Estrutura analítica de projetos (EAP): aprenda a mapear e controlar o trabalho

Estrutura analítica de projetos (EAP): aprenda a mapear e controlar o trabalho

• 27/2020
• Robson Camargo

 

 

 

A Estrutura Analítica do Projeto (EAP) é um documento que muitas vezes é negligenciado pelos gerentes de projeto, mas poderá ser muito útil na definição visual do escopo.

Pode-se até dizer que esses são blocos de construção muito importantes para a área de gerenciamento de projetos.

Estrutura Analítica do Projeto (EAP): por que usar?

A definição do PMBOK® para EAP (Estrutura Analítica do Projeto) ou WBS (Work Breakdown Structure) é: decomposição hierárquica orientada à entrega do escopo total do trabalho a ser executado pela equipe do projeto para atingir os objetivos e entregar o que foi requerido.

Ou seja, é um recurso para dividir o projeto em pacotes de trabalho, por isso, na verdade, EAP é Estrutura Analítica do Trabalho.

Embora nem todos os gerentes de projetos tenham o hábito de usar essa ferramenta, até mesmo porque não sabem como elaborá-la, entender por que a EAP ou WBS pode ser bem útil no gerenciamento de projetos.

Vamos listar algumas boas razões para elaborar uma EAP:

• Indicar o marco do trabalho e pontos de verificação;

• Simplificar e tornar o trabalho mais direto;

• Permitir projetos mais legíveis;

• Auxiliar na estimativa do escopo, tempo e outros fatores que vão compor o projeto;

• Fornecer uma estrutura sólida para gerenciar e delegar as tarefas;

• Determinar que apenas tarefas necessárias serão utilizadas  no projeto.

Além disso, a Estrutura Analítica de Projetos (EAP) pode funcionar como uma entrada para cinco atividades principais:

• Planejamento de Recursos;

• Estimativa de custos;

• Orçamento de Custo;

• Planejamento de Gerenciamento de Riscos;

• Definição das atividades.

A criação da EAP orientada à entrega dos projetos concentra gerente, equipe, stakeholders e patrocinadores nos resultados dos produtos do projeto.

Blocos gerenciáveis

Depois da definição do escopo, é a hora que a EAP ou WBS precisa ser criada, decompondo em pacotes menores de trabalho. 

Essa estrutura de detalhamento do trabalho define o escopo visualmente em blocos gerenciáveis, que vai permitir o claro entendimento da equipe sobre o trabalho que deve ser realizado porque cada nível da estrutura vai ter detalhes adicionais e definição.

Já no que se refere a custo, a Estrutura Analítica de Projeto (EAP) terá pacotes de trabalho atribuídos a um departamento específico. Essas contas de custo vão ser definidas em uma estrutura de detalhamento organizacional e vão receber um orçamento para produzir as entregas.      

Além  disso, a EAP também é eficiente para identificar riscos potenciais. Se uma determinada ramificação do trabalho não estiver bem definido, poderá representar um risco de definição do escopo.

Outro benefício da EAP é que essa ferramenta é bastante eficiente para identificar, por meio de códigos de cores, quais produtos poderão estar sendo prejudicados se um projeto atrasar.

A EAP não deve conter atividades e deve ser realizada antes do cronograma de projetos, que vai apresentar uma linha do tempo, com todas as atividades a serem realizadas, com prazos de início ao fim e relações de interdependência.

Como fazer uma EAP?

Todas as informações sobre o projeto serão a base para a criação da EAP, que, posteriormente, também serão utilizadas para a criação do cronograma.

O próximo passo é criar o Termo de Abertura do Projeto, que é um documento curto, que vai formalizar o início e aprovação do projeto. Nele vai conter a base para a elaboração da Estrutura Analítica do Projeto (EAP), com dados como objetivos, finalidades, justificativas, descrição do produto, entregas do projeto, etc.

