Como a matriz de rastreabilidade ajuda no gerenciamento de projetos?

Como a matriz de rastreabilidade ajuda no gerenciamento de projetos?

• 28/5/2019
• Robson Camargo

 

Você sabe para que serve uma matriz de rastreabilidade? Seu principal objetivo é documentar e definir as funcionalidades e funções dos produtos e projetos, de forma a atender às expectativas dos interessados.

A matriz de rastreabilidade é o modelo utilizado para visualizar a evolução de diferentes requisitos e seus pontos de interseção. É muito comum haver alteração nesses itens no decorrer da execução do projeto, com a matriz é mais fácil enxergar onde será necessário promover mudanças sem deixar passar nenhum item importante.

O que é matriz de rastreabilidade

A Matriz de Rastreabilidade de Requisitos é uma ferramenta validada internacionalmente. Ela consta do Project Management Body of Knowledge (PMBOK®), do Project Management Institute (PMI), ou seja, uma das padronizações mais aceitas na gestão de projetos.

Para que a matriz de rastreabilidade seja efetiva, deve ser feita após a determinação dos requisitos. É natural que haja um refinamento dessas necessidades, porém a matriz não deixa a origem e o motivo do requisito se perderem, garantindo que os objetivos do projeto e do negócio estejam alinhados no momento da entrega.

A importância dos requisitos bem definidos

Os requisitos são uma das bases do planejamento de qualquer projeto. Eles auxiliam o líder a ter uma visão completa sobre os objetivos do negócio, dos clientes e de cada um dos envolvidos nas tarefas diárias do projeto.

Os requisitos de projeto também permitem melhor distribuição de recursos e a definição inteligente das estratégias que serão tomadas para manter o trabalho com alto nível de qualidade.

Podemos, inclusive, dizer que os requisitos de um projeto bem definidos auxiliam, e muito, no acompanhamento de projetos. 

É importante lembrar que todas as expectativas das partes já estejam devidamente mapeadas antes do preenchimento da matriz de rastreabilidade. O atendimento dos requisitos é o que vai definir se um projeto está encerrado, e inclusive é a base também para o preenchimento da Estrutura Analítica do Projeto (EAP).

Preencher a matriz de rastreabilidade pode parecer complexo, mas não é. É uma ferramenta de gestão que também pode beneficiar as Pequenas e Médias Empresas (PMEs).

Como elaborar uma matriz de rastreabilidade

A matriz de rastreabilidade é uma importante aliada para gerenciar o seu projeto com eficiência e agilidade. Para elaborá-la, siga as etapas:

1- Análises iniciais

A primeira etapa da matriz de rastreabilidade é identificar quais são as necessidades e demais particularidades do projeto. Isso está explicitado no Termo de Abertura do Projeto. Esta análise será importante para deixar claro para todos os envolvidos quais são as expectativas com relação ao projeto e para garantir que esse seja aprovado pelas partes interessadas.

2 - Documentação de requisitos

As expectativas devem ser devidamente documentadas para que os requisitos de cada etapa do projeto sejam definidos. Essas expectativas podem ser documentadas por meios que sejam mais práticos e seguros para a organização (e-mails, questionários on-line, pesquisas, entre outros).

3 - Classificação dos requisitos

As informações obtidas nas etapas anteriores serão fundamentais para definir quais são os requisitos e suas respectivas classificações. Na matriz de rastreabilidade, os requisitos podem ser funcionais ou não funcionais.

Requisitos funcionais são aqueles que estão relacionados ao comportamento de produtos ligados ao projeto.

Requisitos não funcionais são aqueles que estão relacionados com as propriedades destes mesmos produtos.

4 - Redação da matriz de rastreabilidade de requisitos

Ao construir matriz, nesta etapa é importante deixar claro o número de identificação da MRR e o título de seus respectivos requisitos. É importante incluir nesta etapa os detalhes de cada requisito e os graus de prioridade (opcional, desejável, essencial). Inclua também o status de cada requisito – atendido, ativo ou cancelado.

Quais as vantagens em adotar a MRR

A rastreabilidade de requisitos no gerenciamento de seu projeto pode significar obter vantagens e benefícios importantes para o seu negócio, como:

1 - Segurança

Com a MRR é possível fazer manutenções de maneira segura em seu projeto. Essa ferramenta mostra com exatidão qual etapa e qual requisito necessita de ajuste.

2 - Controle e Precisão

A Matriz dá aos gestores de projetos maior controle com relação ao que está ligado ao projeto. E ainda confere maior precisão na análise das entregas de cada etapa do projeto, principalmente para os projetos que possuam etapas externas.

3 - Clareza de informações

A implantação da MRR facilita o acesso às informações de todo o projeto. Com ela, todos os envolvidos têm a mesma fonte de informação, de maneira clara e objetiva.

Resumindo, aplicando a matriz de rastreabilidade de requisitos às suas políticas de gestão de projetos, é possível ter mecanismos mais inteligentes para colaborar com a estimativa de variação de cronogramas e dos custos do projeto em situações de alteração de escopo. Assim, riscos, prejuízos e atrasos são evitados com uma rotina muito melhor estruturada.

Nesse sentido, a matriz de rastreabilidade de requisitos do projeto é uma ferramenta de controle que colabora para que a qualidade final só aumente. Por não permitir que os gestores percam de vista o que é importante para os envolvidos, ela evita conflitos e erros.

Preparado para aplicar a Matriz de Rastreabilidade na rotina da sua empresa?

Já que citamos o PMBOK logo acima, vamos ver um vídeo sobre como entender esse guia do PMI:

 

Sobre o autor

Robson Camargo, PMP, MBA, GWCPM, ASF é professor nos cursos de MBA das Principais Escolas de Negócio do País: FGV, Fundação Dom Cabral e FIA/USP com Certificação PMP – Project Management Professional emitida pelo PMI, MBA em Administração de Projetos pela FEA/USP e Master Certificate pela George Washington. Robson Camargo é autor do livro PM VISUAL e criador do Método PM VISUAL. Sua equipe realiza treinamentos e consultorias em empresas do Brasil e exterior. Robson Camargo está à frente da RC Robson Camargo – Projetos e Negócios, há mais de 11 anos.

As marcas PMP, PMI, PMBOK e a logomarca “REP” RegisteredEducationProvaider são marcas registradas do Project Management Institute, Inc.