Project Model Canvas para gerenciamento de projetos

Project Model Canvas para gerenciamento de projetos

• 28/08/2019
• Robson Camargo

 

O PM Canvas (Project  Model  Canvas) foi criado no Brasil em 2013 a partir da ideia do suíço Alexander Osterwalder, que aproveitou para o meio corporativo uma que ferramenta muito utilizada no mundo da pintura. Canvas significa tela, quadro.

Osterwalder, consultor de estratégia, elaborava Business Plan da forma tradicional inicialmente, e certo dia usou um Canvas, ou seja, uma tela para elaborar um Plano de Negócio, e batizou como Business Model Canvas.

O que é o PM Canvas?

É uma metodologia robusta, porém simples, de planejamento de projetos, que utiliza conceitos visuais da neurociência aliados a uma estrutura lógica de componentes que formam um plano de projeto.

É muito versátil, visual e ágil para que as pessoas envolvidas em um projeto tenham a mesma visão a respeito dele.

Mas afinal, o que é o Project Model Canvas?

Esses componentes lógicos e visuais estão organizados em blocos de perguntas fundamentais (Por quê, O quê, Quem, Como, Quando e Quanto) integrados em consonância com a teoria que rege o gerenciamento de projetos.

Em Project Management ou gerenciamento de projetos, planejar, executar e gerir exige ferramentas e metodologias que facilitem o trabalho de todos os envolvidos, para atingir melhores resultados na entrega.

Esses blocos de perguntas da metodologia PM Canvas  são formados pelos elementos fundamentais do plano, os quais compõem o modelo mental que permite visualizar todos os componentes e suas dependências em uma única página.

É recomendável que o PM Canvas seja construído sobre uma única folha de formato A1 e notas autoadesivas, os famosos post-its, com no máximo 140 caracteres por nota. Tal metodologia permite que o modelo seja modificado quantas vezes for necessário.

Lembre-se, o plano é um artefato em constante evolução! No início do projeto, as incertezas são grandes e a imprevisibilidade é dominante. Durante o decorrer do projeto, mais informações são disponibilizadas e de forma mais precisa, assim o plano deve evoluir paralelamente.

Mas por que Canvas PM?

Muita gente pode perguntar o que uma ferramenta artística contribui com o gerenciamento de projetos. E tenha certeza, é fundamental para o planejamento.

Considerado uma metodologia inovadora de gerenciamento de projetos, Project Model Canvas foi escrito com clareza ímpar e abordagem diferenciada para revolucionar o campo da gestão de projetos.

A metodologia Canvas é plenamente colaborativa, com a qual todos os stakeholders do projeto participam com proatividade, suprimindo a tão conhecida burocracia e o excessivo preenchimento de documentos desnecessários.

O Canvas ganhou uma repercussão muito grande no mundo, no meio corporativo, e muitos outros Canvas surgiram, com diversas funcionalidades e objetivos diferentes. Inclusive, para quem nunca ouviu falar, é possível pesquisar o PM Canvas online e conhecer diversos modelos.

Eu mesmo criei uma variação que denominei PM VISUAL, que tem seu conceito plenamente explicado em livro de minha autoria, publicado pela Editora Saraiva.

O Canvas de Projetos do PM VISUAL, que falarei mais abaixo, é seguido posteriormente de uma ampliação, um detalhamento do Canvas de projetos inicial – explicarei melhor mais adiante.

PM Canvas exemplo:

PM Canvas App?

Muitos outros consultores de mercado criaram posteriormente, variações do Canvas de Projetos, e hoje existem vários modelos no Brasil, sendo inclusive modificado por muitas empresas para adequar à sua realidade e aplicabilidade, uma vez que o conceito e seu uso é muito prático e traz grandes resultados.

Com a tecnologia cada vez mais avançada, a metodologia ganhou até mesmo uma versão em aplicativo para smartphone, com a qual cada integrante do projeto pode participar da reunião fazendo interações em tempo real no Canvas a partir do seu próprio celular.

Porém, na minha opinião, esse método não se mostra nada prático, pois apesar da ideia de trabalho colaborativo de forma online e remota, a prática não se mostra uma realidade para essa aplicação.

O melhor mesmo é o uso de telas grandes, em papel, impresso em tamanho A1. Mas dá para fazer com outras pessoas, por vídeoconferência também. Já fiz muitas vezes e com grande sucesso.

Veja aqui como trabalhar com essa ferramenta imprescindível para os profissionais de gerenciamento de projetos, que vão encontrar as melhores ideias de como elaborar um projetoa partir desta forma colaborativa.

Project Model Canvas: inteligência colaborativa

Quando perguntamos o que é Canvas, saiba que a metologia aproveita o formato de uma tela, uma lâmina em papel de tamanho A1, que é uma folha do tamanho de um flip chart.

