Pasta de projetos: saiba a importância de organizar documentos

Pasta de projetos: saiba a importância de organizar documentos

• 05/02/2020
• Robson Camargo

 

Todo gerente de projetos deveria ter uma pasta de projetos para garantir mais organização e eficiência no dia a dia.

Embora haja uma possibilidade de registrar tudo o que ocorre sobre o andamento de um projeto de forma virtual, a pasta com os documentos físicos sobre cada trabalho pode tirar o profissional de gestão de projetos de muitas “enrascadas”.

O que é pasta de projetos?

A pasta de acompanhamento de projetos pode ser física ou virtual. Pessoalmente, prefiro uma pasta física porque dá mais peso em uma reunião, além da agilidade de ter em mãos todos os dados que poderão ser úteis e necessários.

A ideia é garantir mais organização durante todo o ciclo de vida de um projeto, que é dividido em várias fases: iniciação, planejamento, execução, monitoramento e controle, e encerramento.  

Desde a etapa inicial, com planejamento e definição do escopo do projeto, até a execução e encerramento, diversas situações podem acontecer.

Importante é saber que o principal objetivo é organizar os documentos de maneira que tudo possa ser encontrado facilmente. A sugestão é dividir essa pasta em tópicos. O que deve constar nesse “dossiê”:

• Atas de reunião: mesmo que as pessoas não se deem ao trabalho de ler quando recebem o documento, fica ali o registro do que foi decidido nas reuniões;

• Status Report: é um documento simples que se refere às atualizações periódicas e constantes sobre a situação do projeto, armazene todos;

• Registro de ocorrências: muitos problemas podem acontecer durante um projeto, por isso, uma medida importante é criar uma planilha com as datas, ocorrências e referências que lembrem o fato;

• E-mails: as mensagens mais importantes precisam ser guardadas na pasta, mesmo estando na caixa de entrada ou saída, especialmente para quando houver necessidade de encontrar algum e-mail com mais rapidez durante uma reunião; 

• Pedidos de mudança: é importante arquivar o registro do que foi aprovado e desaprovado para evitar problemas de “esquecimento” das partes envolvidas;

• Lições aprendidas do projeto: nunca é demais fazer uma reflexão do que ocorreu durante o ciclo de vida do projeto e documentar o que for útil para os próximo trabalhos.

  

Por que ter essa estrutura de pastas no gerenciamento de projetos?

O principal argumento para que o gerente de projetos seja estimulado a criar essa pasta de projetos é que durante um trabalho, normalmente, ele costuma ser o culpado de tudo, especialmente quando ocorrem problemas e falhas.

Por isso, é útil armazenar os documentos que são relevantes para que todos os relatos de um projeto possam ser comprovados durante uma reunião com o sponsor, cliente, as partes envolvidas e até o time.

Essa comprovação será muito importante para que o gerente de projetos possa justificar um atraso de cronograma, que não foi motivado pelo trabalho dele ou do time, mas por mudanças excessivas de escopo solicitadas pelo cliente. Esse é um exemplo, mas existem diversas outra situações que poderão ocorrer durante a execução de um projeto, e a pasta de projetos vai servir, justamente, para mostrar qual é a raiz das possíveis falhas e analisar o progresso em relação ao plano do projeto.

É de imensa validade ressaltar que o gerente de projetos precisa estar sempre atento aos objetivos dos projetos, cumprindo cronograma, ficando dentro do orçamento e entregando no prazo. Mas nesse andar, não custa lembrar que é possível que algumas interferências mudem esse resultado.

Essa pasta de projetos não é um meio para que o gerente se isente de problemas, mas mostra que ele esteve atento a todos os acontecimentos ocorridos e de quem são as responsabilidades.

Mais organização montando pastas pelas etapas do projeto

Gerenciar um projetos frequentemente significa lidar com uma montanha de papéis, com documentos que podem ser criados e alterados. Esse volume pode se tornar um caos quando chega a hora de buscar uma versão mais recente de um documento.

Por isso, criar um arquivamento adequado, pode render um precioso tempo ao gerente de projetos. 

Então, se o gerente quiser ser ainda mais organizado durante o ciclo de vida do projeto, também é importante fazer uma pasta para entrega do projeto para cada etapa, anexando documentos de referência a cada fase. Assim, nada vai escapar.

• Na etapa inicial, reúna documentos como propostas, contratos, termos de abertura, contratos, etc.

• Já no Planejamento, a pasta deverá conter o plano de gerenciamento de projetos e subplanos.

• Para a fase da definição do escopo, devem ser ser armazenados os requisitos, referências técnicas, declaração de escopo, matriz de rastreabilidade, pedidos de mudanças, etc.

• Para o cronograma e custos, arquive todos os documentos referentes à Baseline dos projetos, orçamentos planejados e executados.

• Sobre os fornecedores e compras, tenha sempre as cotações, propostas, contratos e relatórios muito bem arquivados.

Como as exigências do setor estão cada vez maiores e os gerentes de projetos estão quase sempre lutando contra o tempo, a organização poderá ser uma de suas armas de gestão mais eficientes.

Entenda melhor com esse vídeo “Guarde a prova do crime”:

 

 

Sobre o autor

Robson Camargo, PMP, MBA, GWCPM, ASF é professor nos cursos de MBA das Principais Escolas de Negócio do País: FGV, Fundação Dom Cabral e FIA/USP com Certificação PMP – Project Management Professional emitida pelo PMI, MBA em Administração de Projetos pela FEA/USP e Master Certificate pela George Washington. Robson Camargo é autor do livro PM VISUAL e criador do Método PM VISUAL. Sua equipe realiza treinamentos e consultorias em empresas do Brasil e exterior. Robson Camargo está à frente da RC Robson Camargo – Projetos e Negócios, há mais de 11 anos.

As marcas PMP, PMI, PMBOK e a logomarca “REP” RegisteredEducationProvaider são marcas registradas do Project Management Institute, Inc.