Gerenciamento de comunicação: quais as diretrizes do PMBOK®?

Gerenciamento de comunicação: quais as diretrizes do PMBOK®?

• 8/8/2019
• Robson Camargo

 

O Guia PMBOK® determina muito bem a importância do gerenciamento de comunicação dentro do ciclo de vida de um projeto.

Para um gerente, saber se comunicar é fator tão imprescindível quanto saber fazer o devido gerenciamento de integração de projetos ou até mesmo o gerenciamento de recursos do projeto.

O próprio PMI (Project Management Institute) defende em suas diretrizes do PMBOK® que muitos projetos, mesmo tendo sido concluídos dentro de prazo e orçamento esperados, não conquistaram totalmente a confiança dos stakeholders pela falta de uma boa comunicação. E o contrário também é possível: certos problemas do projeto podem ser mais facilmente “perdoados” quando a comunicação em gerenciamento de projetos for satisfatória.

Como promover o gerenciamento de comunicação do projeto?

A definição de comunicação é a “ação de transmitir uma mensagem e, eventualmente, receber outra mensagem como resposta”. Por isso, a comunicação entre o gerente de projetos, a equipe e os stakeholders precisa ser dinâmica e contínua, exatamente porque o gerenciamento de comunicação de projetos envolve também outras áreas do mesmo trabalho.

Mas como as pessoas têm visões e entendimentos diferentes sobre todas as coisas, é preciso ter diretrizes bem definidas para que não aconteçam falhas de comunicação que podem comprometer o projeto.

Executar o trabalho técnico de forma perfeita é o que todo gerente de projetos espera, mas isso requer também outras habilidades para um bom gerenciamento de comunicações do projeto.

Entre as habilidades que o gerente precisa desenvolver estão a escuta ativa, ter boa redação para envio de mensagens, boa oratória para se fazer entender, saber fazer as perguntas certas, motivar as pessoas e gerenciar conflitos.

Por isso, o PMBOK® também determina muitas diretrizes para essa que está entre as 10 áreas de conhecimentos do gerenciamento de projetos.

Para um gerenciamento de comunicação exemplo, o Guia PMBOK® vai determinar que as ações do gerente sejam pautadas em alguns passos, que não devem ser pulados:

-          Identificar as partes interessadas;

-          Fazer o plano de gerenciamento de comunicações;

-          Distribuir as informações sobre o projeto;

-          Fazer o gerenciamento de stakeholders e comunicações no que se refere à expectativa;

-          Elaboração da relatório de desempenho. 

Só por essas etapas, é possível perceber que a importância da comunicação no gerenciamento de projetos também é fator determinante para um trabalho bem-sucedido.

Identificação dos stakeholders

Segundo o PMBOK®, para um gerenciamento de comunicação exemplo, todas as partes interessadas precisam ser identificadas, no que se refere aos interesses em si, poder, influências e até impactos sobre o projeto.

Para tratar essa parte com bastante seriedade, podem ser envolvidas opiniões de especialistas e a análise criteriosa desses stakeholders.

Plano de gerenciamento das comunicações

Se a comunicação é fator crítico de um projeto, planejar o gerenciamento das comunicações pode auxiliar muito na boa conclusão do trabalho.

Então o objetivo do plano de gerenciamento das comunicações é garantir que diversos fatores serão tratados durante o ciclo de vida do projeto a partir das necessidades das partes interessados:

Determinar quem precisa de informações do projeto

No plano é fundamental que constem os membros da equipe, sponsor, diretoria e outras partes interessadas, que podem mudar de acordo com a natureza do projeto.

Mensagem e objetivo das comunicações

No plano de gerenciamento de comunicação é preciso deixar bem claro qual o conteúdo que precisa ser comunicado. Em primeiro lugar, escopo, cronograma, objetivos, riscos e metas do projeto precisam ser divulgados a todos.

E com qual objetivo? Normalmente, essa comunicação visa conscientizar os envolvidos no trabalho a ser executado, e fomentar as ações específicas de cada envolvido no processo.

Canal

No plano de gerenciamento de comunicação pronto também é necessário constar qual meio de comunicação no gerenciamento de projetos será escolhido para manter todos a par de cada ação.

Um bom exemplo de plano de comunicação em gerenciamento de projetos é o documento que traz um nível aprofundado de detalhamento e o envolvimento de todos os interessados . É fundamental que todos conheçam as regras do jogo.

Mas para que todos cumpram bem esse papel de se comunicar, é possível utilizar algumas ferramentas que ajudarão no processo como uma matriz de comunicação de gerenciamento de projetos, que pode trazer modelos e métodos de comunicação, bem como requisitos e tecnologias.

Distribuição das informações

Depois de bem definida a comunicação no gerenciamento de projetosno plano, começa a distribuição de todas as informações.

Esse processo pode ser realizado por reuniões diárias, semanais ou com outras periodicidades para a checagem contínua do status do projeto. As reuniões presenciais costumam ser mais eficazes, mas e-mails, teleconferências e até softwares também podem ser utilizados como meio de comunicação.    

Mas seja por reuniões presenciais ou por e-mails, é importante confirmar se todos entenderam a natureza da informação. É importante não deixar espaço para suposições dos envolvidos. A informação precisa ser clara.

Gerenciamento de comunicação e stakeholders em projetos

Segundo o PMBOK®, para gerenciar expectativas dos stakeholders, o gerente de projetos precisa concentrar habilidades pessoais e de gerenciamento, além de métodos de comunicação, principalmente porque, nesta fase, é preciso monitorar o plano de gerenciamento de comunicações e também a execução do projeto.

Neste aspecto, entender como gerenciar crises e conflitos no próprio ambiente em que o projeto está se desenvolvendo é um grande passo para o sucesso.

Agindo com assertividade e transparência nas comunicações, os stakeholders vão desenvolver a confiança na capacidade do gerente e no resultado do trabalho.

Nesta fase, também tenha cuidado com todos os armazenamentos de comunicações, relatórios e outros documentos que possam impactar o projeto.

Relatório de desempenho

O PMBOK® também determina que para um bom gerenciamento de comunicações, os relatórios de desempenho precisam fazer parte da rotina do gerente de projetos.

Nestes relatórios estarão os progressos e previsões que precisam ser comunicadas aos interessados.

Afinal, os gerentes de projetos bem-sucedidos sabem que a boa comunicação também é fator determinante para um trabalho bem-feito.

Então, se você quer saber mais sobre essa área de conhecimento, a comunicação é um dos temas serão minuciosamente esmiuçados em um curso PMP, no qual os gerentes de projeto buscam a certificação que mais garante status e custo-benefício aos profissionais do setor.

Veja um vídeo para entender como colocar todos os envolvidos de um projeto na 'mesma página':  

 Sobre o autor

Robson Camargo, PMP, MBA, GWCPM, ASF é professor nos cursos de MBA das Principais Escolas de Negócio do País: FGV, Fundação Dom Cabral e FIA/USP com Certificação PMP – Project Management Professional emitida pelo PMI, MBA em Administração de Projetos pela FEA/USP e Master Certificate pela George Washington. Robson Camargo é autor do livro PM VISUAL e criador do Método PM VISUAL. Sua equipe realiza treinamentos e consultorias em empresas do Brasil e exterior. Robson Camargo está à frente da RC Robson Camargo – Projetos e Negócios, há mais de 11 anos.

As marcas PMP, PMI, PMBOK e a logomarca “REP” RegisteredEducationProvaider são marcas registradas do Project Management Institute, Inc.