Diagrama: conheça os principais modelos para o gerenciamento de projetos
- 10/12/2018
- Robson Camargo
O desafio constante de um gestor é maximizar a produtividade de suas atividades, otimizando a rentabilidade de sua empresa. E uma importante ferramenta de gestão para alcançar esse resultado é o diagrama.
Os diagramas são frequentemente usados como ferramenta de estudo, já que se sabe que a assimilação de conteúdos acontece mais facilmente através de esquemas e representações gráficas. Mas também pode ser usado para demonstrar o fluxo organizacional de uma empresa.
O que é diagrama?
Mas, enfim, o que é diagrama? Diagrama é uma representação gráfica usada para demonstrar um esquema simplificado ou um resumo sobre um assunto.
Normalmente é formado por palavras-chave ou conceitos que são ligados por linhas e setas que definem o raciocínio a ser seguido para que seja possível entender o tema.
A palavra tem origem no termo latino diagramma.atis. Podem ser sinônimos: gráfico, desenho, esquema, figura e esboço.
Quais os principais diagramas para o gerenciamento de projetos?
As técnicas de diagramas mais usadas na área de projetos são:
- Diagrama de Pareto
- Diagrama de causa-efeito
- Diagramas de Sistema ou Fluxograma
- Diagramas de árvore
1 - Diagrama de Pareto
Também conhecido como Análise Pareto, o diagrama de Pareto é uma técnica que pode ser útil quando encontramos vários problemas relacionados entre si ou um problema com múltiplas causas.
O objetivo da Análise de Pareto é classificar a frequência de ocorrência de problemas relacionados entre si. Esta informação permite-nos priorizar o esforço dedicado à resolução dos principais problemas.
A Análise de Pareto tem por base a regra clássica 80/20, que nos diz que, em muitos casos, 20% dos problemas causam 80% das ocorrências.
Por exemplo, suponhamos que encontramos um problema com uma falha num produto, com origem em várias causas. Através da observação e coleta de métricas, determinamos que existem oito causas do problema.
Em vez de tentar resolver as causas de uma maneira aleatória, se efetuarmos uma Análise Pareto poderemos obter a informação de que 80% das ocorrências são originadas por três causas principais. Isto permite-nos saber quais as causas que devem ser resolvidas em primeiro lugar.
A ferramenta associada a esta técnica de resolução de problemas é o Diagrama de Pareto. É um gráfico ou histograma que mostra cada problema ordenado por frequência de ocorrência.
O Diagrama de Pareto não nos diz o que fazer, mas nos dá informações para que possamos tomar uma melhor decisão.
Por vezes, os resultados do Diagrama de Pareto são visualizados através de um histograma ou gráfico de barras, o que permite uma melhor visualização dos dados.
2 – Diagrama de Causa e Efeito
O Diagrama de Causa e Efeito, também chamado de Diagrama de Ishikawaou Diagrama Espinha de Peixe ou, ainda, Diagrama “6M”, ilustra como os diversos fatores de origem podem ser ligados a possíveis problemas ou efeitos, sendo por isso uma ferramenta muito útil para identificar, explorar e relevar todas as causas possíveis de um determinado problema ou condição específica.
Nas áreas industriais, e genericamente em muitas outras áreas, as principais causas podem ser agrupadas em 6 categorias, conhecidas como os “6M”:
- Método
- Mão-de-obra
- Material
- Máquina
- Meio Ambiente
- Medida
Em termos práticos o gestor de projeto deve encontrar, em conjunto com os demais membros de sua equipe, e com outros interessados no projeto, qual é o conjunto de causas básicas (grandes causas) que é relevante no contexto específico do projeto que se está realizando.
A construção do diagrama de Ishikawa é algo que se adapta particularmente bem às sessões de Brainstorming. Como ferramenta de suporte à construção do diagrama, pode usar um simples quadro branco e canetas de várias cores.
