Plano de gerenciamento de escopo: o que é e qual a importância?

• 18/7/2019
• Robson Camargo

 

O plano de gerenciamento do escopo do projeto é um dos principais documentos de comunicação do gerenciamento de escopo.

É a primeira etapa de um ciclo que segue com coleta de requisitos, definição de escopo, criação de WBS ou PBS, declaração de escopo, validação e controle do escopo.

Segundo o Guia PMBOK® é requisito fundamental para que os gerentes de projeto estejam antenados com todo o trabalho que é necessário para conclusão do projeto.

O que é escopo em gerenciamento de projetos?

Segundo o PMBOK®,  no gerenciamento de projetos, escopo é “o trabalho que precisa ser realizado para entregar um produto, serviço ou resultado com os recursos e funções especificados”.

Mas escopo, em gerenciamento de projetos, pode também estar relacionado ao produto entregue. Assim, é preciso definir que o escopo de produto é composto pelas características e funcionalidades do resultado final do projeto.

Para que não haja uma confusão sobre esses dois processos é preciso que seja realizada uma boa coleta de requisitos com o cliente.

Pelos padrões do PMBOK® também estão previstos que dentro de um projeto haja  uma especificação de escopo, no qual estarão citados tanto o escopo do projeto, como o escopo do produto.

O gerenciamento de escopo do projeto é a segunda das 10 áreas de conhecimento do Guia PMBOK®, e pode ser considerada uma das mais importantes, porque inclui todos os processos necessários para a realização bem-sucedida de um projeto.

Caso um gerente de projeto não faça o gerenciamento do escopo do projeto, o trabalho poderá ter grandes chances de fracassar, mesmo tendo incluído ferramentas como cronograma e até ter previsto entregas de qualidade.

Qual o papel do plano de gerenciamento de escopo?

O plano de gerenciamento do escopo documenta como o escopo do projeto será definido, gerenciado, controlado, verificado e comunicado à equipe do projeto e os interessados​​/clientes.

Nos processos de gerenciamento de escopo, o plano funciona também como uma das seções do Plano Geral de Gerenciamento do Projeto.

Na descrição dos processos de gerenciamento de escopo, o plano pode ser muito detalhado e formal ou construído de forma livre e informal dependendo das necessidades de comunicação do projeto.

Mas de qualquer maneira, seja mais detalhado ou informal, para compor o plano de gerenciamento de escopo preenchido devidamente é preciso compô-lo em 6 partes principais, que são realizadas no gerenciamento de escopo de projeto:

Requisitos

Uma boa parte dos projetos têm uma grande lista de requisitos que precisam ser minuciosamente coletados para a composição de um plano de gerenciamento de escopo exemplo.

Um exemplo de plano de gerenciamento de escopo do projeto com coleta de requisitos é o da construção de uma casa, que prevê um planejamento que abranja regulamentos ambientais, códigos de construção, manuais do projeto, entre outros.

Em uma empresa de TI, por exemplo, os requisitos a serem coletadas são completamente diferentes.

Para  esse processo de gerenciamento de escopo são utilizadas várias ferramentas e técnicas para obter uma lista bem detalhada de tudo que é necessário, porque cada ramo tem suas especificidades.

Para isso, opiniões especializadas, análises de dados e reuniões vão detalhar melhor os fatores ambientais da empresa e os processos organizacionais, que  são de vital importância em um plano de gerenciamento de escopo do projeto exemplo.

Esse também já é o momento de desenvolver o Termo de Abertura do Projeto e utilizar a Matriz de Rastreabilidade. Além disso, é importante ter um documento com a Priorização dos Requisitos.

Declaração de Escopo

Nesse documento estão descritos em detalhes os prazos, custos, atividades e fases do desenvolvimento do projeto.

A declaração de escopo do projeto proporciona o entendimento comum sobre todas as etapas do planejamento. Também serve de base para orientar os profissionais durante seu trabalho. Ou seja, orienta gestores e equipes sobre o planejamento, gerenciamento, controle e execução de suas ações.

