Microsoft Project: como essa ferramenta pode ajudar a sua empresa?

Microsoft Project: como essa ferramenta pode ajudar a sua empresa?

 

• 29/10/2019
• Robson Camargo

 

O gerenciamento de projetos envolve um sem fim de atividades que pode consumir muito do tempo e da memória do profissional da área. Para aliviar essa sobrecarga, softwares como o MS Project podem contribuir para uma melhor organização e gestão de tempo.

Essa é uma ferramenta de alto padrão na qual o gerente de projetos vai poder aplicar seus conhecimentos, de acordo com as melhores práticas do PMBOK®.

Quer entender melhor o que é o que é Microsoft Office Project, que está  integrado ao pacote Microsoft Office?

Como gerenciar melhor as tarefas? 

De acordo com o guia PMBOK®, editado e publicado pelo PMI (Professional Management Institute), projeto pode ser definido como um esforço temporário para criar um produto, serviço ou resultado específico. É uma atribuição de empresas de diversos setores, desde as farmacêuticas, de construção civil, educação, varejo, marketing, governamentais, entre outras.

Pela quantidade de detalhes envolvidos, um gerente de projetos vai sempre se ver às voltas com atividades diárias como reuniões, controle de pessoas e finanças, além da pressão por cumprir prazos.

Segundo um estudo da PricewaterhouseCoopers, as questões internas, como recursos insuficientes ou até prazos perdidos, são responsáveis por mais de 60% das falhas de projetos.

Portanto, manter o equilíbrio de todas essas tarefas é mais que fundamental para obter bons resultados ao final de um projeto.

O que é MS Project?

Para quem vive essa realidade do gerenciamento de projetos, o MS Project pode surgir como uma verdadeira tábua de salvação porque é um software de gestão de projetos com uma quantidade enorme de funcionalidades. Suas ferramentas e recursos permitem, sem dúvida, a melhoria dos negócios.

Com o Project, a Microsoft desenvolveu recursos para designar tarefas, auxiliar gerentes no desenvolvimento de planos, fazer acompanhamento de progressos, gerenciar orçamentos e analisar fluxo de trabalho. A gama de funcionalidades transformou esse software em um dos mais populares no gerenciamento de projetos no mundo inteiro.  

Entenda como usar o Project na gestão de projetos

O MS Project tem várias funcionalidades, que vão permitir:

• Melhor planejamento;

• Mais colaboração entre as equipes;

• Trabalho em projetos diferentes simultaneamente;

• Visualização da linha do tempo do projeto;

• Gerenciamento de recursos;

• Emissão de relatórios.

Além disso, permite a criação de cronogramas, gráficos, demonstrativos, controle de processos e gestão de equipes. Possibilita também a utilização e gestão por vários usuários dentro de um mesmo projeto em empresas de todos os portes. 

Com o MS Project, é  possível obter controle de seus recursos e finanças, simplificar a atribuição de recursos, para tarefas, prazos e orçamentos.

Melhor planejamento

O planejamento é uma das etapas mais importantes no ciclo de vida de um projeto. Nessa fase, toda a estrutura de um projeto é desenhada.

O planejamento vai possibilitar também uma melhor programação do momento que cada tarefa será iniciada e terminada, além de permitir que os gerentes façam uma melhor atribuição de atividades e com calendário compartilhado, para que todos conheçam o status do projeto.

Mais colaboração entre as equipes

Com a conexão de várias pessoas a partir das funcionalidades MS Project online, é possível compartilhar as informações de modo mais fácil e incentivar a colaboração:

• Compartilhamento de arquivos relevantes com o mínimo de interrupção;

• Painel de equipe possibilita a visão geral das informações, o que ajuda a inclusão de gráficos, tabelas e apresentações, além da alocação de equipes.

• Compartilhamento de dados com clientes, o que permite mais precisão de segurança nas informações necessárias ao projeto.

Trabalho em projetos diferentes

As funcionalidades do MS Project vão permitir que os gerentes de projeto atuem em vários projetos dentro da mesma plataforma e pode combinar todos em um projeto mestre, à medida que cada um progride.

Essa funcionalidade é muito interessante porque pode ser bastante útil durante apresentações, inclusive com relatórios facilitados em vários painéis.

Visualização da linha do tempo do projeto

Um gerente de projetos precisa reunir todas as informações em um só lugar, assim como ter todos os cronogramas sincronizados.

Esse recurso é possível no software, o que vai permitir uma fácil visualização de todo o processo, que vai facilitar até mesmo a apresentação da linha do tempo para outros gerentes, parceiros e stakeholders.

Gerenciamento de recursos

Recursos financeiros, físicos e humanos são mais facilmente gerenciáveis com o uso do Microsoft Project Online, o que envolve alocação de orçamento, membros da equipe e até disponibilização de salas de reuniões e matérias-primas para a realização do projeto.

As ferramentas do MS Project vão ajudar a rastrear e monitorar todos esses recursos disponíveis, além da atribuição de custos a  recursos individuais, para análises posteriores.

Emissão de relatórios

São mais de 15 tipos de relatórios personalizados que ajudam a monitorar o progresso do projeto, o quanto já foi realizado e o quanto resta para concluir.

