Gerenciamento de riscos: melhor prevenir que remediar

Gerenciamento de riscos: melhor prevenir que remediar

• 14/8/2019
• Robson Camargo

 

Pensar de forma preventiva no que pode dar errado é um dos objetivos do gerenciamento de riscos.

E essa medida não reflete nenhum pessimismo do gerente de projetos, é, na verdade, uma posição bastante prudente de quem sabe que os riscos conhecidos ou desconhecidos podem surgir, então é muito melhor estar preparado para eles, se acontecerem.

Empresas de todas as áreas precisam adotar essa postura em seus projetos em qualquer escala, seja para realizar gerenciamento de riscos em saúde ou gerenciamento de riscos em segurança do trabalho, todos os setores têm seus desafios a serem vencidos.

O que é gerenciamento de risco?

Tão importante quanto o gerenciamento de escopo, o gerenciamento de riscos em projetos é realizado por meio de processos para identificação, análises e respostas a quaisquer riscos que aparecem ao longo do ciclo de vida de uma empreitada .

A gestão de riscos, que está prevista nas áreas de conhecimento do guia PMBOK®, vai ajudar o gerente de projetos e sua equipe a atingirem suas metas sem danos -- ou pelo menos, com os danos minimizados. Por isso,  não é uma medida reativa, mas sim preventiva.

Entenda-se por risco qualquer coisa que possa prejudicar o cronograma do projeto, orçamento ou até desempenho. Podem estar classificados como conhecidos ou desconhecidos, negativos ou positivos e até se é um risco de abrangência geral ou individual.

Enquanto os outros termos são autoexplicativos, é precisar falar sobre riscos negativos e positivos. Um risco negativo é considerado uma ameaça, que pode gerar estouro de prazo e orçamento ou até mesmo da reputação da empresa. Já um risco positivo é considerado uma oportunidade, que também poderá provocar mudanças no projeto, mas neste caso para melhor, e podem ser potencializadas com um bom PGR (Programa de Gerenciamento de Riscos).

Por exemplo, o gerenciamento de risco em transporte, pode considerar as possibilidades de assaltos nas rodovias como uma ameaça a ser minimizada. Para isso, pode adotar rastreadores em caminhões ou outros sistemas de segurança das cargas. Significa que vai acontecer? Não! São incertezas, mas se acontecerem, as estratégias já foram definidas.

Para produzir um bom programa de gerenciamento de riscos é preciso passar por algumas etapas essenciais,  que podem ser realizadas simultaneamente, que envolvem:

• Planejar o gerenciamento de riscos;
• Identificar;
• Analisar;
• Planejar e implementar as respostas ao risco;
• Monitorar os riscos.

Planejamento do gerenciamento de riscos

O plano de gerenciamento de riscos envolve prever todas as questões que podem colocar em má situação a conclusão do projeto. Esses riscos podem envolver tanto questões com os recursos, seja de equipe ou material, a tantos outros fatores desconhecidos.

Planejar os riscos significa estar preparado para o que vier, envolve uma definição de como conduzir as várias atividades do projeto.

Um plano de gerenciamento de riscos exemplo precisa de opiniões especializadas que vão dar mais embasamento para as chances de sucesso do projeto, mesmo diante das ameaças.  

Identificação dos Riscos

Neste processo, a identificação dos riscos prevê o detalhamento das características dos riscos que podem alterar os resultados do projeto. Neste caso, uma análise crítica do gerente de projetos é bastante valiosa.

Para isso, gerente, equipe e stakeholders podem fazer reuniões de brainstorm, para realizar entrevistas, análises dos perfis dos riscos, análise de premissas e até um detalhamento bastante acentuado da EAP (Estrutura Analítica do Projeto).

Quais são os fatores que podem acontecer em um projeto e precisam de uma gerência de riscos? Alguns deles são:

-       Riscos de custos: são ligados à baixa precisão sobre as estimativas de custos;

-       Riscos de prazos: ocorrem quando as atividades demoram mais que o esperado. Um exemplo de gerenciamento de riscos em projetos, é quando uma obra de construção civil depende dos fatores climáticos para a sua conclusão ou até mesmo que um projeto fique parado porque membros da equipe ficaram doentes;

-       Riscos de desempenho: quando não é possível chegar aos resultados esperados de acordo com as especificações do projeto por falta de tecnologia ou até mão de obra qualificada;

-       Riscos estratégicos: quando resultam em erros estratégicos que não permitem a boa conclusão. Por exemplo, escolha de uma tecnologia errada que não permite o resultado esperado;

-       Riscos de governança: mau desempenho do conselho ou da administração, com relação à ética, reputação da empresa e até administração da comunidade;

-       Riscos legais: quando surgem obrigações legais que podem afetar a empresa. Em um projeto de gerenciamento de riscos ambientais, uma determinada lei pode afetar a conclusão do trabalho, por exemplo.