Se a equipe de projeto ou os demais interessados estiverem dispersos geograficamente, pode usar-se o MS Word ou MS Excel, ou recorrer a um software um pouco mais específico, como por exemplo o MS Visio.
Análise de Causa e Efeito é composta de 6 etapas:
- Identificar o problema;
- Selecionar equipe interdisciplinar baseado no conhecimento requerido para determinar as causas do problema;
- Desenhar a caixa do problema e a seta principal;
- Especificar as principais categorias (Básicas: Pessoal, Método, Material, Equipamento, Medidas e Ambiente);
- Identificar as causas relacionadas para cada categoria (Ordem aleatória, importância, sequencial);
- Identificar ações corretivas.
3 - Diagrama de Sistema ou Fluxograma
O fluxograma é uma das ferramentas básicas de melhoria que fornece uma imagem visual de um processo que está sendo estudado. Esta imagem é feita através de uma representação gráfica da série de atividades que definem o processo.
Existem diversas razões para se preparar um fluxograma de um processo, tais como:
- Facilita o aprendizado da equipe sobre o processo que está sendo analisado;
- Torna o processo atual “visível”;
- Mostra as responsabilidades e relações entre etapas e áreas envolvidas no processo;
- Permite identificar etapas que não agregam valor;
- Permite identificar gargalos, complexidades, atrasos, ineficiências e desperdícios;
- Permite medir o tempo de ciclo de atividades;
- Identificar oportunidade de reduzir custos de processamento;
- Identificar “quick wins”.
4 - Diagrama de Árvore
O Diagrama de Árvore, também chamado de diagrama hierárquico, árvore de análise ou diagrama sistemático, começa de um problema, ou de uma constatação e vai se dividindo em ramos cada vez menores e mais fundo nos detalhes, tal e qual o tronco de uma árvore vai se desdobrando em galhos e ramos.
É um processo que parte do geral para o particular, da visão ampla aos detalhes. Como habitualmente ocorre quando da utilização de Ferramentas de Gerenciamento, geralmente o Diagrama de Árvore não é usado isoladamente.
O problema a ser desdobrado em seus detalhes através do Diagrama de Árvore pode ter sido identificado usando as ferramentas Diagrama de Afinidade ou Diagrama de Inter-relações. Estas ferramentas auxiliam a detectar o(s) problema(s) mais graves, mais prioritários, e o Diagrama de Árvore permitirá desdobrar cada um dos problemas identificados em suas causas.
O Diagrama de Árvore deve ser utilizado:
- Para identificar a possível causa básica de um evento;
- Ao analisar processos em nível de detalhe (a Estrutura Analítica de Projeto é um exemplo);
- Para desdobrar um tema genérico em seus diversos componentes;
- Ao explicar para a equipe os detalhes de um processo.
- Conseguiu entender o que é diagrama e quais os mais utilizados no Gerenciamento de Projetos? Ainda tem dúvidas? Fale com a gente!
E como o gerenciamento de projetos é um terreno fértil para desafios, veja esse vídeo que vai mostrar como encontrar a solução de um problema, antes do projeto:
Sobre o autor
Robson Camargo, PMP, MBA, GWCPM, ASF é professor nos cursos de MBA das Principais Escolas de Negócio do País: FGV, Fundação Dom Cabral e FIA/USP com Certificação PMP – Project Management Professional emitida pelo PMI, MBA em Administração de Projetos pela FEA/USP e Master Certificate pela George Washington. Robson Camargo é autor do livro PM VISUAL e criador do Método PM VISUAL. Sua equipe realiza treinamentos e consultorias em empresas do Brasil e exterior. Robson Camargo está à frente da RC Robson Camargo – Projetos e Negócios, há mais de 11 anos.
As marcas PMP, PMI, PMBOK e a logomarca “REP” RegisteredEducationProvaider são marcas registradas do Project Management Institute, Inc.
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