Essa ferramenta permite que os projetos sejam desenvolvidos de uma maneira rápida e colaborativa, porque prevê a participação de vários profissionais que têm conhecimento e poder de decisão sobre o projeto, permitindo que todos os envolvidos nas ideias participem de forma colaborativa, conjunta, de tal maneira que vão dar corpo consistente ao trabalho.

Antes, o plano de projeto era desenvolvido apenas pelo gerente de projetos, que criava um material extenso, que era passado para os outros membros da equipe. Porém, eles não tinham participação efetiva na construção deste material.

Disse “antes”, como uma tentativa de mudar a ideia de muitos que ainda fazem somente dessa forma, claro... quer dizer, para os poucos profissionais que fazem o plano de projeto...

A grande maioria toca seus projetos sem qualquer plano de projeto razoavelmente elaborado, ou seja, a coisa é meio na base do “Seja o que Deus quiser!”,  ou ainda, do Zeca Pagodinho,  “Deixa a vida me levar...”, e lá na frente a gente se vira dá um “jeitinho”.

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Go Horse?

Atualmente, essa forma descompromissada de tocar um projeto tem sido conhecida como metodologia Go Horse. Aliás, a discussão sobre o uso desse jeitinho meio solto de gerenciar projetos já foi alvo até de discussões polêmicas em grupos de gerenciamento de projetos.

Sei que é triste dizer isso assim, mas ainda é a realidade de muitas empresas – empresas excelentes, grandes, mas que tocam seus projetos de forma não profissional, sempre ancoradas em frases do tipo “nosso negócio é muito dinâmico”, “não temos tempo de planejar direito”, “temos que implantar, sair fazendo, esse treco de gerenciamento de projetos é muito burocrático”...

Muitos profissionais pensam assim, e muitos são diretores e executivos mais altos. Resultado: 13% de sucesso nos projetos no Brasil.

A perda financeira é absurda, sem falar nas escolhas equivocadas de projetos, ideias baseadas em feeling e experiência acumulada, apenas, sem contar com métodos mais seguros de investimentos.

Arrisco a dizer: ou as empresas aprendem a fazer a coisa como se deve, ou muitas seguirão o mesmo caminho de muitas grandes empresas que sumiram do mercado por erros como esses que citei acima (sem citar nomes de empresas pra não ser deselegante).

Bem, voltando ao modo tradicional de elaborar projetos: isso às vezes dificultava a compreensão do objetivo e de todo o trabalho a ser desenvolvido durante a execução de um projeto.

Assim, ao gerente de projeto só restava torcer para que todos conseguissem entender e atender os prazos do planejamento que ele elaborou sozinho. O duro é que ainda ouve “que bom que você tem tempo pra fazer essas coisas, hein?!”.

Já com o Canvas de Projetos ou com o meu PM VISUAL Canvas completo (que é a explosão do Canvas inicial em outros 7) todos são envolvidos porque essa ferramenta, esse conceito é baseado em uso de telas (Canvas) ou lâminas no tamanho A1.

Eu chamo de explosão do PM Canvas no livro que escrevi porque o detalhamento de cada área é tão grande que nada fica de fora do radar dos envolvidos, é como uma explosão que expõe muitos pedaços do projeto.

Com o modelo PM Canvas, os itens  devem ser discutidos e preenchidos por todos, com questões básicas a respeito do projeto: o quê, quem, por quê, como, quando e quanto. O quadro ou lâmina inicial poderá ser preenchido em uma reunião de duas horas. Já o PM VISUAL completo precisará de apenas mais 6 horas de trabalho conjunto.

Isso é muito útil porque atualmente o que as pessoas mais precisam é tempo e lutam para otimizar seus processos para gerir melhor suas tarefas.

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Post-its são aliados da criatividade na reunião

O preenchimento da lâmina do Canvas é feito por meio de post-its coloridos, que vão produzir o essencial a respeito de 9 componentes do Planejamento e 1 de Controle:

-          Canvas;

-          PBS (Product Breakdown Structure);

-          Cronograma;

-          Custos;

-          Equipe;

-          Comunicação;

-          Riscos;

-          Mapa de Aquisições;

-          Pulse Check: essa tela de controle pode ser utilizado de várias formas, tanto para acompanhamento diário como semanal.

Em um exemplo de PM Canvas preenchido, a equipe vai precisar compor os campos: Justificativas, Objetivos Smart e Benefícios (Why & Where), Requisitos, Restrições e Entrega (What); Clientes Externos, Internos e Equipe (Who); Riscos (How);  Prazo (How & When); e Custo (How Much).

Só para dar uma dica do que a equipe pode colocar no post-it, no campo de justificativas do PM Canvas, pode apresentar os problemas que a organização enfrenta e quais necessidades ainda não estão sendo atendidas.

Trabalhar com os post-its no PM Canvas vai proporcionar mais liberdade na expressão das ideias e criatividade das pessoas, que poderão visualizar o quadro sendo construído. Com o uso do conceito da Inteligência Coletiva, o processo é mais rápido e bem-sucedido.