O MS possibilita criação de relatórios de acordo com as suas necessidades e com menos esforço.

Flexibilidade no gerenciamento

Esses fatores são gerenciados de forma interdependente e podem ser alterados no decorrer do processo. Dessa forma, se houver modificação em um deles, os outros serão afetados — como no triângulo de projeto. É possível, então, planejar e determinar o escopo do trabalho, bem como acompanhar o progresso das atividades.

Os ajustes no projeto são feitos dinâmica e simultaneamente, oferecendo à equipe uma visão geral que permite acompanhar as atividades de forma realista enquanto controla prazos, recursos e custos. Como foi desenvolvido especificamente para a gestão de projetos, o Project é mais adequado para esse trabalho que um editor de planilhas (como o Excel).

Com o MS Project, o gestor de projeto pode criar e modificar o conjunto de tarefas necessárias para a conclusão do trabalho. Afinal, para planejar e garantir que tudo o que foi planejado saia do papel, ele precisa acompanhar todos os passos da equipe, enquanto administra custos, tempo e riscos.

O software permite, ainda, recalcular os cronogramas e ver como mudanças em uma parte do projeto podem afetar o planejamento como um todo. Sem ele, tarefas novas e obsoletas, datas intermediárias (que afetam outras atividades) ou disponibilidade irregular de recursos passariam despercebidas.

Mais funcionalidades

O MS Project possibilita determinar a melhor solução a partir da necessidade de negócio. É possível planejar atividades, administrar prazos, definir custos, alocar recursos e caracterizar o grau de importância do projeto como um todo. Isso faz do

O sistema cria orçamentos com base no trabalho a ser executado e nas taxas de disponibilidade dos recursos. Quando eles estão alocados a tarefas e o tempo de trabalho já está estimado, o Project calcula o custo. Isso permite também uma eficiente gestão de tempo.

A aplicação reconhece diferentes classes de usuários, que podem ter níveis de acesso distintos. Os objetos personalizados, como calendários, visualizações, tabelas, filtros e campos, são guardados em um banco de dados global, que é compartilhado por todos os usuários.

Há alternativas ao MS Project, gratuito, mas não com os mesmos recursos.

Em outras palavras, a gestão de projetos fica muito mais eficiente com o MS Project — que ajuda a monitorar o progresso e fazer alterações que garantam um resultado de sucesso. E ele vai além: pode ser usado como ferramenta de comunicação entre a empresa e seus clientes e fornecedores, para uma abordagem padronizada.

Para que você consiga utilizar essa ferramenta e aproveitar toda a sua abrangência, é muito importante que faça um curso MS Project com um consultor qualificado.

Quem deve fazer o curso de MS Project?

Estudantes podem utilizar esse conhecimento como um diferencial positivo no ingresso ao mercado de trabalho.

Gestores das mais diversas áreas podem, além de ampliar seus conhecimentos, estar em dia com a ferramenta. O conhecimento alcançado pelo MS Project curso lhe dará um diferencial competitivo de mercado, lhe oferecendo a possibilidade de aplicar técnicas, normas e experiência de seu ramo profissional no software de maior utilização mundial.

Como dono da empresa, gestor de projetos ou analista de processos, você terá enorme benefícios ao fazer o curso de MS Project, assim você poderá entender a ferramenta que utiliza, criar e colocar em prática os mais diversos projetos, aprender sobre como aplicar as técnicas de PMBOK® no seu projeto, e gerenciar os diversos projetos em andamento na empresa, seja você parte integrante da equipe ou não.

Curso MS Project

Na Robson Camargo – Projetos e Negócios o Curso MS Project tem duração de 8 horas. E tem por objetivo mostrar como utilizar as principais funcionalidades do software MS Project, de modo que os participantes possam criar cronogramas, orçamentos e acompanhar prazos e custos de um projeto.

Durante o curso do Project, os alunos poderão também conhecer o pool de recursos e entender sobre as fases de um projeto, Gráfico de Gantt,  a criação de um projeto, milestones, entre outros tópicos.

Como instalar MS Project?

Você encontra na internet inúmeras formas para fazer o MS Project download no You Tube também há vários vídeos com o passo a passo para baixar MS Project, assim como instalar e ativar.

Agora aproveite para se aprofundar e veja esse vídeo que aborda a questão de como planejar projetos hoje em dia:

 

Sobre o autor

Robson Camargo, PMP, MBA, GWCPM, ASF é professor nos cursos de MBA das Principais Escolas de Negócio do País: FGV, Fundação Dom Cabral e FIA/USP com Certificação PMP – Project Management Professional emitida pelo PMI, MBA em Administração de Projetos pela FEA/USP e Master Certificate pela George Washington. Robson Camargo é autor do livro PM VISUAL e criador do Método PM VISUAL. Sua equipe realiza treinamentos e consultorias em empresas do Brasil e exterior. Robson Camargo está à frente da RC Robson Camargo – Projetos e Negócios, há mais de 11 anos.

As marcas PMP, PMI, PMBOK e a logomarca “REP” RegisteredEducationProvaider são marcas registradas do Project Management Institute, Inc.