Então é hora de reunir os profissionais em uma reunião de brainstorming no produto final e planejar as etapas do projeto para elaboração da EAP, que vai representar o resultado das atividades do projeto, mas não as atividades em si.

O primeiro nível da Estrutura Analítica do Projeto (EAP) será justamente a distribuição das etapas ao longo do ciclo de vida do projeto.

Para a elaboração da EAP, será preciso identificar também o conjunto das entregas do projeto. 

O próximo passo é decompor as etapas, para dividir entregar grandes em menores, para que sejam mais fáceis de planejar e gerenciar.

• O nível superior representa o produto final do projeto;

• As subentregas devem conter pacotes (com definição do trabalho para estimar tempo e custos)  atribuídos aos departamentos da organização;

• Os pacotes de trabalho deverão ser independentes entre si;

• Os pacotes de trabalho não deverão ser duplicados.

Caso o gerente de projeto já tenha realizado um projeto semelhante ao atual, poderá usar a EAP anterior como uma base.

Podemos dizer que o desenvolvimento bem elaborado do detalhamento do trabalho pode garantir que cada processo do projeto seja melhor articulado e detalhado no nível apropriado do pacote.

Dicionário da EAP

O próximo passo da elaboração da EAP é fazer o Dicionário da EAP, que vai conter as descrições dos pacotes de trabalho para orientar melhor a equipe. No documento, constam informações sobre recursos, orientações técnicas e critérios de aceitação.

Esse documento serve para descrever o trabalho a ser executado, além de impedir alterações descontroladas no escopo do projeto.

Esses documentos também precisam ser consolidados pelo gerente de projeto, que vai precisar aprová-los com os stakeholders.

E o que é PBS?

Existe a EAP ou WBS, que é a Estrutura Analítica do Projeto, e existe a PBS (Product Breakdown Structure) ou Estrutura Analítica do Produto, que consiste na representação gráfica da estrutura hierárquica dos produtos e subprodutos do projeto.

Muitos gerentes de projeto preferem até mesmo substituir a elaboração da WBS pela PBS porque vai possibilitar o entendimento do que vai compor o produto, ou seja, definir o escopo do produto. 

A PBS vai garantir que todos os produtos necessários para um produto sejam considerados durante o planejamento e será possível projetar com mais precisão os requisitos do produto, projeto ou sistema.

Para criar a PBS, é necessário, em primeiro lugar, identificar os requisitos que o cliente do projeto tem para o produto que deseja, para construir e dar suporte. 

Depois disso, é mais fácil detalhar como será realizado esse projeto, validar com o cliente e realizar a WBS na sequência, fazendo um ajuste dos pacotes de trabalho antes de ir para o cronograma.

Conclusão

Fica bem claro que a Estrutura Analítica do Projeto (EAP) é um ponto de partida para o planejamento de muitos outros processos importantes dentro da gestão de projetos.

Mas não é raro que essa etapa seja pulada dentro do ciclo de vida do projeto, o que certamente pode envolver algumas consequências. 

O que pode-se dizer sobre isso, é que o profissional que optar por elaborar um documento de qualidade poderá evitar aumento desnecessário do escopo, déficit orçamentário e até mesmo baixo desempenho de entregas.

Saiba mais sobre PBS nesse vídeo:

 

 

Sobre o autor

Robson Camargo, PMP, MBA, GWCPM, ASF é professor nos cursos de MBA das Principais Escolas de Negócio do País: FGV, Fundação Dom Cabral e FIA/USP com Certificação PMP – Project Management Professional emitida pelo PMI, MBA em Administração de Projetos pela FEA/USP e Master Certificate pela George Washington. Robson Camargo é autor do livro PM VISUAL e criador do Método PM VISUAL. Sua equipe realiza treinamentos e consultorias em empresas do Brasil e exterior. Robson Camargo está à frente da RC Robson Camargo – Projetos e Negócios, há mais de 11 anos.

As marcas PMP, PMI, PMBOK e a logomarca “REP” RegisteredEducationProvaider são marcas registradas do Project Management Institute, Inc.