Isso não é muito melhor que usar uma tela de computador, onde apenas uma pessoa, ou no máximo duas, conseguem visualizar?

Além disso, a lâmina do Canvas não adquire caráter fixo, é maleável, pois se utiliza de post- its e, portanto, pode ser corrigida muito facilmente, de forma que as pessoas começam a ver relações entre as ideias na solução dos problemas ou no cumprimento das metas.

É um meio muito transparente, claro e rápido de comunicar o objetivo dos projetos e os seus pontos essenciais para um grande número de pessoas.

Aliás, além da equipe de trabalho em si, também indicamos que até mesmo o sponsor do projeto participe desta reunião para usar essa metodologia.

O Canvas inicial de Projetos proporciona 16% de sucesso no resultado do projeto, mas isso pode ser muito melhorado, tendo ele como um ponto de partida para outras plataformas e ferramentas.

PM Visual: explosão do Project Model Canvas

Quando comecei a fazer a criação do PM VISUAL a partir da explosão do Project Model Canvas do Finocchio, alguns pontos não se encaixavam, então criei um outro Canvas inicial de projetos e a partir daí criei a explosão do Canvas em outras 7 lâminas, relacionadas às sete áreas citadas acima, que nomeei como PM VISUAL.

A interface é muito intuitiva e eficaz e utiliza conceitos modernos de planejamento para indicar pontos importantes do projeto como parceiros e atividades chaves, fluxo de receitas e despesas, relacionamento com os clientes, que são essenciais para realizar o planejamento e o modelo de negócios.

E o mais interessante disso tudo é que se o Canvas inicial já proporcionava uma possibilidade de 16% de sucesso, a explosão do Canvas no PM VISUAL vai aumentar ainda mais esse percentual: sobe para 68% as chances de sucesso de um projeto.

Para quem quiser entender ainda melhor todas as possibilidades do PM VISUAL , abro vagas para  sobre essa ferramenta periodicamente em minha empresa, além de realizar de forma In Company nas empresas; também gravei dois cursos para EAD, detalhando o Canvas e o PM VISUAL.

A explosão do Canvas com as lâminas do PM VISUAL poderá ser realizada em apenas um dia, ou seja, 8 horas de trabalho. Esse é sem dúvida outro dos grandes benefícios.

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É possível também juntar Design Thinking e Canvas. Essa também é uma forma muito prática e inovadora para a busca certa da solução a ser implementada e também para o sucesso do projeto.

Para explicar melhor, podemos dizer que o Design Thinking Canvas  é uma metodologia de design que faz uso de elementos utilizados nas empresas para uma solução colaborativa.

Eu criei dois Canvas para ser aplicado o conceito de Design Thinking, que forma o que chamamos de Duplo Diamante, sendo o primeiro para fazer a etapa de Imersão, onde se estuda o problema, e o outro na etapa de Ideação, onde se busca as potenciais soluções - ideias, a serem implementadas, ou seja, que virarão projeto.

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Assim, com essas ferramentas, nós latinos podemos também começar a modificar a mentalidade de executar sem planejar e assim aumentar nosso percentual de sucesso em nossos projetos.

Isso nunca acontece com os alemães, japoneses, ingleses e americanos!

Eles não só utilizam ferramentas como o Kaizen, uma metodologia colaborativa criada em 1937 e que ganhou força a partir dos anos de 1960, como fazem questão de realizar grandes detalhamentos dos projetos para aumentar os índices de sucesso, que chegam até 84%.

É claro que o Project Model Canvas, o Canvas de Projetos do PM VISUAL, ou o próprio PM VISUAL completo não vão substituir a pasta mais detalhada a respeito de todas as variáveis do projeto, principalmente para grandes projetos.

Saiba que ao reservamos um tempo para detalhar mais as áreas, seja de uma pequena empreitada ou de uma gigantesca, os índices de sucesso também aqui vão atingir esses maravilhosos números acima de 80%. É o que temos visto e aplicado, com grandes resultados.

E nem vamos precisar falar japonês ou alemão para isso!

E agora, quando alguém te perguntar: “PM Canvas, o que é” , você já vai saber? Se não veja agora um vídeo sobre o Canvas de Projeto também:

 

Sobre o autor

Robson Camargo, PMP, MBA, GWCPM, ASF é professor nos cursos de MBA das Principais Escolas de Negócio do País: FGV, Fundação Dom Cabral e FIA/USP com Certificação PMP – Project Management Professional emitida pelo PMI, MBA em Administração de Projetos pela FEA/USP e Master Certificate pela George Washington. Robson Camargo é criador do Método PM VISUAL e autor do livro PM VISUAL – gestão de projetos simples, rápido e eficaz. Sua equipe realiza treinamentos e consultorias em empresas do Brasil e exterior. Robson Camargo está à frente da RC Robson Camargo – Projetos e Negócios, há mais de 11 anos.

As marcas PMP, PMI, PMBOK e a logomarca “REP” RegisteredEducationProvaider são marcas registradas do Project Management Institute, Inc.