Mas há também riscos de contratuais, de clima, mercado, político e até de contratação de pessoas inadequadas.

No final desse processo de identificação também é importante registrar todos as ameaças e oportunidades em uma planilha de gerenciamento de riscos categorizada por possíveis gatilhos, atividades afetadas, causas e efeitos, etc. 

Análise qualitativa dos riscos

Essa avaliação da exposição ao risco pode gerar ações adicionais para minimizar os impactos. A probabilidade do risco pode ser estabelecida com um percentual para ganhos e danos, em casos de ocorrências.

Nesta fase, é preciso atribuir quem terá o papel de planejar a resposta adequada a cada risco. Ou seja, novamente serão necessárias reuniões, opiniões especializadas, estatísticas, coleta e análise de dados, etc.

Análise quantitativa dos riscos

Já na análise quantitativa entram os números como efeitos e simulações dos riscos identificados, que são mais apropriados para projetos com escopo de grande complexidade, porque exigem mais recursos e técnicas avançadas.

A partir dos dados apresentados na análise qualitativa, técnicas e ferramentas podem atestar quanto um projeto pode atrasar diante da efetivação de um risco acontecer.

Planejamento e implementação das respostas ao risco

Quando os riscos são identificados e analisados é necessário pensar no planejamento das respostas a essas probabilidades.

As respostas podem ser de três níveis:

-       Gerenciar os riscos: só tomar atitudes depois que o risco ocorre;

-       Prevenção: que produz a eliminação da ameaça, com extinção da causa;

-       Mitigação: reduzindo a probabilidade da ocorrência do risco;

-       Aceitação: é quando o gerente de projetos simplesmente aceita as consequências do risco, sem nada fazer para eliminar o problema, porque já que o risco é uma probabilidade pode ocorrer ou não. Mas ainda assim, neste caso,  não está descartada a possibilidade de ter um plano de contingência para a ameaça.

-       Consertar falhas: reagir aos riscos de forma rápida, no entanto, só depois que eles acontecem.

Depois de realizado o planejamento para cada tipo de risco, a fase da implementação é colocar em prática o que foi previsto para a ocorrência do risco.

Monitoramento dos riscos

O devido curso do gerenciamento de riscos prevê que todas as ameaças e oportunidades precisam estar com constante monitoramento do gerente e da equipe envolvida no projeto.

A exposição aos riscos não pode sair da mente da equipe, porque embora sejam probabilidades, precisam de ações adequadas para casos de ocorrência.

Um exemplo de gerenciamento de riscos em projetos que precisa de constante monitoramento são aqueles realizados em áreas que prevêem riscos de clima, como ocorrências de tempestades. Para isso, a equipe precisa estar antenada com a previsão climática constantemente para programar ações preventivas.

Para cada tipo de ameaça é exigido um tipo de monitoramento.

Agora que você percebeu qual é o objetivo do programa de gerenciamento de risco, fica muito mais fácil entender por que prevenir é muito melhor que remediar, não é mesmo?

Veja também: MBA de Gestão de Projetos ou Certificação PMP.

Para entender também o que pode ser considerado um risco, vamos falar de método Go Horse:

 

Sobre o autor

Robson Camargo, PMP, MBA, GWCPM, ASF é professor nos cursos de MBA das Principais Escolas de Negócio do País: FGV, Fundação Dom Cabral e FIA/USP com Certificação PMP – Project Management Professional emitida pelo PMI, MBA em Administração de Projetos pela FEA/USP e Master Certificate pela George Washington. Robson Camargo é autor do livro PM VISUAL e criador do Método PM VISUAL. Sua equipe realiza treinamentos e consultorias em empresas do Brasil e exterior. Robson Camargo está à frente da RC Robson Camargo – Projetos e Negócios, há mais de 11 anos.

As marcas PMP, PMI, PMBOK e a logomarca “REP” RegisteredEducationProvaider são marcas registradas do Project Management Institute, Inc.