Como fazer gerenciamento de projetos em PMEs

Como fazer gerenciamento de projetos em PMEs

• 21/2/2019
• Robson Camargo

 

Não importa o tamanho de sua empresa. As metodologias de gestão podem beneficiar também as Pequenas e Médias Empresas (PMEs).  Apesar de muita gente acreditar que o gerenciamento de projetos é só para grandes negócios, esse quadro vem mudando rapidamente.

Sem metodologias eficientes de gestão, a empresa poderá enfrentar várias dificuldades como: prazos mais longos, retrabalhos, custos elevados e resultados insatisfatórios. Veja como sua empresa, mesmo de pequeno ou médio porte, pode fazer o gerenciamento de projetos com mais facilidade e obter melhores resultados.

O que significa PMEs?

O conceito de Pequena e Média empresa (PME) é simples e serve para designar o grupo de pequenas e médias empresas do País.

De acordo com uma classificação atribuída pelo Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas (Sebrae), utiliza-se o número de funcionários da organização como referencial da seguinte forma:

Indústria

• Microempresa – até 19 empregados
• Pequena Empresa – de 20 a 99 empregados
• Média Empresa – de 100 a 499 empregados
• Grande Empresa – 500 ou mais empregados

 

Comércio e Serviços 

• Microempresa – até 9 empregados
• Pequena Empresa – de 10 a 49 empregados
• Média Empresa – de 50 a 99 empregados
• Grande Empresa – mais de 100 empregados

De acordo com a Wikipédia, as pequenas e médias empresas são firmas com caraterísticas distintivas, tendo uma dimensão com determinados limites de empregados e financeiros fixados pelos Estados ou Regiões administrativas. São agentes com lógicas, culturas, interesses e espírito empreendedor próprios.

Benefícios da gestão de projetos para PMEs

 Nem todos os benefícios são monetários. O gerenciamento de projetos pode gerar um melhor controle dos projetos, comunicação interna eficaz, integração de diferentes unidades de negócios para um mesmo objetivo e novos projetos. Além disso, o gestor tem a garantia de que o projeto vai gerar um bom retorno econômico.

• Melhor gestão de recursos: se há um cumprimento de prazo, não há desperdício de budget;
• Produtividade: como os projetos têm data de início e fim, além de um ordenamento na execução, a produtividade aumenta;
• Resposta ágil às mudanças: as mudanças só podem ser bem gerenciadas se forem previstas e bem comunicadas.
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A gestão de pequenas e médias empresas tem os seus obstáculos,mas também tem muitas vantagens em relação às grandes empresas. Por exemplo, uma PME não precisa encarar as burocracias com reuniões, processos envolvendo diversas áreas, entre outras atividades que exigem tempo e organização.

Por ser menor, também tem muito mais agilidade e liberdade para elaborar e gerenciar projetos, que também podem ser acompanhados de perto, pois não se perdem em uma rede de procedimentos padrões, cheios de profissionais envolvidos.

Deixe o time alinhado

 Os funcionários de uma pequena empresa podem ter experiências diversas e também podem ser novos no ramo. Por causa dessa diversidade, é importante deixar todo mundo alinhado com o projeto e com a forma de gerenciamento dele.

É necessário expor a todos as vantagens da gestão e suas consequências positivas para o trabalho. Explicar também o uso das ferramentas de gestão de projetos, unificar os termos usados e esclarecer as funções dos envolvidos é fundamental para que cada um saiba seu papel e como desempenhá-lo.

Se for preciso, forneça um treinamento específico para apresentar a todos como será o gerenciamento dos projetos da empresa.

Defina prazos

É fundamental que os seus projetos tenham uma data estimada para serem concluídos. Sem um prazo definido, as chances de falhas podem aumentar e, dificilmente, a equipe atingirá as metas com excelência.

As datas não podem expressar um desejo da empresa, mas sim o resultado de uma análise aprofundada dos trabalhos com base no cronograma de projetos.

Tenha a noção de como está sua força de trabalho, pense na equipe como um todo, na tecnologia disponível e nas atividades a serem desempenhadas para estipular um prazo de entrega honesto. Depois disso, acompanhe os projetos para que não atrasem ou percam qualidade e, especialmente, para que eles sejam cumpridos no tempo correto.

Utilize ferramentas

Para facilitar o gerenciamento, use ferramentas que vão dar mais segurança e rapidez na administração de tarefas. Seja para fazer controles, para estabelecer uma comunicação mais clara ou para o desenvolvimento próprio do projeto, use a tecnologia como aliada.

Em vez de papéis, que estão sujeitos a uma gama de riscos, você pode utilizar softwares ou apps específicos de gerenciamento de projetos. Eles permitem a visualização ampla do projeto, quais são os objetivos de cada colaborador, como anda o cumprimento de tarefas, entre outras diversas funções que as tecnologias podem proporcionar.

Valorize a comunicação

A comunicação é uma das principais causas para fracassos em projetos. Em função disso, as PMEs devem estar sempre atentas aos fluxos estabelecidos durante as atividades.

Uma dica interessante é criar um padrão para a comunicação entre as empresas e equipes: pode-se se estabelecer o software usado na gestão do projeto como canal formal de comunicação, por exemplo, o que irá evitar enxurradas de e-mails e telefonemas entre as pessoas e a perda de informações durante o processo.

Estabelecer um canal de comunicação que informe as regras, prazos, objetivos e atualizações do andamento do projeto pode ser um fator determinante para o sucesso ou fracasso. Comunique a equipe com clareza sobre a existência de um imprevisto, por exemplo, a fim de evitar especulações negativas a respeito do projeto. Esteja aberto para ouvir novas ideias, soluções e comentários realizados pelos membros do time.

Viu quantos benefícios as PMEs podem obter com uma gestão de projetos eficientes? Se você ainda tiver alguma dúvida, mande pra gente, teremos prazer em te ajudar!

Agora veja um vídeo sobre como descobrir a solução certeira para o problema de uma empresa:

 

Sobre o autor

Robson Camargo, PMP, MBA, GWCPM, ASF é professor nos cursos de MBA das Principais Escolas de Negócio do País: FGV, Fundação Dom Cabral e FIA/USP com Certificação PMP – Project Management Professional emitida pelo PMI, MBA em Administração de Projetos pela FEA/USP e Master Certificate pela George Washington. Robson Camargo é autor do livro PM VISUAL e criador do Método PM VISUAL. Sua equipe realiza treinamentos e consultorias em empresas do Brasil e exterior. Robson Camargo está à frente da RC Robson Camargo – Projetos e Negócios, há mais de 11 anos.

As marcas PMP, PMI, PMBOK e a logomarca “REP” RegisteredEducationProvaider são marcas registradas do Project Management Institute, Inc.