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Saiba como fazer gerenciamento de riscos em um projeto

Saiba como fazer gerenciamento de riscos em um projeto

Saiba como fazer gerenciamento de riscos em um projeto

  • 14/1/2019
  • Robson Camargo

 

Muitos profissionais não gostam sequer de falar de riscos em projetos, mas a parte de gerenciamento de riscos, particularmente, é uma das minhas preferidas, porque é justamente gerindo esse aspecto que vamos eliminar qualquer ocorrência de problemas em um projeto, e caso ocorram estaremos preparados para agir.

Mas o que são riscos? São eventos incertos que podem ou não ocorrer. Mas que se vierem a acontecer podem impactar o projeto de forma negativa ou até mesmo positiva em um ou mais objetivos, como prazo, custo, escopo e qualidade. Veja como evitar essas situações!

O que é gerenciamento de risco

Riscos são todos os componentes de incerteza que podem afetar o resultado final de um projeto, de forma negativa ou positiva. Ou seja, além das ameaças que são capazes de prejudicar a execução, também são chamados de riscos as oportunidades que podem ser aproveitadas ao longo do caminho para se conquistar um desempenho melhor.

Um risco é incerto, mas não exatamente imprevisível. Afinal, é possível quantificar e qualificar o risco, determinando sua probabilidade e impacto, preparando-se para a eventualidade de que ele se concretize.

Logo, mais do que a simples preocupação com perigos que rodeiam o projeto, o gerenciamento de riscos em projetosé de fato uma forma de conhecer, administrar e se preparar para todos elementos incertos que fazem parte dele.

Por que gerenciar riscos?

Pense que no aspecto tanto pessoal quanto profissional, há pessoas que gostam mais ou menos de correr riscos. Um stakeholder que não gosta de correr riscos estará disposto a gastar um pouco mais em um programa de gerenciamento de riscos, enquanto outro que não tema ou até “aprecie” os riscos, só vai desembolsar alguma verba quando o risco real acontecer.

Neste último caso, em uma análise mais fria, poderíamos pensar que muitos riscos de um projeto que imaginamos nunca ocorrerão, então, o stakeholder que só pensa em desembolsar no momento do risco poderia ser considerado o melhor para os resultados da empresa.

Mas aqui vale alertar que muitas vezes evitar o risco sai mais barato do que “remediar”.

Lembre-se que não é pelo fato do risco não estar sendo visto que ele não exista. É muito melhor conhecer as possibilidades do seu acontecimento para saber como agir diante do risco.

Assim como a imprescindível realização do Termo de Abertura do Projeto, que é o documento que possibilita o início da execução do projeto, considero fundamental avaliar os riscos negativos ou positivos pertinentes a  um projeto.

Ao conhecer todas as possibilidades do que pode acontecer em um projeto com um programa de gerenciamento de riscos, um gerente de projeto poderá adotar medidas que continuem garantindo o sucesso do trabalho.

E, como o caminho a ser percorrido até a conclusão de um projeto é sempre longo, é fundamental também adotar um modelo de plano de ação, que é uma ferramenta muito eficiente na gestão de projetos.

O que é gerenciamento de riscos em projetos?

A gestão de riscos é um processo sistemático de planejamento estratégico que envolve processos de identificação, avaliação, resposta e monitoramento de riscos, com o objetivo de minimizar ameaças e maximizar oportunidades de um projeto.

gerenciamento de riscos em projetos PMBOK® (Project Managemente Body of Knowledge), que é o guia das melhores práticas do gerenciamento de projetos publicado pelo PMI® (Project Management Institute), tem um capítulo próprio, com seis processos apresentados: Planejar o Gerenciamento de Riscos, Identificar os Riscos, Realizar a Análise Qualitativa dos Riscos, Realizar a Análise Quantitativa dos Riscos e Planejar a Resposta aos Riscos.

Qual é o objetivo do programa de gerenciamento de riscos?

O objetivo de um plano de gerenciamento de riscos é prover uma sistemática voltada para o estabelecimento de requisitos, contendo orientações gerais de gestão.

A ideia desse processo de planejar é gerar um Plano de Gerenciamento de Riscos que é um documento auxiliar do gerenciamento de projetos.

