Declaração de escopo: entenda a importância fundamental do documento

Declaração de escopo: entenda a importância fundamental do documento

• 18/12/2019
• Robson Camargo

 

A declaração de escopo contém que tipo de informação? Você sabe? A declaração de escopo é a base para um plano de projeto bem-sucedido. Declarações de escopo são utilizadas para identificar as principais entregas e exclusões de um grande projeto, definindo as expectativas que moldam o orçamento do projeto, a linha de base do cronograma e as necessidades de recursos. 

Uma declaração do escopo bem definida identifica os principais interessados ​​no projeto e define limites claros quanto ao que estará dentro e fora do projeto, como tal, é um dos documentos de planejamento mais importantes dentro do sistema de Gestão de projetos.

O que é a declaração do escopo de projeto?

A declaração de escopo do projeto pelo PMBOK é o documento final, ao qual tanto a empresa contratante quanto a contratada têm acesso. É uma parte essencial do sucesso de um projeto porque descreve as entregas e o trabalho necessário para criá-las.

Em um exemplo de declaração de escopo estão descritos em detalhes o escopo do projeto, desde os prazos, custos, atividades e fases do desenvolvimento do projeto.

A declaração do escopo do projeto proporciona o entendimento comum sobre todas as etapas do planejamento. Também serve de base para orientar os profissionais durante seu trabalho. Ou seja, orienta gestores e equipes sobre o planejamento, gerenciamento, controle e execução de suas ações.

Ela é a saída do processo de Definição de Escopo 1 e a entrada para a criação da Estrutura Analítica de Projeto (EAP) ou do inglês Work Breakdown Structure (WBS).

Com esse documento em mãos,  o gerente de projeto pode orientar e nortear o projeto de acordo com o que foi incluído (e excluído) dentro do escopo pré-definido para execução do projeto, é ela que descreve detalhadamente as entregas do projeto e o trabalho necessário para fornecer um entendimento comum do escopo do projeto entre as partes envolvidas.

Além das entregas, um modelo de declaração de escopo também deve conter exclusões explícitas do escopo que podem auxiliar o gerenciamento das expectativas das partes interessadas.

Esse documento possibilita que a equipe desempenhe um acompanhamento de projetos mais detalhado, direciona o trabalho da mesma durante a execução e fornece a linha de base para avaliar se as solicitações de mudança ou trabalho adicional estão contidos no escopo ou são externos aos limites do projeto.

O grau e o nível de detalhe no qual a declaração de escopo do projeto define o trabalho que será executado e o que será excluído pode determinar quão bem a equipe de gerenciamento de projetos pode controlar o escopo.

A declaração de escopo contém que tipo de informação? 

Seja diretamente ou por referência a outros documentos, a declaração de escopo preenchida vai conter dados como a descrição do escopo do produto, critérios de aceitação, entregas, exclusões, restrições e premissas.  Vamos saber mais sobre o que uma declaração de escopo do projeto preenchida deve ter: 

1 - Descrição do escopo do produto

Elabora progressivamente as características do produto, serviço ou resultado descritos no termo de abertura do projeto e na documentação dos requisitos.

2 - Critérios de aceitação do produto

Define o processo e critérios de aceitação de produtos, serviços ou resultados concluídos.

3 - Entregas do projeto

As entregas incluem tanto as saídas que compõem o produto ou serviço do projeto, quanto os resultados auxiliares, tais como relatórios e documentação de gerenciamento do projeto. As entregas podem ser descritas em nível conciso ou em grande detalhe.

4 - Exclusões do projeto

Identifica de modo geral o que é excluído do projeto. Declarar explicitamente o que está fora do escopo do projeto ajuda no gerenciamento das expectativas das partes interessadas.

5 - Restrições do projeto

Lista e descreve as restrições específicas associadas com o escopo que limitam as opções da equipe, por exemplo, um orçamento pré-definido ou quaisquer datas impostas ou marcos do cronograma comunicados pelo cliente ou organização executora.

Quando um projeto é feito sob contrato, as cláusulas contratuais geralmente serão restrições. Informações sobre as restrições podem ser listadas na declaração do escopo do projeto ou em um registro separado.

6 - Premissas do projeto

Lista e descreve as premissas específicas do projeto associadas com o escopo e o impacto potencial dessas premissas se forem provadas falsas.

As equipes de projetos frequentemente identificam, documentam e validam as premissas como parte do seu processo de planejamento.

Informações sobre as premissas podem ser listadas na declaração de escopo de um projeto ou em um registro separado.

Como fazer uma declaração de escopo do projeto?

Nos componentes da declaração de escopo do projeto deve estar incluído:   

• Uma estratégia que fornece uma visão geral do projeto em si.

• Um resumo das prestações e quando devem ser entregues.

• Os objetivos do projeto em termos de tempo, orçamento e os padrões de qualidade que o projeto deve atender para que ele seja considerado bem-sucedido.

• A seção que consiste de detalhes de suporte e que descreve todas as premissas e restrições que poderiam estar associados com o projeto.

• Uma descrição completa de como o projeto será gerenciado.

