Reserva de Contingência e Reserva Gerencial: conheça a importância

Reserva de Contingência e Reserva Gerencial: conheça a importância

• 30/08/2018
• Robson Camargo

 

Obter assertividade em Custos e Prazos é tão complexo que uma parte obrigatória do processo de construção do Plano do Projeto é a constituição da reserva de contingência e da reserva de gerenciamento.

Com as reservas de contingência e gerenciamento, os gerentes de projetos não só garantem que as variações de cenário sejam suportadas pelo patrocinador do projeto como também que o mapeamento de riscos foi executado de forma a quantificar parte destas variações.

Além disso, permitem comunicar o nível de exposição ao risco às partes interessadas e aumentar a previsibilidade dos resultados do projeto.

O que é reserva de contingência?

Quando falamos em reserva de contingência, não é possível desvincular o termo do gerenciamento de riscos.

De acordo com o Guia PMBOK®, risco é “um evento ou condição incerta que, se ocorrer, tem um efeito positivo ou negativos nos objetivos de um projeto”.

Pois bem, ao se executar o Plano de Gerenciamento de um projeto também são identificados os riscos e, consequentemente, é realizado o gerenciamento desses riscos.

Agora vamos entender direitinho o que significa contingência.

Contingência é uma eventualidade, um acaso, um acontecimento que tem como fundamento a incerteza de que pode ou não acontecer,  é a característica daquilo que é contingente, ou seja, que é duvidoso, possível, mas incerto, que pode ocorrer, mas não necessariamente.

A contingência é algo que pode vir a acontecer, mas que não pode ser controlada e não se pode prever se vai acontecer ou não, ou seja, está intimamente associada com risco.

Guarde bem o significado de contingência! Principalmente porque os termos Reserva de Contingência/Gerenciamento de Projetos precisam caminhar juntos. Esse ponto é um item importante para quem está se candidatando a uma certificação PMP.

Registro de Riscos

O Registro de Riscos é uma lista bem detalhada de todos os riscos que compõem o projeto. Serve para coletar informações sobre o tamanho que devem ter as reservas de contingência e gerenciais.

Para o documento, é preciso três passos: identificação de risco, análise de risco e planos de resposta ao risco.

Esse documento também é importante porque vai determinar a prioridade de cada risco, baseada na gravidade e probabilidade de ocorrência.

O Plano de Gerenciamento de Riscos deve definir a Metodologia a ser utilizada nos diversos processos que compõem o Gerenciamento de Riscos.

Além disso, é preciso também definir quais ferramentas serão utilizadas para a Identificação de Riscos, qual a equipe que irá trabalhar nesta atividade, quais técnicas a serem utilizadas na Análise Qualitativa de Riscos, e principalmente, na Análise Quantitativa de Riscos, que tem relação com probabilidades e impactos.

É fundamental também, nesta fase de planejamento, estabelecer a Matriz de Responsabilidades do Gerenciamento de Riscos, também chamada em Inglês de RACI Chart (Responsible, Accountable, Consulted, Informed).

Algumas premissas

Após a identificação dos riscos, alguns destes poderão ser evitados; outros, apenas minimizados em seu impacto ou na sua probabilidade de ocorrência. Para isso, devemos partir de algumas premissas consideradas básicas:

- Todos os riscos do projeto deverão ser quantificados;

- Todos os riscos são evitáveis ou mitigáveis e qualquer resíduo deverá ser aceitável.

- A provisão para contingências deverá ser igual à soma dos valores esperados dos riscos residuais (resíduos aceitos);

- O custo de cada risco residual aceito deverá ser conhecido e fixado.

A partir destas premissas, teremos os riscos conhecidos e a estratégia de como iremos lidar com eles. Quanto maior a lista de riscos e quanto mais detalhado for o plano de resposta aos riscos, maior será a probabilidade de sucesso do projeto.

A reserva para contingência, que nada mais é do que uma reserva orçamentária para o cronograma de atividades, será utilizada para remediar o impacto dos resíduos dos riscos que ocorreram, ou seja, a contingência só será executada quando o risco ocorrer.

E veja que não importa se é uma reserva de contingência nos setor público ou no privado, a necessidade de programar-se para os riscos é igual.

Vamos entender com alguns exemplos, tanto para a necessidade de reserva de contingência orçamento público ou privado:

-      Em um projeto do setor público para construção de pontes, um aumento potencial do fluxo no local pode gerar alterações nos custos do projeto;

-      Em um projeto particular de construção de casas, a incerteza sobre o tempo exato da entrega (que está associada a diversos fatores, até mesmo o clima) também pode gerar mais custos.