A declaração é a saída do processo de Definição de Escopo e a entrada para a criação da Estrutura Analítica de Projeto (EAP) ou do inglês Work Breakdown Structure (WBS).

WBS ou EAP

No plano de gerenciamento do escopo do projeto, a  WBS ou EAP são ferramentas que ajudam a execução de um projeto de forma eficaz e organizada.

A WBS/EAP permite a estruturação de um projeto de forma simples, visual e contém todo o trabalho necessário para conclusão do projeto. Ela se parece com um organograma, mas seu objetivo é identificar que partes compõem um projeto.

A WBS deve ser completa, organizada e pequena o suficiente para tornar possível a medição do progresso. Suas principais utilidades são:

- Facilitar a identificação dos responsáveis;

- Facilitar a identificação das fases do projeto;

- Delimitar e elicitar o escopo do projeto;

- Identificar as atividades do projeto;

- Orientar a identificação e descrição detalhada das entregas do projeto;

- Facilitar a estimativa de esforço, duração e custo;

- Facilitar a identificação de riscos.

A WBS/EAP normalmente é concebida após o Termo de Abertura do projeto , no Planejamento, uma das fases de um projeto. Pode ser incluída na Declaração de Escopo.

Dicionário da EAP

O dicionário da EAP/WBS disponibiliza informação detalhada sobre o trabalho que será realizado nos níveis mais baixos da EAP/WBS. Nela inclui-se uma narrativa descritiva do trabalho a realizar e referências aos requisitos contratuais.

O dicionário da EAP, por meio da definição das tarefas que são necessárias realizar em cada uma das atividades, ajuda a obter estimativas precisas para a duração das atividades. Cada equipe de projeto deve criar e manter atualizado o dicionário da EAP durante todo o ciclo de vida do projeto.

O dicionário vai expandir cada uma das atividades existentes no pacote de trabalho, com descrição narrativa e bem clara.

Validação do Escopo

Depois que as entregas tiverem sido bem definidas, a validação do escopo é de responsabilidade do sponsor do projeto.

É como se fosse uma aceitação formal das entregas do projeto, a partir daí o processo de gerenciamento de escopo começa a acontecer.

Controle do Escopo

Em muitos casos, logo no início do projeto, o cliente ainda não consegue fazer a identificação perfeita de todos os requisitos e objetivos. Além disso, as mudanças nos mercados e nos negócios também podem forçar a certas modificações de escopo e requisitos.

Assim, o controle de escopo vai garantir que essas ações corretivas, se acontecerem, sejam realizadas por meio de um processo de controle integrado de mudanças do projeto.

Para que seja efetivo, é preciso:

-          Plano de gerenciamento de escopo;

-          Documentação dos requisitos;

-          Matriz de rastreabilidades dos requisitos;

-          Dados de desempenho do trabalho;

-          Ativos de processos organizacionais.

Conclusão

Um plano de gerenciamento do escopo preenchido de forma adequada sempre vai garantir mais respaldo para o sucesso de um projeto, porque permite uma estrutura compreensível e gerenciável para todos os envolvidos no trabalho.

Esse documento vai trazer as ferramentas de gerenciamento de escopo mais acertadas e mostrar quais são os processos de gerenciamento de escopo do projeto para atingir um objetivo no alvo.

Entendeu do que se trata um plano de gerenciamento de escopo? Então, não deixem de utilizar nunca!

Sobre o autor

Robson Camargo, PMP, MBA, GWCPM, ASF é professor nos cursos de MBA das Principais Escolas de Negócio do País: FGV, Fundação Dom Cabral e FIA/USP com Certificação PMP – Project Management Professional emitida pelo PMI, MBA em Administração de Projetos pela FEA/USP e Master Certificate pela George Washington. Robson Camargo é autor do livro PM VISUAL e criador do Método PM VISUAL. Sua equipe realiza treinamentos e consultorias em empresas do Brasil e exterior. Robson Camargo está à frente da RC Robson Camargo – Projetos e Negócios, há mais de 11 anos.

As marcas PMP, PMI, PMBOK e a logomarca “REP” RegisteredEducationProvaider são marcas registradas do Project Management Institute, Inc.