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Entenda a importância de ter um modelo de Plano de Ação

Entenda a importância de ter um modelo de Plano de Ação

Entenda a importância de ter um modelo de Plano de Ação

  • 29/6/2018
  • Robson Camargo

 

Sempre que um projeto aparece, um gerente de projetos sabe existe todo um caminho a ser percorrido até alcançar a meta final deste novo trabalho. Então para  você  já conheça todos os passos a serem dados neste caminho, que tal adotar um modelo de plano de ação, que é uma ferramenta muito eficiente na gestão de projetos?

Ter um modelo de plano de ação vai ensinar que o primeiro passo para realizar um projeto é ter foco, ou seja, saber onde se quer chegar com esse job. E mais, é preciso muito planejamento para que o caminho trilhado seja reto, sem curvas ou desvios, que podem produzir alteração de resultados.

plano de ação vai centrar forças na etapa de planejamento, mas também vai promover ações disciplinadas na fase de execução . Mas antes de mais nada, é possível pensar: mas por que fazer uso de um modelo de plano de ação? Justamente porque um plano de ação eficiente pode nortear as ações de um projeto futuro, mesmo que seja de diferente natureza, além de ajudar a ganhar tempo porque as etapas já estão definidas e listadas.

No gerenciamento de projetos, o modelo de plano de ação é uma estratégia que lista quais recursos você precisará para atingir suas metas.

O que é plano de ação?

O plano de açãoplano de atividades ou plano de trabalho é uma ferramenta gerencial para organizar as ações de melhoria em sua empresa ou seus projetos. Vai centrar esforços na consistência na etapa do planejamento e bastante disciplina na fase de execução.

Mas muitas vezes um plano de ação empresarial pode inclusive ser utilizado em projetos pessoais ou até mesmo ser usado como um modelo de plano de ação escolar, por exemplo.

Esse documento normalmente é criado no formato de planilhas de Excel ou o gestor pode escolher um outro tipo de documento, desde que contenha espaços para serem incluídas informações como objetivos e ações.

Um modelo de um plano de ação vai permitir organização das ações por itens e sub-itens, nomear responsáveis por cada ação e ainda determinar prazos.

O fato é que o plano de ação pronto de uma empresa vai conferir uma  sequência cronológica de ações necessárias para alcançar o objetivo de um projeto. Por exemplo, é preciso saber que para um projeto ter início é necessário o Termo de Abertura do Projeto. Esse documento é o indicativo da aprovação e início do projeto.

Isso é importante porque criar um modelo vai servir de base para que as ideias não fiquem soltas, vai traçar um caminho que deve ser percorrido com segurança entre o ponto inicial e a linha de chegada.

Além disso, é preciso definir as ações que podem ter sequências independentes, ou seja, com execuções simultâneas,  ou as outras que só podem ser iniciadas com a finalização de uma anterior. Pensando em um exemplo bem simples e compreensível por todos: na construção de um prédio, quem pode levantar paredes antes de preparar o terreno e construir os alicerces?

Colocar tudo em um documento como uma planilha ou um modelo de plano de ação para empresas vai promover rápida visualização, um panorama geral de todas as ações necessárias para a conclusão de um projeto.

Mas lembre-se que o modelo de plano de ação só deve ser guardado na gaveta enquanto se espera um novo projeto. Quando um novo trabalho surge ele vira documento vivo, que deve acompanhar o gerente de projetos em todo o ciclo de vida do projeto.

Como elaborar modelo de plano de ação?

Saber como montar um plano de ação vai ser muito mais fácil se você tiver um modelo a ser seguido.

Veja o que deve conter um plano de ação modelo:

- Objetivo geral

- Listagem de ações

- Cronograma de início e fim de cada atividade

- Orçamento para cada atividade

- Pessoa responsável pela execução de cada atividade

- Objetivo de cada ação

- Riscos e planos de contingência

Um modelo de planejamento simples para coletar tarefas, prazos e atribuições será um documento ideal para essas informações cruciais.

Ao utilizar um modelo de plano de ação, integre todas as pessoas envolvidas neste plano de ação exemploE além disso, é importante que todas saibam usar essa ferramenta. Isso pode ser feito com uma reunião para um rápido treinamento.

Automatize o que for possível no seu modelo de plano de ação empresarial, como os alertas de marcos de trabalho que vão apontar o que está concluído e avisar sobre próximos passos, para que as ações de gerenciamento de projetos fiquem mais práticas e você não precise se afastar de funções que fazem parte do seu escopo de trabalho.

Só para reforçar o seu modelo de plano de ação, adote essas iniciativas:

- Concentre-se nas prioridades

- Marque as tarefas concluídas como finalizadas

- Atribua alguém a cada tarefa, para saber exatamente quem são os responsáveis pelos setores ou tarefas

- Discuta as tarefas pendentes

Modelo de plano de ação no Excel

Para facilitar sua vida, faça download aqui de diversos modelos de planos de ação:

Veja algumas matrizes:

- Plano de Ação simples

- Plano de Ação Data Efetiva

- Plano de Ação com Raci

- Planilha de Plano de Ação com Tabela Dinâmica

- Kanban Simples

- Kanban Múltiplos projetos

Entendeu do que se trata um modelo de plano de ação? Caso precise mais esclarecimentos, me procure aqui pelo site, pelo Linkedin ou pelo e-mail. Você também pode se interessas pelo nosso texto sobre ferramentas para gestão de projetos.

E como citamos acima o Termo de Abertura de projeto, vou aproveitar para deixar abaixo um vídeo que explica melhor o documento:

 

Sobre o autor:

Robson Camargo, PMP, MBA, GWCPM, ASF é professor nos cursos de MBA das Principais Escolas de Negócio do País: FGV, Fundação Dom Cabral e FIA/USP com Certificação PMP – Project Management Professional emitida pelo PMI, MBA em Administração de Projetos pela FEA/USP e Master Certificate pela George Washington. Robson Camargo é autor do livro PM VISUAL e criador do Método PM VISUAL. Sua equipe realiza treinamentos e consultorias em empresas do Brasil e exterior. Robson Camargo está à frente da RC Robson Camargo – Projetos e Negócios, há mais de 11 anos.

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Sobre

É uma empresa de Educação Corporativa oficialmente homologada pelo PMI com o selo de R.E.P. (Registered Education Provider), alinhada com o Triângulo de Talentos do Gerente de Projetos

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