No plano estão contidas as diretrizes de como o gerente de projetos vai gerenciar os riscos, vai definir e identificar, como vai fazer análises qualitativa e quantitativa dos riscos do projeto e como vai gerenciar o orçamento do projeto.

Para entender melhor, vamos a um plano de gerenciamento de risco, exemplo, na área de segurança do trabalho, que vai identificar e prevenir acidentes que possam acontecer com os trabalhadores e terceiros no ambiente onde estão inseridos. Por exemplo, em uma madeireira, há riscos de uma derrubada de árvore atingir algum operário. Por isso, é preciso adotar medidas para prevenir essa possibilidade.

Então, quanto a gerenciamento de riscos, é correto afirmar quea ideia é sempre de prevenção, seja em que setor for, seja gerenciamento de risco em saúde, setor de TI ou até mesmo o exemplo citado de segurança no trabalho.

Mas as pessoas podem pensar, quais os tipos de riscos que um trabalhador de TI corre? Neste caso, o risco pode ser um vírus apagar todos os dados de um projeto que está elaborando há meses. Antes de ocorrer, uma medida preventiva poderia ser realizar um backup diário.

Os riscos, nem sempre estão associados com acidentes, mas com fatores que poderão alterar todo o andamento do projeto.

Como gerenciar o risco

Mais do que a simples preocupação com perigos que rodeiam o projeto, o gerenciamento de riscos é de fato uma forma de conhecer, administrar e se preparar para todos elementos incertos que fazem parte dele.

O planejamento do gerenciamento dos riscos é a primeira etapa da gerência de riscos, segundo o PMBOK (Project Management Body of Knowledge). O objetivo desse processo é definir como esses riscos serão abordados, qual metodologia será utilizada e quem serão as pessoas nele envolvidas.

Já no Plano de Gerenciamento de Riscos estão previstas as seguintes etapas:

Identificação de riscos

Normalmente, para fazer essa identificação, o gerente de projetos convoca uma equipe de gerenciamento de riscos, com membros-chaves, que possa gerar ideias sobre os prováveis riscos que possam afetar um projeto. É importante não fazer isso sozinho.

Convide pessoas de várias áreas, que tenham conhecimento naquele tipo de projeto, pessoas que já tenham experiência com projetos semelhantes ou até mesmo pessoas dos escritórios de projetos (PMO), que vivenciem outros projetos similares dentro da organização.

É nessa etapa que acontecem os brainstorms. Demais membros do projeto e até clientes também podem ser convocados para apresentar possíveis ideias de riscos. É preciso ser muito minucioso aqui.

Existem várias técnicas que podem ser adotadas para identificar dos riscos, uma delas é a análise de SWOT, que observa os pontos fortes, as oportunidades recorrentes; e fraquezas, as ameaças recorrentes.

Também pode ser utilizada a técnica Delphi, mas essa precisa ser orquestrada por especialistas do setor do projeto e ser realizada de forma anônima.

Avaliação de riscos

Após identificação dos riscos, é preciso avaliar a prioridade com quem cada risco deve ser tratado. E pode-se recorrer a diversas fontes para determinar esses valores, também podem ser incluídos fatores como impossibilidade de detecção de cada risco.

Análise de Riscos

Neste momento é usada a Estrutura Analítica de Riscos, que constitui uma estrutura hierárquica das possíveis fontes de riscos, o modelo deve ser adequado à natureza do projeto.

Então será realizada a Análise Qualitativa dos Riscos

  • É o processo para realizar a priorização dos riscos identificados para análise ou ação subsequente, por meio de avaliação e combinação de sua probabilidade de ocorrência e impacto.

O próximo passo é a Análise Quantitativa de Riscos

  • É o processo para analisar de forma numérica (em custos) o efeito dos riscos identificados e priorizados nos objetivos do projeto.

Através dos índices obtidos nas duas análises poderemos chegar ao Valor Monetário Esperado. Vamos dar um exemplo para ficar mais claro:

Se uma pessoa tem um carro no valor de R$ 100 mil e ela considera que aquele automóvel tem um grau de exposição aos riscos de 10%, um valor multiplicado pelo outro vai se chegar a uma soma de R$ 10 mil. Esse é o Valor Monetário Esperado.

Normalmente, essa é a fórmula utilizada pelas seguradoras de veículos para determinar o valor do seguro de um automóvel, a partir de diversas análises que são feitas, como tempo de carteira do motorista, idade, onde o carro fica estacionado, quem usa, etc.

