Você tem dificuldades em concluir suas tarefas no prazo? A lista de tarefas acumuladas está tão grande que você tem a sensação de que nunca vai conseguir resolver tudo? Pois bem, a chamada técnica Pomodoro pode te ajudar a sair desse ciclo vicioso e aumentar sua produtividade.
A técnica foi desenvolvida no final dos anos 80 pelo italiano Francesco Cirillo, que procurava uma maneira de aumentar sua produtividade nos estudos durante os primeiros anos de universidade. Para isso, ele utilizou um timer de cozinha para organizar suas tarefas. Veja como funciona essa técnica!
O que é a técnica Pomodoro?
Francesco Cirillo usou um timer que tinha o formato de um tomate (pomodoro, em italiano) e girava durante 25 minutos, emitindo um barulho forte ao final desse prazo. Nesse meio tempo, Cirillo se concentrava nas suas tarefas sem interrupções, mantendo-se 100% focado. Ao perceber os resultados satisfatórios, divulgou sua técnica em 1992.
O método pomodorose baseia na ideia de que dividindo o nosso fluxo de trabalho em blocos de concentração intensa, conseguimos melhorar a agilidade do cérebro e estimular nosso foco. Em outras palavras, melhoramos a administração do tempo e ficamos mais eficientes. Para colocar a técnica de pomodoro em prática você vai precisar de:
- Timer ou cronômetro para fazer contagem regressiva
- Uma lista de tarefas (“to-do-list”)
- Lápis e borracha
Primeiramente, você deve fazer uma lista de tarefas a serem desempenhadas durante o dia. Depois, basta dividir seu tempo em períodos de 25 minutos (chamados “pomodoros”) e trabalhar ininterruptamente em suas tarefas nesses períodos.
Quando o timer tocar (ao fim dos primeiros 25 minutos), faça um X nas tarefas concluídas ou anote o status de seu trabalho (50% concluído, por exemplo) e faça um breve intervalo de 5 minutos. Nessa pausa, aproveite para fazer outras coisas não relacionadas à tarefa (ir ao banheiro, ligar para um cliente, tomar um café etc).
A cada quatro ciclos, faça uma pausa maior (entre 15 e 30 minutos) para descansar. Esses intervalos entres os pomodoros são fundamentais para “oxigenar o cérebro” e aumentar a agilidade mental.
Vale lembrar que essas medidas de tempo são apenas as sugeridas na técnica do pomodoro clássica. Nada impede que você encontre o seu próprio equilíbrio e período de descanso ideal.
Como funciona a técnica Pomodoro?
A primeira coisa que precisa ser entendida é que vamos organizar nosso dia em períodos de tempo. Esses intervalos não podem ser muito longos ao ponto de nos absorver demais e evitar que tenhamos condições de concentrar em outras questões que podem exigir nossa atenção durante o decorrer do dia, algo muito comum na gestão de projetos.
Mas também não podem ser curtos demais, de forma a não permitir um bom nível de aprofundamento e concentração.
Os objetivos dessa técnica estão ligados à diminuição da ansiedade e ao aumento do foco e concentração nas tarefas, evitando tempo desperdiçado e distrações.
Ao anotar no papel o que precisa ser feito, você consegue não só organizar melhor suas atividades, como também estabelecer metas para cada dia ou período. Assim, torna-se mais fácil acompanhar seus resultados e avanços.
Depois de alguns dias utilizando a técnica de concentração pomodoro, você poderá notar alguns benefícios como as capacidades de:
- Entender quanto tempo leva para realizar cada tipo de tarefa;
- Entender o que te distrai recorrentemente e descobrir quais são as principais interrupções no seu trabalho.
A técnica pode ser usada para organização de tarefas de diversos tipos, como longos períodos de estudo, atividades a serem desempenhadas em um dia de trabalho, projetos que precisam ser terminados, atividades domésticas, dentre outras.
Você sabe gerenciar o seu tempo?
Descubra como anda a sua gestão do tempo fazendo as seguintes reflexões:
- Você estuda e trabalha até ficar cansado ou faz intervalos com frequência?
- Antes de começar, você faz uma lista com as tarefas a serem desempenhadas ou tenta lembrar de cabeça?
- Você sabe quais são as principais causas de interrupção do seu trabalho?