Declaração de escopo: exemplo    

Pode ser elaborado um documento para qualquer tipo de projeto, poderia ser a criação de um novo negócio, como por exemplo, uma declaração de escopo para uma empresa de calçados sustentáveis. Mas para simplificar, vamos pensar em um exemplo de declaração de escopo do projeto a partir da construção de uma casa.

Nessa declaração de escopo preliminar do projeto, você poderá descrever qual é o trabalho necessário para a construção dessa casa (reforma interna e construção de mais um cômodo) e quais entregas estão previstas (pisos novos, pintura, revestimentos diferentes em cozinha e banheiros, colocação de novas portas e janelas, etc).

Como a verba disponível para realizar esse projeto é R$ 150 mil reais, esse  valor pode ser considerado como uma restrição, assim como uma prazo estipulado para mudança.

Como premissa pode ficar estipulado que para a obra ser concluída no prazo e com a verba destinada, será necessário o acompanhamento de um dos proprietários diariamente.

Nesse modelo de declaração do escopo podem ser listadas entregas semanais para determinadas áreas. 

Saiba mais sobre como fazer a declaração de escopo

Confira as instruções para confecção da declaração de escopo:

1 - Inclua a justificativa do projeto na primeira seção do relatório

As informações nesta seção explicam porque você está fazendo o trabalho para o cliente. Basear a sua justificação fora os objetivos do cliente. Estes podem incluir: a resolução de conflitos, explorando uma oportunidade de negócio ou um benefício potencial. Certifique-se que esta seção seja precisa e clara. Incluem os dados quantitativos e qualitativos para o seu cliente.

2 - Basear o produto sobre o problema identificado pelo cliente

A seção de produtos é a solução para as necessidades do cliente. Nesta seção detalhe, o trabalho que precisa ser feito para alcançar os objetivos do cliente. Sempre identificar o trabalho relacionado que está fora do escopo do projeto, bem como a forma como o trabalho interage com outros projetos do seu cliente tem em andamento.

3 - Escrever uma seção sobre as entregas do projeto

Este é o trabalho, com base na justificação e seções de produtos, que tanto você quanto o cliente precisam ver, a fim de considerar este projeto terminado.

4 - Faça uma lista de objetivos do projeto ou os detalhes de como o trabalho é feito

Itens nesta seção incluem os custos do projeto, cronograma, funcionários necessários e as medidas tomadas para os padrões de qualidade.

5 - Identificar a estratégia que torna este projeto significativo

Explorar as necessidades do cliente e indicar a necessidade de negócio que o projeto irá satisfazer.

6 - Explique principais entregas do projeto

Detalhe o produto final ou solução de que o projeto se destina a criar. Seja específico.

7 - Listar os objetivos do projeto

Estes são os critérios que permitem o julgamento sobre o sucesso do projeto, incluindo padrões de qualidade, o retorno financeiro ou de investimento, ou métricas de satisfação do cliente.

8 - Divulgar quaisquer hipóteses, restrições ou riscos que afetam o projeto

Por exemplo, se o sucesso depende de conseguir um certo número de horas de trabalho de diferentes departamentos? Liste todas as variáveis ​​que afetam a finalização com sucesso do projeto.

9 - Incorporar um plano de mudança de gestão e comunicação

Embora os planos de gerenciamento de mudanças e de comunicação são frequentemente documentos de planejamento separados para um projeto maior, fornecendo um resumo de trabalho dentro de um documento de escopo ajuda a definir as expectativas iniciais entre as partes interessadas.

10 - Circule a declaração do escopo

Circule a declaração do escopo do projeto aos líderes de negócios afetados pela revisão e comentários antes de obter a aprovação final. O consenso entre as partes afetadas ajuda a fazer uma gestão mais eficaz.

É recomendável que você revise sua declaração de escopo preenchida com os parceiros ou pessoas que investiram em seus negócios. 

Sua missão é que as suas expectativas sejam claras e definitivas que qualquer parte interessada do projeto conheça as definições, os pacotes de trabalho, as premissas e restrições indicadas no projeto.

Podemos dizer que a declaração do escopo é uma espécie de contrato, que deve ser acordado entre as partes envolvidas no projeto. 

Por isso, a existência de uma declaração do escopo bem descrita faz com que os objetivos sejam alcançados conforme foi estipulado em cada etapa, evitando maiores riscos e trabalhando na melhora dos resultados.

Compreendeu, em geral, o que a declaração de escopo de um projeto contém ?  Se ficou alguma dúvida, encaminhe aqui nos comentário!

Veja agora um vídeo que traz a diferença entre escopo de produto e escopo de projeto:

 

Sobre o autor

Robson Camargo, PMP, MBA, GWCPM, ASF é professor nos cursos de MBA das Principais Escolas de Negócio do País: FGV, Fundação Dom Cabral e FIA/USP com Certificação PMP – Project Management Professional emitida pelo PMI, MBA em Administração de Projetos pela FEA/USP e Master Certificate pela George Washington. Robson Camargo é autor do livro PM VISUAL e criador do Método PM VISUAL. Sua equipe realiza treinamentos e consultorias em empresas do Brasil e exterior. Robson Camargo está à frente da RC Robson Camargo – Projetos e Negócios, há mais de 11 anos.

As marcas PMP, PMI, PMBOK e a logomarca “REP” RegisteredEducationProvaider são marcas registradas do Project Management Institute, Inc.