Por que é tão importante usar ferramentas de gestão da qualidade?

Por que é tão importante usar ferramentas de gestão da qualidade?

• 14/6/2018
• Robson Camargo

 

Seja por meio de softwares ou metodologias, as ferramentas de gestão são de suma utilidade no gerenciamento de projetos porque representam uma força extra para o gerente de projetos, que poderá até mesmo otimizar sua gestão de tempo com elas. Mas algumas dessas ferramentas têm o principal objetivo de detectar problemas e minimizá-los da  melhor forma possível no ciclo de vida de um projeto.

Essas são as ferramentas de gestão de qualidade, que vão ajudar  aprimorar resultados no processos, seja dos projetos executados pelo método tradicional ou cascata ou pelos Métodos Ágeis.

O que é ferramenta de gestão?

As ferramentas de gestão podem ser softwares ou técnicas utilizadas para aprimorar seus resultados, processos, sistemas e projetos. Podem melhorar a qualidade, obter controle sobre processos ou acompanhar a dinâmica dos colaboradores. Com isso, ajudam a obter melhores resultados, além de prevenir problemas que poderão impedir o sucesso de um projeto.

Algumas ferramentas de gestão de projetos são bem tradicionais, criadas até mesmo em séculos passados, mas ajudam até hoje a aprimorar resultados.  Mas com a criação de softwares, muitas técnicas ganharam incremento.

Claro que cada gerente de projetos tem seus métodos para controlar o ciclo de vida do projeto, mas usar os recursos das ferramentas de gestão empresarial podem automatizar  e facilitar o acesso às informações, e isso é extremamente útil e benéfico aos resultados dos processos.

Vamos deixar mais claro qual a importância das ferramentas de gestão.

Esses recursos podem ser divididos em ferramentas de gestão de qualidade, ferramentas de gestão de pessoas ou ferramentas de gestão organizacional.

Mas aqui nosso foco será a gestão de qualidade, ferramentas e técnicas. E lembre-se que quando o assunto é qualidade, a melhoria contínua deve ser uma meta.

Se formos pensar em ferramentas da gestão da qualidade, que tem a ver com a melhoria de atendimento aos requisitos dos clientes,  com foco na prevenção de “defeitos” e envolvimento e integração de todos os setores envolvidos no projeto, entre as ferramentas de gestão mais utilizadas estão o Ciclo PDCA (Planejar, Desenvolver, Verificar e Agir) e  Análise SWOT (ferramenta de análise que consiste na identificação de quatro conceitos importantes representados pela sigla FOFA: forças, oportunidades, fraquezas e ameaças.

Mas hoje vamos abordar também Diagrama de  Ishikawa (ou Análise de Causa e Efeito), Diagrama de Pareto, Histograma, Fluxograma e Diagrama de Dispersão.

Vamos abordar cada uma dessas ferramentas para gestão de projetos, no quesito qualidade.

Diagrama de Ishikawa

Também conhecido comoDiagrama Causa Efeito ou Diagrama Espinha de Peixe, tem o objetivo de identificar os problemas nos processos por meio de classificação, documentação e exibição gráfica.

Entre as ferramentas gestão de projetos, esse diagrama criado por Kaoru Ishikawa em 1962, tem a função de abordar que o problema em si não é a maior preocupação, e sim as causas dele. O problema é um efeito.

Para identificar esse efeito (problema), Ishikawa criou os 6 Ms, que podem apresentar onde está a causa principal: Máquinas, Medidas, Meio Ambiente, Mão de obra, Método ou Matéria-Prima.  Normalmente, em uma reunião de brainstorming, que trabalha com a Inteligência Coletiva, com todos os envolvidos no projeto, a causa poderá ser descoberta, e assim, eliminada, e consequentemente, o problema (efeito) também.

O Diagrama de Ishikawa está entre as melhores ferramentas de gestão da qualidade porque trabalha com a busca de resposta para muitos por quês, mas serve como também como ferramentas de gestão de empresas de qualquer setor.

Diagrama de Pareto

Essa ferramenta de gestão de processos foi idealizada pelo economista Vilfredo Pareto, ainda no século 19.  Ele dizia que uma pequena parcela de algo é responsável por uma grande parcela de outra coisa. Ele faz a relação 80/20, ou seja, uma pequena parcela de 20% das causas pode resolver uma grande parcela de 80% de todos os outros problemas.

Essa ferramenta, aprimorada por Joseph Duran, é representada por um gráfico que pode apontar quais elementos estão prejudicando seu projeto e identificar quais seriam essas 20% das tarefas da organização que poderão ajudar a alavancar os seus bons resultados.

Histograma

Esse é um gráfico em barras que apresenta com que frequência os fatos acontecem. Se você deseja saber com que periodicidade um determinado problema acontece, essa é a ferramenta mais adequada, porque ao ser usada aponta frequência e tendências.

Na gestão de qualidade, ferramentas e técnicas de administração e organização, o histograma é excelente para comparar os resultados obtidos com as especificações requeridas pelos clientes. Possibilita melhor visualização do processo.

Fluxograma

Essa bem poderia estar entre as ferramentas de gestão organizacional que serve para identificar as etapas de um produto ou serviço que percorre em sua produção. É conhecida também como Gráfico de Procedimentos ou Gráfico de Processos.

Diagrama de dispersão

Criado pelo matemático Francis Galton em 1886, o diagrama de dispersão ou Gráfico de Correlação ou Gráfico XY, é uma representação de duas ou mais variáveis, que permite analisar as variáveis existentes em um processo e como elas se relacionam entre si.

Para alguns profissionais pode até parecer meio complicado mas não é tanto assim, especialmente para os gerentes de projetos que estudam tanto para conquistar sua certificação PMP®.

É só pensarmos na representação tradicional dos gráficos: o eixo Y (vertical) e o eixo X (horizontal). Todo gráfico é sempre uma comparação entre duas variáveis. Com os dados apresentados no eixo  Y e o eixo X vamos conseguir correlacionar essas variáveis.

Por exemplo, uma empresa tem um número de funcionários, que está no eixo Y, enquanto a produtividade está no X. A partir dos dados apresentados, que podem ser divididos em meses do ano, por exemplo, podemos relacionar a produtividade correlacionada com o número de funcionários. Será que ao aumentar o número de colaboradores, minha produtividade aumenta? Essa é uma das muitas perguntas que podem ser realizadas para essas  variáveis.

No Diagrama de Dispersão, os pontinhos marcados no gráfico vão fazer as correlações. Ao longo do tempo, vários pontinhos estarão marcados, e você vai poder traçar uma reta, que vai representar a média dos pontos.

Entendeu como as ferramentas da gestão da qualidade podem ajudar?

Agora fique com um vídeo com dicas de como encontra a solução de um problema antes do projeto:

 

Sobre o autor

Robson Camargo, PMP, MBA, GWCPM, ASF é professor nos cursos de MBA das Principais Escolas de Negócio do País: FGV, Fundação Dom Cabral e FIA/USP com Certificação PMP – Project Management Professional emitida pelo PMI, MBA em Administração de Projetos pela FEA/USP e Master Certificate pela George Washington. Robson Camargo é autor do livro PM VISUAL e criador do Método PM VISUAL. Sua equipe realiza treinamentos e consultorias em empresas do Brasil e exterior. Robson Camargo está à frente da RC Robson Camargo – Projetos e Negócios, há mais de 11 anos.

As marcas PMP, PMI, PMBOK e a logomarca “REP” RegisteredEducationProvaider são marcas registradas do Project Management Institute, Inc.