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Mapeamento de processos: entenda o que é em 4 passos

Mapeamento de processos: entenda o que é em 4 passos

Mapeamento de processos: entenda o que é em 4 passos

  • 2/7/2019
  • Robson Camargo

 

Você sabe o que é mapeamento de processos e para que serve? De forma simples podemos afirmar que mapeamento de processos é o agrupamento de todas as etapas necessárias para uma determinada produção, mostrando como as tarefas têm vínculos entre si e indicando os responsáveis.

Com projetos cada vez mais complexos, o mapeamento de processos pode fazer uma grande diferença na gestão de projetos. Para você entender melhor o que é mapeamento de processoscontinue lendo este post!

O que é mapeamento de processos

Antes de falarmos sobre o mapeamento, vamos lembrar o que são processos.

Segundo o guia PMBOK - 4ª Edição, um processo é um conjunto de ações e atividades inter-relacionadas, que são executadas para alcançar um produto, resultado ou serviço predefinido.

Isso nos indica que os processos estão presentes em tudo o que acontece dentro de uma empresa: desde o início de um projeto, seu planejamento, durante a execução, controle, mensuração e encerramento.

O objetivo de um processo é a sistematização e padronização de ações e atividades para um mesmo fim. Enquanto o mapeamento é utilizado para detectar, compreender e conhecer os processos de negócios atuais e futuros com o objetivo de melhorar o nível de satisfação do cliente (interno e externo) e da qualidade dos produtos ou serviços e também de reduzir custos para aumentar o desempenho do negócio.

O mapeamento de processos permite que o gestor identifique os pontos fortes do projeto, gargalos, retrabalho, excesso de documentação etc. Isso possibilitará melhorar todos os processos e aumentar a performance da equipe e da empresa como um todo.

Isso tudo nos leva a concluir que o mapeamento de processos pode ser extremamente importante para definir o planejamento estratégico de uma empresa!

Como mapear com eficiência em 4 passos

Agora que você já entendeu o que é mapeamento de processos e a sua importância, confira algumas dicas para otimizar as operações, tornando o gerenciamento de projetos menos burocrático, mais produtivo e efetivo. Confira:

1 - Entenda e estude o fluxo dos processos

Atividades executadas normalmente demandam um insumo (entrada) e geram um produto (saída), que, por sua vez, servirá de insumo para a próxima etapa. O gestor precisa estudar essas etapas individuais de entradas e saídas para que o fluxo ocorra fluidamente, sem gargalos ou retrabalhos.

Além disso, mecanismos utilizados no processamento (software de gestão, planilhas, e-mails) também devem ser analisados. As ferramentas são utilizadas para facilitar o trabalho e, se alguma delas não for bem aproveitada ou estiver atrapalhando, o mapeamento vai identificar isso.

2 - Compreenda as diferentes etapas

Você só conseguirá mapear projetos se souber como eles são executados. Mesmo que você conheça os processos como a palma da sua mão, o mapeamento traz confiança e fidelidade, ajudando toda a equipe a compreender cada uma das etapas.

Uma dica é a criação de um questionário que ajude a entender melhor as entradas, ferramentas e saídas. Com tudo documentado, você pode construir uma check list fiel aos seus processos. Perguntas relativas às metas, não conformidades e compromissos devem constar nesse questionário.

3 - Separe os processos por grupos

Depois que etapas do processo são compreendidas, identificadas e documentadas, precisam ser agrupadas. O objetivo dessa etapa é facilitar a execução e definição de metas. Você pode utilizar a metodologia que preferir, mas não se esqueça de que os grupos de processo deverão estar ligados pelos resultados que geram.

4 - Crie um fluxograma

Desenhe o fluxo que representa cada passo executado dentro dos processos. Quando você cria um fluxograma, tem um diagrama visual que mostra claramente entradas, ferramentas, técnicas e saídas. A representação gráfica ajuda a visualização e entendimento dos processos de forma geral, bem como facilita a identificação dos principais responsáveis e suas funções.

Desta forma, chega-se ao fim do mapeamento. Aqui, é fundamental representar todas as atividades identificadas durante o mapeamento e também as ligações entre elas. Com a simplificação e racionalização de todas as etapas, o gestor pode compreender e otimizar os processos dos projetos da empresa.

Vale ressaltar que assim como o mapeamento de processos, também encontramos a metodologia PDCA, que é muito utilizada por corporações que desejam melhorar seu nível de gestão através do controle eficiente de processos e atividades internas e externas, padronizando informações e minimizando as chances de erros na tomada de decisões importantes.

Esperamos que com este post você tenha compreendido como aplicar o conceito de mapeamento de processos pode transformar a cultura de uma empresa e abrir caminho para o bom funcionamento dos projetos.

Ficou alguma dúvida? Comente!

 

Veja esse vídeo para entender como ampliar sua visão de gerente de projetos:

 

Sobre o autor

Robson Camargo, PMP, MBA, GWCPM, ASF é professor nos cursos de MBA das Principais Escolas de Negócio do País: FGV, Fundação Dom Cabral e FIA/USP com Certificação PMP – Project Management Professional emitida pelo PMI, MBA em Administração de Projetos pela FEA/USP e Master Certificate pela George Washington. Robson Camargo é autor do livro PM VISUAL e criador do Método PM VISUAL. Sua equipe realiza treinamentos e consultorias em empresas do Brasil e exterior. Robson Camargo está à frente da RC Robson Camargo – Projetos e Negócios, há mais de 11 anos.

As marcas PMP, PMI, PMBOK e a logomarca “REP” RegisteredEducationProvaider são marcas registradas do Project Management Institute, Inc.

 

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Sobre

É uma empresa de Educação Corporativa oficialmente homologada pelo PMI com o selo de R.E.P. (Registered Education Provider), alinhada com o Triângulo de Talentos do Gerente de Projetos

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