Mas você pode considerar que esse valor é muito alto, e que o seu carro não corre 10% de riscos, mas uns 4% ou 5%. Então, você poderá optar por outros meios para “segurar” o seu carro. E assim é no Plano de Gerenciamento de Riscos.

A somatória dos números que geram o Valor Monetário Esperado será transformada em Reserva de Contingência, que vai ser naturalmente diminuída no próximo processo que é Planejar Respostas ao Risco.

Planejar respostas ao risco

O próximo passo do programa de gerenciamento de riscos é envolver as medidas que serão adotadas com relação ao risco, já que os riscos poderão ser positivos (oportunidades) ou negativos (ameaças). Aqui, ao planejar as medidas, os riscos poderão ficar ao nosso favor, não se trata de dar sopa ao azar.

Há respostas para os riscos negativos e positivos. Vamos primeiro às respostas para riscos negativos:

  • Eliminar, evitar ou prevenir: neste caso, o plano de gerenciamento do projeto é alterado a fim de resolver a questão do risco.
  • Transferência: o risco é passado a terceiros (seguro, títulos de desempenho) e, inclusive, a responsabilidade dessas respostas. Essa medida não vai eliminar o risco, mas transferir o impacto, caso realmente ocorra.
  • Mitigação: são ações que diminuem a probabilidade de ocorrências e o impacto das ocorrências. No caso do carro, colocar uma trava não vai eliminar, mas diminuir a possibilidade de um possível roubo.
  • Aceitação de riscos: pela falta de opções viáveis, nenhuma medida é tomada, a não ser no caso da ocorrência real do risco. Na aceitação ativa, será estabelecida uma reserva para contingência. Na aceitação passiva não são planejadas ações, simplesmente a equipe terá que lidar com as consequências à medida que aconteçam.

Para os riscos positivos, há ações como:

  • Explorar: tenta eliminar a incerteza do risco, fazendo que a oportunidade surja.
  • Compartilhar: a organização poderá juntar-se a uma outra parte para potencializar os ganhos.
  • Melhorar:  é contrário de mitigar no risco negativo, é aumentar a probabilidade dos impactos positivos pela maximização dos principais acionadores do risco.
  • Aceitar: aceitar a oportunidade e colher frutos dela.

Monitoramento de riscos

Esse processo se dá ao longo do ciclo de vida do projeto e visa ajustar quaisquer inconformidades que acontecerem, para assegurar uma otimização contínua das respostas. E para isso há um constante monitoramento dos riscos existentes, a identificação de novos riscos e avaliação dos processos existentes também compõem essa etapa.

Ainda assim, tenha em mente que a gerência de riscos em projetos não termina com a elaboração desse planejamento de respostas. Depois disso, é importante estabelecer formas de controlar e monitorar esses riscos durante a execução, evitando ser pego de surpresa.

É preciso ter uma pessoa cuidando dos riscos do projeto, que tenha um olhar muito detalhista observando se há riscos novos ou o risco mudou diante das condições macroeconômicas, por exemplo, ou até se as ações decididas estão sendo implementadas. Isso pode ajudar, e muito, a evitar sustos e garantir o sucesso de um projeto.

Entendeu melhor qual é o objetivo do gerenciamento de riscos e como fazer gerenciamento de riscos?

Agora veja um vídeo sobre qual método de planejamento de projetos devo usar.

 

 

Até a próxima!

 

Sobre o autor:

Robson Camargo, PMP, MBA, GWCPM, ASF é professor nos cursos de MBA das Principais Escolas de Negócio do País: FGV, Fundação Dom Cabral e FIA/USP com Certificação PMP – Project Management Professional emitida pelo PMI, MBA em Administração de Projetos pela FEA/USP e Master Certificate pela George Washington. Robson Camargo é autor do livro PM VISUAL e criador do Método PM VISUAL. Sua equipe realiza treinamentos e consultorias em empresas do Brasil e exterior. Robson Camargo está à frente da RC Robson Camargo – Projetos e Negócios, há mais de 11 anos.

 

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É uma empresa de Educação Corporativa oficialmente homologada pelo PMI com o selo de R.E.P. (Registered Education Provider), alinhada com o Triângulo de Talentos do Gerente de Projetos

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