- Estima o tempo que gastará com determinada atividade e depois consegue conferir se foi eficiente?
- Você trabalha bem na corrida contra o relógio?
Pensar sobre isso é importante para que você conheça melhor seu próprio ritmo de trabalho.
Uma pessoa é diferente da outra e ela, através de observações e testes, consegue melhorar sua própria produtividade e criar um ritmo mais adequado para si.
Mesmo com um planejamento bem feito, algumas interrupções podem ser inevitáveis. A técnica Pomodoro distingue interrupções em dois tipos: internas e externas.
• Interrupções internas: partem do usuário da técnica. Muitas vezes, por exemplo, a pessoa se lembra de fazer algo, de ligar para alguém ou de mandar uma mensagem enquanto está trabalhando. Quando isso acontecer, faça anotações em um papel separado e continue a tarefa sem perder muito tempo.
• Interrupções externas: partem de outras origens como ligações, e-mails recebidos, alguém chamando etc. A não ser que a interrupção seja urgente, a melhor opção é postergar a ação.
Quando ocorre um imprevisto ou uma interrupção, é preciso fazer um asterisco (*) ou tracinho (-) ao lado do nome na lista. Assim, é possível visualizar quantas interrupções aconteceram para tentar reduzi-las nas próximas vezes.
Como lidar com interrupções?
Tudo isso é importante porque o dano causado por interrupções é real. Pesquisas e estudos já comprovaram que interrupções como abrir um e-mail, um telefone, uma “pergunta rápida” ou pedido de ajuda de um colega, entre outras coisas. Ou ainda abrir o WhatsApp ou o Facebook, serão necessários cerca de 20 minutos para voltar ao ritmo ou a linha de raciocínio.
Isso explica porque, às vezes, parece que a pilha de trabalho só faz aumentar!
Para conseguir administrar melhor isso, você pode tomar algumas medidas práticas como deixar o celular na mochila, desativar notificações por um tempo, desligar a internet durante um dado período ou procurar um lugar no escritório que lhe dê mais privacidade na hora que precisar se concentrar.
Organização das tarefas
Agora que já sabemos como a mecânica da técnica funciona, precisamos discutir sobre a sua programação. Somente assim terá condições de conseguir fazer com que a técnica Pomodoro funcione bem no seu dia a dia.
O segredo está na montagem da sua programação de tarefas. Para isso, vamos começar fazendo uma lista do que há pela frente. É sempre importante lembrar que você delegue tarefas que possam ser feitas por outras pessoas e mantenha um bom controle sobre cada uma delas.
Em algum lugar de fácil acesso, pontue as coisas que você precisa fazer no dia. Não precisa fazer uma lista muito longa, porque é provável que, antes de você chegar à metade dela, as coisas tenham mudado e as prioridades sejam outras. Afinal, estamos falando de gestão de projetos!
Depois que já tiver em mãos as próximas coisas que precisam ser feitas, veja qual a melhor ordem para começar a executá-las.
À medida que for finalizando cada uma, vá riscando e passe para a próxima depois que o intervalo acabar.
Se uma atividade exigir mais tempo do que os 25 minutos, quebre em mais de uma parte. Dependendo do caso, você até pode intercalar com outras tarefas para garantir que vai ficar menos cansado.
Gostou da técnica pomodoro? Acha que ela pode te ajudar a ser mais produtivo? Experimente e depois conte os resultados para a gente! Boa sorte!
E agora fique com um vídeo sobre gestão do tempo:
Sobre o autor
Robson Camargo, PMP, MBA, GWCPM, ASF é professor nos cursos de MBA das Principais Escolas de Negócio do País: FGV, Fundação Dom Cabral e FIA/USP com Certificação PMP – Project Management Professional emitida pelo PMI, MBA em Administração de Projetos pela FEA/USP e Master Certificate pela George Washington. Robson Camargo é autor do livro PM VISUAL e criador do Método PM VISUAL. Sua equipe realiza treinamentos e consultorias em empresas do Brasil e exterior. Robson Camargo está à frente da RC Robson Camargo – Projetos e Negócios, há mais de 11 anos.
As marcas PMP, PMI, PMBOK e a logomarca “REP” Registered Education Provaider são marcas registradas do Project Management Institute, Inc.
Deixe seu Comentário