os resultados desejados com mais qualidade e eficiência.

Esse método de análise e mudança de processos parte do pressuposto de que o planejamento não é uma fase estanque — ou seja, não acontece uma única vez —, tampouco é absoluta. Por isso, no decorrer do projeto pode ser preciso mudar o planejamento. E o Ciclo PDCA ajuda a fazer exatamente esse controle, que é contínuo, contribuindo para que cada processo se desenvolva da melhor maneira possível.

Por ser uma ferramenta fácil e bastante intuitiva, o Ciclo PDCA pode ser aplicado a praticamente qualquer tipo de projeto, dos mais simples aos mais complexos, já que ajuda a direcionar a equipe para o desenvolvimento de melhorias contínuas no trabalho.

Com isso, você aumenta a eficiência dos processos e obtém uma maior produtividade por parte do time, garantindo um aprendizado maior durante a execução das atividades que contribui para o desenvolvimento pessoal e profissional da equipe, desenvolvendo projetos com muito mais agilidade e destreza e reduzindo os custos operacionais da empresa, impactando diretamente no orçamento de cada projeto.

Metodologia Agile

A Metodologia Agile de desenvolvimento de software Scrum estimula a melhoria contínua, pois após o término das atividades de desenvolvimento/revisão e antes do planejamento das próximas atividades há o evento de retrospectiva que permite inspecionar o trabalho realizado e aperfeiçoar as atividades antes do início das próximas atividades. Na retrospectiva duas perguntas devem ser respondidas: o que foi bom? e o que deve ser melhorado?

A melhoria contínua é considerada uma das formas mais eficazes de aprimorar o desempenho e a qualidade no processo de trabalho nas organizações. Independentemente do ramo de atividade ser uma indústria, uma empresa de serviços ou uma entidade sem fins lucrativos, a melhoria contínua assegura qualidade superior e uma cultura organizacional de permanente insatisfação com o status quo.

Como você viu, melhoria contínua se tornou obrigatória no mercado de trabalho, afinal, toda empresa quer ter profissionais com a capacidade de identificar problemas, propor soluções e executar os planos de ação.

Agora veja um vídeo com mais informações sobre como implantar os Métodos Ágeis nas suas empresas:

 

Sobre o autor

Robson Camargo, PMP, MBA, GWCPM, ASF é professor nos cursos de MBA das Principais Escolas de Negócio do País: FGV, Fundação Dom Cabral e FIA/USP com Certificação PMP – Project Management Professional emitida pelo PMI, MBA em Administração de Projetos pela FEA/USP e Master Certificate pela George Washington. Robson Camargo é autor do livro PM VISUAL e criador do Método PM VISUAL. Sua equipe realiza treinamentos e consultorias em empresas do Brasil e exterior. Robson Camargo está à frente da RC Robson Camargo – Projetos e Negócios, há mais de 11 anos.

 

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