Perceba que ao tentar entender o que é reserva de contingência no setor público, vai obter a mesma resposta do que no setor privado: “é uma abertura de créditos adicionais”.

Podemos perceber também que a contingência normalmente é de caráter financeiro ou de tempo, as duas maiores restrições em projetos.

O que é Reserva Gerencial?

É claro que eventualmente poderão ocorrer eventos que eram totalmente desconhecidos como riscos. Portanto, além dos riscos conhecidos, é usual incluir uma reserva para eventos desse tipo – Riscos Desconhecidos.

Para os Riscos Desconhecidos é previsto uma Reserva de Gerenciamento. Trata-se de calcular uma margem de segurança para garantir que riscos que ainda não foram identificados inviabilizem o projeto.

Normalmente essa reserva gerencial é calculada com base em um percentual da Estimativa do Projeto acrescida da Reserva de contingência e, ao contrário das reservas de contingência, esta reserva não está nas mãos do Gerente de Projetos, que para utilizá-la, deve pedir autorização para o Patrocinador.

Esta reserva não compõe a Linha Base de Custos e não deve ser considerada no status do projeto. A Reserva de Gerenciamento tipicamente usa um percentual do orçamento, que em termos de mercado fica, em média, entre 2% a 6%.

Importante ressaltar que todas essas informações, inclusive o mapeamento dos riscos, deverão constar do Termo de Abertura de projeto.

Como calcular reserva de contingência?

Agora que já entendemos o que é reserva de contingência, vamos ver como se calcula essa reserva.

Para a reserva de contingência, percentual também é a forma de calcular. Depois de mapear todos os riscos, é preciso analisar qual o percentual de probabilidade de o risco ocorrer e o que isso representa em termos financeiros.

Dado que o produto desta reserva de contingência em projetos é a soma dos Valores Monetários dos riscos, ou seja, é a soma dos Valores Monetários de todas as ameaças “conhecidas” e não mitigadas resultantes do cálculo de Probabilidade x Impacto das mesmas.

Este cenário deve compor o custo do projeto (Linha de Base de Custos) e sua gestão, de forma geral, não requer “aprovação” do Patrocinador do projeto (a menos que as políticas da empresa falem o contrário).

E, quanto de reserva terá que se incluir no projeto para os riscos desconhecidos? Nesse caso existem muitas variáveis que deverão ser avaliadas, tais como:

- Conhecimento e experiência no tipo e porte do projeto;

- Experiência na tecnologia usada e ferramentas;

- Experiência do gerente de projetos e equipe;

- Conhecimento das categorias dos riscos (Risk Breakdown Structure).

A partir destas variáveis, poderemos ter ao menos uma lista de categorias de riscos, e suas possíveis reservas e o tempo que poderão ocorrer no projeto.

Mas é importante lembrar que:

- O ideal é não utilizar as reservas;

- As reservas para contingências não são parte do seu lucro, ou seja, não são reserva de lucros para contingência;

- Revise as reservas durante o projeto;

- Novos riscos identificados aumentam a necessidade de reserva;

- Riscos mitigados ou resolvidos reduzem a necessidade de reserva.

O desenvolvimento de uma reserva de contingência, que deve ser incluída em linhas de base de custo e cronograma, é um aspecto bastante importante do gerenciamento de riscos, especialmente, no aspecto da análise de risco quantitativa.

Entenda que com reserva gerencial ou reserva de contingência, projeto ganha muito mais assertividade!

Ficou alguma dúvida? Veja esse vídeo com exemplos práticos de como calcular essas reservas:

 

 

Sobre o autor

Robson Camargo, PMP, MBA, GWCPM, ASF é professor nos cursos de MBA das Principais Escolas de Negócio do País: FGV, Fundação Dom Cabral e FIA/USP com Certificação PMP – Project Management Professional emitida pelo PMI, MBA em Administração de Projetos pela FEA/USP e Master Certificate pela George Washington. Robson Camargo é autor do livro PM VISUAL e criador do Método PM VISUAL. Sua equipe realiza treinamentos e consultorias em empresas do Brasil e exterior. Robson Camargo está à frente da RC Robson Camargo – Projetos e Negócios, há mais de 11 anos.

As marcas PMP, PMI, PMBOK e a logomarca “REP” RegisteredEducationProvaider são marcas registradas do Project Management Institute, Inc.