Mapeamento de processos: entenda como fazer em 5 passos

Mapeamento de processos: entenda como fazer em 5 passos

• 15/01/2020
• Robson Camargo

 

Você sabe o que é mapeamento de processos e para que serve? De forma simples podemos afirmar é o agrupamento de todas as etapas necessárias para uma determinada produção, mostrando como as tarefas têm vínculos entre si e indicando os responsáveis.

Com projetos cada vez mais complexos, usar ferramentas de mapeamento de processos pode fazer uma grande diferença na gestão de projetos, porque permite demonstrar visualmente todas as etapas e decisões de um processo. 

Para você entender melhor o que é mapeamento de processos continue lendo este post!

O que é mapeamento de processos?

Antes de falarmos sobre o mapeamento, vamos lembrar o que são processos.

Segundo o guia PMBOK - 4ª Edição, um processo é um conjunto de ações e atividades inter-relacionadas, que são executadas para alcançar um produto, resultado ou serviço predefinido.

Isso nos indica que os processos estão presentes em tudo o que acontece dentro de uma empresa: desde o início de um projeto, seu planejamento, durante a execução, controle, mensuração e encerramento.

O objetivo de um processo é a sistematização e padronização de ações e atividades para um mesmo fim. Por isso, investir em na gestão de processos passo a passo pode transformar os resultados de uma empresa.

O que significa mapeamento de processos?

O significado dessa ferramenta gerencial é trazer à empresa uma forma de identificar informações, fluxo de trabalho, envolvidos nos processos, entendimento das capacidades, competências e recursos disponíveis.

Os objetivos do mapeamento de processos  passam por detectar, compreender e conhecer os processos de negócios atuais e futuros com o objetivo de melhorar o nível de satisfação do cliente (interno e externo) e da qualidade dos produtos ou serviços e também de reduzir custos para aumentar o desempenho do negócio.

O mapeamento permite que o gestor identifique os pontos fortes do projeto, gargalos, retrabalho, excesso de documentação etc. Isso possibilitará melhorar todos os processos e aumentar a performance da equipe e da empresa como um todo.

Conheça vantagens do mapeamento de processos:

• Demonstrar que as tarefas transformam entradas em saídas;

• Apresentar as várias tarefas contidas em um processo;

• Descrever o fluxo de informações, documentos e materiais;

• Indicar as decisões que devem ser tomadas;

• Demonstrar as inter-relações e interdependências entre as etapas do processo.

  

Exemplos de mapeamento de processos   

Para começar a usufruir desses benefícios, é possível utilizar exemplos de mapeamento de processos organizacionais criando um fluxograma manual, que pode ser elaborado com o Microsoft Word, Visio ou Power Point, mas também criar um mapeamento de processos em Excel.

Para facilitar ainda mais esse trabalho, outra opção é investir em um  software livre para mapeamento de processos, que pode facilitar a criação do mapa, com atualização de dados e compartilhamento.

Usando qualquer um desses mecanismos, a empresa vai permitir que colaboradores, supervisores, fornecedores e clientes entendam claramente quais são os objetivos do processo, concordem com os prazos e metodologias para as entregas.

Além disso, isso tudo nos leva a concluir que utilizar um modelo de mapeamento de processos pode ser extremamente importante para definir o planejamento estratégico de uma empresa!

Como fazer o mapeamento de processos?

Para fazer esse mapeamento é preciso entender que a empresa deverá promover a arquitetura dos processos do negócio, criando um mapa ou fluxograma, que vai definir fluxo de informações, atividades associadas e até relacionamentos corporativos importantes.

Então, confira algumas dicas para otimizar as operações, tornando o gerenciamento de projetos menos burocrático, mais produtivo e efetivo. 

