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Saiba como o MS Project pode ajudar no gerenciamento de projetos

Saiba como o MS Project pode ajudar no gerenciamento de projetos

Saiba como o MS Project pode ajudar no gerenciamento de projetos

  • 21/8/2018
  • Robson Camargo

 

Gerenciar projetos é uma arte. E, para que tudo saia a contento, é necessário seguir etapas bem específicas. Uma das ferramentas mais procuradas atualmente para gestão de projetos é o MS Project.

O MS Project é um software desenvolvido pela Microsoft para gestão de projetos das mais diversas áreas de atuação. Uma ferramenta de alto padrão, aonde você poderá aplicar seus conhecimentos de gestão de projetos, de acordo com as práticas internacionais de PMBOK®.

O que é MS Project

O MS Project é o software de gerenciamento de projetos  mais utilizado em todo o mundo. E que ajuda a:

- controlar as informações sobre os requisitos, a duração e os recursos do projeto

- visualizar o planejamento de forma fácil

- agendar tarefas e recursos de forma consistente e efetiva

- trocar informações com os interessados de várias maneiras

- manter a comunicação fluindo, enquanto o controle fica nas mãos do gerente de projeto

É fundamental lembrar que, apesar de um bom gerenciamento não garantir o sucesso do projeto, se esse trabalho for mal gerenciado, há grandes chances de que seja malsucedido.

Entenda como usar o Project na gestão de projetos

O MS Project tem várias funcionalidades, como cronograma, gráficos, demonstrativos, controle de processos e gestão de equipes. Ele permite a utilização e gestão por vários usuários dentro de um mesmo projeto em pequenas, médias e grandes empresas. E tem como foco três fatores principais:

Prazo

É possível controlar o prazo de cada tarefa individualmente, bem como o prazo total estabelecido para o projeto. Isso permite que ele seja monitorado em termos de adiantamento ou atraso;

Recursos

O software permite atribuir quem vai fazer cada atividade prevista. Assim, evita-se sobrecarga de atividades e a organização fica mais fácil, permitindo tomar decisões mais assertivas com base em relatórios;

Custos

O MS Project possibilita que os custos, fixos ou não, sejam atribuídos ao projeto. Com isso, a formulação da precificação e seu controle ficam mais fáceis.

Esses fatores são gerenciados de forma interdependente e podem ser alterados no decorrer do processo. Dessa forma, se houver modificação em um deles, os outros serão afetados — como no triângulo de projeto. É possível, então, planejar e determinar o escopo do trabalho, bem como acompanhar o progresso das atividades.

Os ajustes no projeto são feitos dinâmica e simultaneamente, oferecendo à equipe uma visão geral que permite acompanhar as atividades de forma realista enquanto controla prazos, recursos e custos. Como foi desenvolvido especificamente para a gestão de projetos, o Project é mais adequado para esse trabalho que um editor de planilhas (como o Excel).

Com o MS Project, o gestor de projeto pode criar e modificar o conjunto de tarefas necessárias para a conclusão do trabalho. Afinal, para planejar e garantir que tudo o que foi planejado saia do papel, ele precisa acompanhar todos os passos da equipe, enquanto administra custos, tempo e riscos.

Ele permite, ainda, recalcular os cronogramas e ver como mudanças em uma parte do projeto podem afetar o planejamento como um todo. Sem ele, tarefas novas e obsoletas, datas intermediárias (que afetam outras atividades) ou disponibilidade irregular de recursos passariam despercebidas.

O MS Project possibilita determinar a melhor solução a partir da necessidade de negócio. É possível planejar atividades, administrar prazos, definir custos, alocar recursos e caracterizar o grau de importância do projeto como um todo. Isso faz do

O sistema cria orçamentos com base no trabalho a ser executado e nas taxas de disponibilidade dos recursos. Quando eles estão alocados a tarefas e o tempo de trabalho já está estimado, o Project calcula o custo. Isso permite também uma eficiente gestão de tempo.

A aplicação reconhece diferentes classes de usuários, que podem ter níveis de acesso distintos. Os objetos personalizados, como calendários, visualizações, tabelas, filtros e campos, são guardados em um banco de dados global, que é compartilhado por todos os usuários.

Em outras palavras, a gestão de projetos fica muito mais eficiente com o MS Project — que ajuda a monitorar o progresso e fazer alterações que garantam um resultado de sucesso. E ele vai além: pode ser usado como ferramenta de comunicação entre a empresa e seus clientes e fornecedores, para uma abordagem padronizada.

Para que você consiga utilizar essa ferramenta e aproveitar toda a sua abrangência, é muito importante que faça um curso MS Project com um consultor qualificado.

Quem deve fazer o curso de MS Project?

Estudantes podem utilizar esse conhecimento como um diferencial positivo no ingresso ao mercado de trabalho.

Gestores das mais diversas áreas podem, além de ampliar seus conhecimentos, estar em dia com a ferramenta. O conhecimento alcançado pelo MS Project curso lhe dará um diferencial competitivo de mercado, lhe oferecendo a possibilidade de aplicar técnicas, normas e experiência de seu ramo profissional no software de maior utilização mundial.

Como dono da empresa, gestor de projetos ou analista de processos, você terá enorme benefícios ao fazer o curso de MS Project, assim você poderá entender a ferramenta que utiliza, criar e colocar em prática os mais diversos projetos, aprender sobre como aplicar as técnicas de PMBOK® no seu projeto, e gerenciar os diversos projetos em andamento na empresa, seja você parte integrante da equipe ou não.

Curso MS Project

Na Robson Camargo – Projetos e Negócios o Curso MS Project tem duração de 8 horas. E tem por objetivo mostrar como utilizar as principais funcionalidades do software MS Project, de modo que os participantes possam criar cronogramas, orçamentos e acompanhar prazos e custos de um projeto.

Como instalar MS Project?

Você encontra na internet inúmeras formas para fazer o MS Project download no You Tube também há vários vídeos com o passo a passo para baixar MS Project, assim como instalar e ativar.

Agora aproveite para se aprofundar e veja esse vídeo que aborda a questão de como planejar projetos hoje em dia:

 

 

Sobre o autor

Robson Camargo, PMP, MBA, GWCPM, ASF é professor nos cursos de MBA das Principais Escolas de Negócio do País: FGV, Fundação Dom Cabral e FIA/USP com Certificação PMP – Project Management Professional emitida pelo PMI, MBA em Administração de Projetos pela FEA/USP e Master Certificate pela George Washington. Robson Camargo é autor do livro PM VISUAL e criador do Método PM VISUAL. Sua equipe realiza treinamentos e consultorias em empresas do Brasil e exterior. Robson Camargo está à frente da RC Robson Camargo – Projetos e Negócios, há mais de 11 anos.

As marcas PMP, PMI, PMBOK e a logomarca “REP” RegisteredEducationProvaider são marcas registradas do Project Management Institute, Inc.

 

 

 

 

 

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Sobre

É uma empresa de Educação Corporativa oficialmente homologada pelo PMI com o selo de R.E.P. (Registered Education Provider), alinhada com o Triângulo de Talentos do Gerente de Projetos

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