Mapeamento de processos: como fazer em 5 passos

Quando as organizações conseguem mapear seus processos costumam atender ou até mesmo superar a expectativa de seus clientes. Por isso, vale investir. Então, conheça 5 passos para realizar um mapeamento de processos exemplo:

1 - Entenda e estude o fluxo dos processos

Atividades executadas normalmente demandam um insumo (entrada) e geram um produto (saída), que, por sua vez, servirá de insumo para a próxima etapa. O gestor precisa estudar essas etapas individuais de entradas e saídas para que o fluxo ocorra fluidamente, sem gargalos ou retrabalhos.

Além disso, mecanismos utilizados no processamento (software de gestão, planilhas, e-mails) também devem ser analisados. As ferramentas são utilizadas para facilitar o trabalho e, se alguma delas não for bem aproveitada ou estiver atrapalhando, o mapeamento vai identificar isso.

2 - Compreenda as diferentes etapas

Você só conseguirá mapear projetos se souber como eles são executados. Mesmo que você conheça os processos como a palma da sua mão, o mapeamento traz confiança e fidelidade, ajudando toda a equipe a compreender cada uma das etapas.

Uma dica é a criação de um questionário para mapeamento de processos que ajude a entender melhor as entradas, ferramentas e saídas. Com tudo documentado, você pode construir uma check list fiel aos seus processos. Perguntas relativas às metas, não conformidades e compromissos devem constar nesse questionário.

3 - Separe os processos por grupos

Depois que etapas do processo são compreendidas, identificadas e documentadas, precisam ser agrupadas. O objetivo dessa etapa é facilitar a execução e definição de metas. Você pode utilizar a metodologia que preferir, mas não se esqueça de que os grupos de processo deverão estar ligados pelos resultados que geram.

4 - Mapeamento de processos: fluxograma 

O mapeamento do fluxo do processo representa cada passo executado dentro dos processos. Quando você cria um fluxograma, tem um diagrama visual que mostra claramente entradas, ferramentas, técnicas e saídas. A representação gráfica ajuda a visualização e entendimento dos processos de forma geral, bem como facilita a identificação dos principais responsáveis e suas funções.

Aqui, é fundamental representar todas as atividades identificadas durante o mapeamento e também as ligações entre elas. Com a simplificação e racionalização de todas as etapas, o gestor pode compreender e otimizar os processos dos projetos da empresa.

5 - Revise e otimize o mapeamento

Depois de finalizar todos esses passos, ainda há um estágio que deve ser realizado: a revisão e a otimização dos processos.

Então, confira o seu formulário para mapeamento de processos  e constate se todos os passos estão sendo seguidos, se o fluxo já é o ideal ou ainda existem etapas que não estão sendo contempladas ou outras que são redundantes. 

Assim, com esse cuidado constante, será possível fazer melhorias gradualmente até que o processo possa ser classificado como eficiente. 

Conclusão

Vale ressaltar que assim como o mapeamento de processos, também encontramos a metodologia PDCA, que é muito utilizada por corporações que desejam melhorar seu nível de gestão por meio do controle eficiente de processos e atividades internas e externas, padronizando informações e minimizando as chances de erros na tomada de decisões importantes.

Mas já podemos concluir que utilizar técnicas de mapeamento de processo permite:

• Medir a eficiência de um processo;

• Reunir informações que apresentem desperdícios, ineficiências e impacto para parceiros e clientes;

• Que a empresa estabeleça o que ocorre na atualidade, ter mais previsibilidade de resultados futuros e entender por quê;

• Desenvolver novos processos aperfeiçoados para eliminar ou reduzir certas ineficiências.

Caso queira mais detalhes, um curso de mapeamento de processos poderá solucionar muitas dúvidas. Na Robson Camargo Projetos e Negócios esse tópico faz parte do Curso de Gestão de Processos. 

Esperamos que com este post você tenha compreendido como aplicar o conceito de mapeamento de processos pode transformar a cultura de uma empresa e abrir caminho para o bom funcionamento dos projetos.

Ficou alguma dúvida? Comente!

 

Veja esse vídeo para entender como ampliar sua visão de gerente de projetos: